Meeting log. Herramienta para llevar el registro de reuniones en Palm.

Una de las actividades que un administrador de proyectos debe hacer es llevar el registro de las reuniones de trabajo, para conservar evidencia sobre los acuerdos que se toman.

Esta actividad presenta cierto grado de dificultad y cada Administrador la enfrenta de manera diferente.

He conocido administradores que poseen una memoria excepcional, otros pueden tomar notas en la laptop con una velocidad que no le pide nada a una mecanógrafa. Algunos mas usan grabadoras. Personalmente (como ya lo he comentado antes) prefiero usar mi Palm

El problema es que no conozco una aplicación específica para esta actividad; al menos no una que cuente con las características que yo busco.

Así que desarrollé una propia y ahora la pongo a disposición de la comunidad.

Como se puede ver es una aplicación sencilla:

Primero, uno debe dar de alta a los miembros de su equipo (+ PM Team) y a los clientes (+ Customer). Esto se puede hacer antes de iniciar la junta.

Una vez en la reunión uno puede elegir a los participantes y agregar todo el texto que quiera.

Además, permite seleccionar de las listas a las personas que intervienen para que uno registre contribuciones específicas

Al final de la reunión, se puede exportar todo a un memo que incluye las horas de inicio y fin de la reunión. Desde la PC, este memo se puede imprimir.

El archivo que se puede descargar de aquí incluye el ejecutable y dos tablas que deben instalarse en la Palm.

Como nota final, esta desarrollado con una versión de prueba de HB++ , así que al inicio presenta un anuncio durante un segundo. Espero que esto no sea un problema.

Que les sea útil.

Justificación del proyecto y el análisis foda

Cuando un administrador llega al proyecto quiere decir que alguien en la línea de decisión esta convencido de esta necesidad. No importa la etapa en la que se encuentre el proyecto.

Pero esto no implica que todos los involucrados entiendan la justificación de iniciar el proyecto, por lo que es extraño escuchar cuestionamientos y dudas de parte de los stakeholders sobre la existencia misma del proyecto.

Una herramienta que ayuda a resolver estas dudas es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA en español, SWOT en ingles).

De nuevo, no voy a escribir un tutorial sobre como realizar un foda, pero si puedo señalar sus características.

Se espera que el foda se realice al principio, cuando aún no hay siquiera un proyecto, por que ayuda a detectar áreas de oportunidad en la empresa, proporcionando información para la toma de decisiones.

Es una guía para definir acciones futuras y da una idea de la situación actual de la empresa. Ayuda a planear la solución de los problemas maximizando los aspectos positivos y previniendo los elementos negativos, también ayuda a resaltar las ventajas y desventajas de las diferentes alternativas de solución y permite definir las prioridades.

Cuando se presenta en el formato de 4 cuadrantes da una visión rápida sobre estos tópicos.

Así que la próxima vez que alguien cuestione la necesidad o la justificación del proyectó, se puede usar el FODA para ayudar contestar sus preguntas.

Administración del tiempo

Algunas veces el tiempo y el espacio se conjugan para poner a prueba nuestras capacidades. Así me acaba de ocurrir.

Durante las últimas semanas una serie de eventos se conjugaron obligandome a reorganizar mis prioridades, la asignación de tiempo que le dí a cada proyecto y a cada tarea, etc.

Por un lado, debía completar el proceso de licitación de un nuevo proyecto, darle seguimiento a los proyectos existentes y aprovechar una oportunidad para iniciar una Maestría.

Este evento, único, ajeno a lo que suelen ser mis actividades diarias debió ser enfocado como un proyecto en si mismo: iniciar una Maestría es algo que ocurre una sola vez y tiene una restricción de tiempo muy específica.

La dificultad resulto ser la Administración del Tiempo; todas las actividades de los otros proyectos estaban calendarizadas, había que insertar las actividades recientes y reorganizar todo para seguir cumpliendo. No debemos perder de vista que hacer una Maestría es un objetivo personal, por lo que a mis clientes no les debe afectar en ningún modo.

