¿Cómo apoya el software de código abierto durante la pandemia de COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La comunidad de Software de código abierto Sourceforge revisa en este artículo, el impacto que el software de código abierto ha tenido durante la pandemia de COVID-19.

En éste post ya hemos hablado de cómo ejecutar proyectos en presencia del Coronavirus. En éste otro revisamos algunas actividades y herramientas especialmente útiles al PM.

En resumen: hay que considerar el trabajar con equipos dispersos, en donde habrá personas que trabajen desde sus casas. Y para equipos de trabajo que tenían que estar ubicados en el espacio físico de la empresa, ya no deberá haber tantas personas en un solo lugar.

¿Cómo planear una reunión de arranque?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de Tipsographic, traigo ahora un checklist para planificar facilmente la reunión de arranque del proyecto (Kickoff meeting).

Como menciona Stefania, la autora del blog, para el éxito de cualquier proyecto se requiere un fuerte sentido de trabajo en equipo.

Y una de las primeras herramientas (de comunicación en este caso) para promover el trabajo en equipo es la reunión de arranque del proyecto.

Estas reuniones se pueden programar al inicio del proyecto, o al comienzo de cada fase en proyectos grandes,; y brinda la oportunidad no solo de presentar el acta del proyecto y discutir las metas y objetivos del mismo, sino también de establecer una relación entre los miembros del equipo; esto la convierte en una herramienta invaluable para ayudar al Adminsitrador de Proyecto a establecer el tono, comunicar las expectativas y hacer que todos estén en la misma página.

Esta es una la lista de verificación de la actividad completa. 10 tareas para preparar la reunión y luego otras 10 para administrar y hacer seguimiento durante y después de la misma.

¿Como alinear al equipo de trabajo?

Desde la página de Project Times propongo ahora el siguiente post en el que Dana Brownlee nos señala cómo alinear al equipo de trabajo usando un Acta de Equipo (Team Charter).

Dana describe una situación conocida por cualquier Administrador de Proyectos: miembros del equipo que parecen seguir sus propias reglas, no entregan lo prometido, entienden mal o malinterpretan las tareas y/o solicitudes, se quejan de prioridades poco claras, etc.

Señala también que sobre todo en las primeras etapas de desarrollo del equipo (aunque también durante etapas posteriores), hay equipos disfuncionales que simplemente no están "en la misma página". Este problema tiene diferentes causas: no desarrollar las habilidades adecuadas en el equipo, falta de liderazgo o de apoyo ejecutivo, procesos interrumpidos, confundir las decisiones políticas, cambio constante, o la falta de comunicación organizacional, etc. Debido a que las causas de la disfunción suelen variar, rara vez hay solución única. Sin embargo, el Acta de Equipo puede ayudar a aliviar muchas de estas cuestiones. Dana dice que la ha trabajado con éxito una y otra vez... Y que si el equipo no tiene una, es como un barco sin timón.

Tendencias para 2016. Primer post del año

El año arranca con mucho trabajo, por lo que el primer post está un poco atrasado. Vamos ahora con las tendencias para 2016.

Empiezo con dos artículos sobre el mismo tema. Uno de Andreas Tremel llamado "Predicciones para 2016" en donde comenta lo que considera se puede esperar en el año 2016, y otro de Jeff Collins de IMS con predicciones muy similares.

El internet de las Cosas (IoT) y Big Data.

El Internet de las Cosas (IoT) fue la palabra de moda de 2015, y seguirá siéndolo en 2016.

Y a medida que crezca el IoT, el papel del Administrador de Proyecto obtendrá más y más importancia, y se espera que cuente con las habilidades necesarias para manejar los desafíos de la integración entre sistemas existentes y todos los datos que estos producen.

En mi proyecto, ¿Como puedo hacer más con menos?

En el portal de Cobalt me encontré este post que me recordó una charla virtual que tuvimos Carlos J. Pampliega y otros twitteros a finales del 2014, sobre lo que esperabamos para el año nuevo.

En ese momento yo respondí que dada la situación económica de mi pais, lo mas probable es que tuvieramos que "hacer más, con menos". Así que este artículo es interesante por que esta es, en realidad, una situación permanente a la que se debe enfrentar el Administrador del Proyecto.

