¿Cómo apoya el software de código abierto durante la pandemia de COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La comunidad de Software de código abierto Sourceforge revisa en este artículo, el impacto que el software de código abierto ha tenido durante la pandemia de COVID-19.

En éste post ya hemos hablado de cómo ejecutar proyectos en presencia del Coronavirus. En éste otro revisamos algunas actividades y herramientas especialmente útiles al PM.

En resumen: hay que considerar el trabajar con equipos dispersos, en donde habrá personas que trabajen desde sus casas. Y para equipos de trabajo que tenían que estar ubicados en el espacio físico de la empresa, ya no deberá haber tantas personas en un solo lugar.

9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De la página de proofhub propongo ahora 9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Como recuerda el artpiculo, en USA solo el 2,5% de las empresas completan sus proyectos con éxito. Administrar Proyectos es como gestionar una pequeña ciudad: hay que vigilar los recursos, plazos, administrar el presupuesto, asegurar una comunicación adecuada, prevenir riesgos potenciales, etc.

Vigilar tantas cosas en forma simultánea puede ser estresante, por lo que no sorprende que se poerda de vista algo.

Todos los días se escuchan historias sobre desafíos y problemas comunes en la administración de proyectos. La pregunta es ¿por qué solo algunas empresas se las arregla para entregar proyectos con éxito?

El Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Desde capterra.com, el Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Artículo invitado: Las 10 Características que un gran simulador del examen PMP debe tener.

Por Cornelius Fichtner, PMP – Haciendo divertida la Guía del PMBOK ®

Estudiar para el examen PMP ® no es lo único que se puede hacer para aprobar el examen. Un buen simulador del examen PMP le ayudará a prepararse para el formato del examen y le dará una idea de qué tipo de preguntas que enfrentará. Aquí hay 10 cosas que debe considerar al elegir un simulador del examen PMP.

¿Realmente necesitas comprar software de Administración de Proyectos?

photo © 2006 Adam Rifkin | more info (via: Wylio)

José Moro de GedPro, a través de twitter, sugirió un artículo interesante: ¿Realmente necesitas comprar software de Gestión de Proyectos?

En él, el autor trata de responder esa pregunta, reflexionando sobre el costo del software para gestión de proyectos y  proponiendo un conjunto de 5 documentos que considera clave para manejar un proyecto, junto con el software necesario para crearlos y manipularlos.

A continuación algunas notas al respecto.

¿Cómo administrar la presión que ejercen los interesados del proyecto para acortar los tiempos?

A través de LinkedIn, Aranu –freelance project manager de Singapur- hace esta pregunta:

¿En tu compañía los interesados constantemente presionan para que las cosas se hagan más rápidamente? ¿Cómo controlas eso?

El tema es interesante, sobre todo por yo llegué a pensar que era un problema específico de una organización (país / grupo / proyecto) pero el encontrarlo en un foro como LinkedIn me indica que es un problema más global.

El tema involucra todas las áreas de conocimiento establecidas por el PMBok, pero me parece que su solución tiene que ver más con el manejo de habilidades blandas.

Easy Projects .NET - Explorando herramientas

Aclaración: la información presentada aquí, se debe considerar sólo como una referencia. La información correcta y actualizada es la proporcionada por el fabricante. Las marcas mencionadas son propiedad de sus dueños y aparecen sólo como referencia.

La revista PM Network editada por el PMI publica cada mes una sección denominada Product round up, en la que se presentan breves reseñas de diferentes productos relacionados con la administración de proyectos.

En esta y posteriores entregas me voy a permitir revisar algunas de las características de los productos mencionados en la revista.

Easy Projects .NET es un producto desarrollado por la empresa Logic Software de Toronto Canadá.

El problema de quedarse sin herramienta de trabajo

Recientemente sufrí la descompostura de mi Laptop, un equipo HP Pavillion 2025, muy bueno (si me permiten decirlo) para realizar mi trabajo.

Quién ha pasado por la descompostura o pérdida de su herramienta de trabajo (cualquiera que esta sea, desde un martillo hasta un avión), comprenderá el sentimiento de indefensión que lo invade a uno en el momento inmediato a la descompostura.

Sin embargo, no tenía tiempo para lamentaciones así que me repuse, preparé un plan de contingencia y organicé la vida sin mi lap. Incluso inicié este blog.

En primer lugar, mande el equipo a servicio. Afortunadamente contaba aún con garantía.

Definitivamente el servicio en HP es bueno. No es muy rápido, pero es muy eficiente y muy dedicado. En mi primera llamada me asignaron un numero de orden de reparación y me dieron algunas instrucciones. Un par de días después llego el mensajero a recoger la lap.

Durante ese tiempo me dí a la tarea de analizar las opciones (segundo paso del plan de contingencia).

La primera, me pareció, era comprar otro equipo. Sin embargo no es la solución más económica y por cierto tampoco es la mas práctica. En algún momento mi lap va a regresar del servicio y yo voy a tener dos computadoras; tentador, pero no tiene sentido.