El autor reconoce que uno de los retos más interesantes que se pueden encontrado es tener restringido un cierto tipo de recursos. Podría ser la gente que se necesita en el equipo, el presupuesto o algún otro recurso. Y las recomendaciones son:

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando

De blog de Cobalt, propongo ahora 5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando, por Ben Ferris.

Ben comenta que acaba de comenzar a tomar interés en la cocina. Considera que cocinar es un pasatiempo divertido en sí mismo, y se pregunta ¿qué nos puede enseñar acerca de la gestión de proyectos?

1. Hay momentos para hacer múltiples tareas al mismo tiempo y momentos para concentrarse solo en una cosa

Ben recuerda que su primer intento de preparar albóndigas fue un desastre. El problema fue que trato de hacer puré de papas y verduras, mientras estaba dando forma y cocinando las albóndigas. Así que las verduras mal cocidas y las albóndigas deformes y quemadas. Sin embargo, las papas estaban bastante bien. El mismo tipo de cosas pueden suceder en los proyectos, si trata de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, sobre todo si no se es experto en los temas. La multitarea puede ayudar pero sólo en el momento adecuado.

Consejos efectivos para la Administración del Tiempo

Desde el Blog de Cobal, Robert Bell nos comparte algunos Consejos efectivos para la Administración del Tiempo.

Robert señala que es común que el tiempo pase rápidamente cuando se está bajo presión en un proyecto. En lugar de tratar de trabajar cada hora del día, es mucho mejor tratar de organizar el tiempo de manera que permita hacer las cosas a tiempo. Los consejos que Robert nos da al respecto son:

Permita que el equipo trabaje

No es buena tratar de controlar en exceso el trabajo del equipo una vez que se han delegado funciones. Muestra falta de confianza en otras personas y va a consumir gran cantidad de su tiempo. El trabajo en equipo busca dividir el esfuerzo necesario. Al inicio del proyecto, se deben asignar ciertas tareas a cada persona. Posteriormente sólo hay que asegurarse de que el equipo informe periódicamente sus actualizaciones y los problemas que se encuentren.

5 secretos de la gestión proyectos

Desde la pagina de Business 2 Community, Vanessa Fiorido nos propone 5 secretos útiles de la administración de proyectos.

Vanessa inicia recordando que la administración de proyectos es uno de los campos de los que mucha gente ha oído hablar, pero pocos están realmente familiarizados con él. De hecho, algunas personas pueden verlo como francamente intimidante  especialmente si se considera el tamaño y la complejidad de algunos de los proyectos que manejan:  construcción, software, etc.

Pero si bien es cierto que la administración de proyectos requiere conocimientos  especializados y procedimientos estrictos, también utiliza principios clave, poco conocidos, que todo el mundo puede utilizar, independientemente de su sector o industria.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos

Iniciemos el año con la continuación de un análisis que inició aquí. Ahora revisemos a Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos que Linda Richter nos propone en brighthub. 

1. El Administrador de Proyectos nunca debe pensar que está solo o que es el único capaz de realizar el trabajo. 

Como señala Linda, en las primeras historias a partir del momento en que descubre que él es el niño que vivió, Harry desarrolla la idea de que esta solo en su misión. Y luego conforme crece va aprendiendo a identificar de sus tareas, a confiar en su equipo, e involucrar a todos los interesados. Esto es algo que los buenos administradores de proyectos ya saben. 

2. Si debe pedir ayuda, asegúrese de haber identificado el proyecto primero. 

Linda apunta al hecho de que tristemente Harry no es capaz de identificar cuál es su proyecto: en los primeros cuatro libros, se dedica a descubrir quién es en realidad, y solo hasta que está a punto de morir Dumbledore identifica el proyecto y se lo explica a Harry. 

Diez consejos para (facilitar) la administración de proyectos

photo © 2007 Sam Churchill | more info (via: Wylio)

Ahora Pat Gray nos propone desde Helium: Diez consejos para  (facilitar) la administración de proyectos.

Pat inicia comentando que si bien es cierto que la administración de proyectos es gratificante, también está llena de tensión, peligros y desastres potenciales.