Y es que si uno tiene la precaución de tener respaldada su información, en estos días Internet esta pletórico de opciones, desde aplicaciones portátiles hasta aplicaciones online. Para esta entrega me voy a concentrar en las aplicaciones portátiles.

Permitan me hacer un breve paréntesis para comentar el tipo de uso que le doy a mi laptop cuando administro proyectos.

Primero, manejo mi contactos y mi correo: tengo comunicación estrecha con clientes, proveedores, el equipo de trabajo. Mucha comunicación.

Creo mapas mentales (tema por sí solo para otra entrega). Mapas mentales durante las reuniones de trabajo, durante las juntas de avance, en los momentos de descanso. Con ellos, capturo las ideas que surgen y que debo organizar mas adelante.

Creo, almaceno, imprimo la documentación del proyecto (contratos, minutas, actas de entrega, etc), hojas de cálculo (reportes de horas, listas de precios, etc), archivos de project.

Conservo un respaldo de los entregables del proyecto (susceptibles de ser respaldados) o de la documentación testigo (cuando el entregable en sí no es electrónico).

En los proyectos que involucran desarrollos de sistemas, tengo un ambiente de desarrollo completo para hacer pruebas.

Por último, mantengo toda la información sincronizada con mi PDA.

Eso les da una idea del tipo de aplicaciones que requiero: Una suite de Office, un administrador de proyectos, una herramienta para hacer mapas mentales, algún mecanismo de acceso a internet y de acceso al correo electrónico y otro para almacenar información.

Pero continuemos. Enseguida decidí que iba a usar aplicaciones portátiles, sobre todo por que aplicaciones en línea hay muchas y no tenía tiempo para estudiarlas todas. Así, el tercer paso del plan fue buscar aplicaciones portátiles, y prácticamente todo lo encontré.

En este link definen a las aplicaciones portátiles como "un programa de computadora que se puede almacenar en un dispositivo portátil para usarlo en cualquier computadora con Windows. Permiten que cuando el drive USB, flash drive, iPod o dispositivo portátil esta conectado se pueda acceder al software y datos personales como si estuviera en su propia PC, y cuando se desconecta el dispositivo, nada de su información personal se deja atrás".

Justo lo que necesitaba. Ahora debía decidir que programas usar.

Por un lado, la suite de oficina openoffice que puede crear y manipular los formatos comunes de documentos y hojas de calculo.

Los archivos de project no se pueden manipular directamente a menos que uno haya tenido la precaución del almacenarlos en formato XML. En ese caso se puede usar ganttptoject para visualizarlos y modificarlos.

Si no se hizo este paso previo se pueden usar jxProject o phpProject para llevar el avance del proyecto. El primero requiere el runtime de java (portable) y el segundo una instalación de apache y mysql, también existentes en versión portátil.

Para hacer mapas mentales se puede usar freemind con la mencionada versión del runtime de java.

Para acceder al Correo electrónico y a Internet se usa Firefox portátil.

Y para almacenar entregables, la única opción es tener un dispositivo USB específico para eso y empacar todo con 7zip.

Por último, mantengo mi palm sincronizada con las aplicaciones de escritorio. Esta es la tarea más difícil de sustituir por que no hay un servicio en línea que me permita sincronizar toda mi información de un solo golpe. Existen herramientas para sincronizar la libreta de direcciones con servicios en línea como yahoo o google, pero nada que se pueda traer en el bolsillo, así que no intenté nada mas en este rubro y solo procuré respaldar la información de mi palm a un SDCard en forma diaria.

De todos los programas mencionados, solo jxProject no es opensource pero se puede descargar una versión gratuita.

Y "voilá". Como afortunadamente tenía un respaldo actualizado de mi información, realmente no puedo decir que sufrí o que dejé de realizar mi trabajo. Bastaba con conseguir cada día una PC o una lap que estuviera desocupada (de algún compañero de trabajo, en un café internet), conectar mi USB y a trabajar.

Ciertamente se siente uno un poco "vagabundo" por que no tiene uno un equipo propio. Es claro que para un consultor su lap es su castillo y al usar equipos públicos uno tiende a sentirse desprotegido.

Pero la vida continúa, los proyectos siguen y ahora cuento con con un conjunto de herramientas muy útiles, que caben en mi bolsillo, que no me costaron mas que el tiempo que tardé en descargarlas, configurarlas e instalarlas

¡Bien!, parece que ahora quedarse sin laptop ya no es un problema tan crítico como era hace unos años.

Por favor, que nadie me malinterprete. No se trata de sustituir la laptop. Tampoco estoy haciendo una apología del software libre ni un vituperio a Microsoft. No estoy promoviendo a nadie, solo traté de encontrar una solución (rápida) a un problema específico, que ocurre una sola vez, con restricciones muy claras (¿no les suena conocido?).

Y por cierto, mi lap regresó hoy, funcionando, con mi información intacta.

Como nota final, la información sobre el software mencionado se puede consultar aquí:
-ganttptroject
-jxProject
-phpProjekt
-freemind
-portableApps
-Pagina wikipedia sobre estas aplicaciones