El éxito en un proyecto difícil se consigue haciendo feliz al cliente, a la gerencia (sus jefes) y al equipo de trabajo y se puede lograr siguiendo los sencillos consejos que nos propone Pat:

Recapitulación, 2010

photo © 2009 Maria Jose Bustamante | more info (via: Wylio)

Me voy a atrever a cerrar el año con una breve recapitulación de lo que representó para mí el 2010.

En primer lugar puedo presumir con orgullo que he concluido mi Maestría en Administración de Tecnologías de Información en el Tec. de Monterrey, junto con el Advanced Project Management Certificate en la Universidad de Stanford.

Mi agradecimiento a las personas que me han acompañado y animado en este esfuerzo.

Pero además, este ha sido hasta el momento el año más productivo en el blog: se publicaron 23 post (incluyendo este), ¡incluso se recibieron comentarios en varios de ellos!, como los de mis amigos Amalia y Jean Frias, además de Pablo e Iván, de quienes no tengo más referencia.

Mis agradecimientos especiales a Armando Peralta por acompañarme en este esfuerzo de escribir. A Cofre Consultores y José Moro de GedPro por leer y comentar en el blog y a Liderdeproyecto por permitirme ser parte de su grupo de expositores.

A Carlos Ramirez, primer seguidor en Google Friend Connect, junto con Alejandro Pisanty, Osvaldo Rainero, Diego Solari y Raquel.

A quienes me dan ideas para escribir en el blog y retwittear como Cornelius Fichtner, chris projectsguru, Crazie Eddie y Pete Cashmore.

A las personas que me leen y comentan mis twitts como drvillasana, jesus_vazquez, edgarholguin, Icekahlua y JesusCarlos,

Por último, mi agradecimiento a todas las personas que merecen estar mencionadas aquí aún cuando la memoria y el espacio me impiden hacerlo en este momento.

Felices fiestas a todos.

Algunas sugerencias para conseguir un proyecto exitoso

En el blog de Atask se publicó un artículo titulado "Project Success: A Series of Small Successful Events" en que se plantea que para que un proyecto sea exitoso, hay eventos que se deben resolver de forma positiva.


En muy contadas ocasiones el éxito o fracaso del proyecto se puede atribuir a un solo evento altamente significativo. En la mayoría de los casos el éxito es la consecuencia de una serie de pequeños eventos consecutivos y los esfuerzos combinados de los patrocinadores, el equipo y los administradores del proyecto. De hecho, muchos proyectos exitosos comparten al menos estos eventos exitosos:

Interesante idea: un correo para dar por finalizado el proyecto.

Cornelius Fichter recomienda a través de su twitter una lectura del Blog de Robert Kelly denominada “El correo de Cierre del Proyecto” (Project Closure Email)

Todo el mundo reconoce la importancia de la primera impresión... Robert pregunta: ¿se proyecta esa presencia al entrar en una habitación? ¿Qué imagen se transmite en los primeros segundos de una introducción? Pero muchas personas suelen pasar por alto algo tal vez mucho más importante. ¿Que impresión se deja al marcharse?, ¿fue la impresión que esperaba dejar?

¿Por qué fracasan los proyectos de TI? (Segunda parte: Las razones de Standish Group)

Un segundo artículo titulado “Why a project fails?” de Amit Sarkar refiere a un estudio de Standish Group cuyos resultados muestran que las diez razones más frecuentes por las que fallan los proyectos de TI son:

1. Mala planeación. Los administradores tienden a pensar en la planeación como una pérdida de tiempo con el argumento erróneo de que es mejor ocupar el tiempo actuando que planeando.

2. Objetivos y metas poco claras. Esta causa también aparece en el post anterior. En este caso la causa se atribuye a que muchos proyectos de TI se elaboran en forma progresiva y se planea por oleadas.

¿Por que fracasan los proyectos de TI? (Primera parte)

Recientemente Computer Weekly publicó un artículo de Tony Collins llamado: Las 5 causas por las que fracasan los proyectos de IT, desde el punto de vista del asegurador.

Tony menciona una mesa de trabajo organizada en Londres por la publicación y una empresa aseguradora el pasado 24 de noviembre, en la que se discutieron las 5 causas de fracaso en proyectos de TI según los registros de la aseguradora Hiscox, especializada en reclamos por proyectos de TI fallidos.

Al final del resumen me he permitido agregar algunas notas en base a mi propia experiencia.