Así que aproveche lo aprendido en una lectura que considero muy recomendable: "Hacer que las Cosas Ocurran (Geting things done)" de David Allen

El autor propone algunos métodos para que uno pueda mantenerse enfocado, y a la vez atendiendo todos los pendientes. No voy a usar este espacio para extenderme en lo que dice el libro. Una vez más, una búsqueda en google arrojará muchas referencias, tutoriales y enlaces de interés que lo describen mejor de lo que yo podría hacerlo.

En lugar de eso, quiero enfocarme en el aspecto de la organización del calendario y la administración del tiempo.

Se espera que durante el desarrollo de un proyecto (y mas si uno administra varios proyectos de manera simultánea) se van a encontrar desde actividades nuevas hasta subproyectos completos que no era posible detectar al cuando se hizo la planeación inicial.

Un Administrador debe conocer técnicas que le permitan incluir estas nuevas tareas dentro de su calendario: priorizar las tareas, asignar mas personal, reducir el tiempo asignado a otras actividades, posponer o eliminar actividades no prioritarias, etc.

En mi caso, como habrán notado, una de las decisiones fue suspender temporalmente la publicación de artículos.

Es la razón por las que no ha habido actualizaciones en últimas semanas en el blog. Lamento que haya sido así, y voy a tratar de organizarme mejor para que ya no ocurra.

Por cierto, aprobé mi examen y soy alumno de la Maestría en Administración de las Tecnologías de Información del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.

¿Existen plantillas (templates) de administración de proyectos gratuitas?

Existen en Internet una gran cantidad de negocios que ofrecen plantillas (templates) útiles en la administración de proyectos.


Una búsqueda rápida en google va arrojar varias decenas de páginas con descargas. El problema es que en la mayoría de los casos, estas plantillas están a la venta.


Sin embargo, también se pueden encontrar recursos gratuitos (en español, en ingles).


A continuación listo algunos:


ReadySet: Kit gratuito completo en español

Method123. Compañía que vende plantillas, pero de cuando en cuando regalan alguna

Sitio del Commonwealth of Virginia que ofrece un Kit gratuito completo, en ingles

allPM.com ofrece Plantillas para diferentes etapas, en ingles

e-ProjectManagers.com La suscripcion a esta página permite tener acceso a un kit completo de plantillas

ITtoolkit.com ofrece un Kit completo, en ingles

SCORE "Counselors to America's Small Business" ofrece diferentes plantillas, en ingles

Clientes problema

Recientemente publicaron en "Bussines Oportunities en español" una entrega llamada "Las empresas dejan ir a empleados problemáticos. ¿Es una buena idea hacer lo mismo con clientes problemáticos?".

En la mencionada entrega se habla de algunos tipos de cliente problema:

"...un cliente (que) exige un precio que destruye toda ganancia. O inclusive peor, cuando crea un caos en materia de precios en toda la industria. "

"...un cliente (que) exige un producto especial que envía a su personal de investigaciones y desarrollo en la dirección equivocada, al margen de su estrategia y de sus objetivos financieros. "

"...un cliente (que) le falta el respeto a sus empleados. "

A estos yo agregaría:

El cliente que durante la ejecución del proyecto regatea los precios, o el que exige mas recursos (o recursos mas especializados), sin justificarlos plenamente.

El cliente que exige al PMP que realice actividades fuera de su ámbito de competencia.

El cliente que constantemente quiere cambiar el alcance del proyecto, sin asumir su responsabilidad por ello (tiempo, costo).

Al respecto mi comentario al post original fue:

"De hecho, pretender conservar un cliente dándole la razón a toda costa se puede convertir la larga en una lápida no solo para el proyecto, sino para toda la empresa.

Antes de esa decisión se pueden considerar opciones que no necesariamente implican perder al cliente: se pueden buscar asociaciones de trabajo con otras empresas, trasladar el cliente a alguna empresa amiga, etc.

Pero al final, si no hay otra opción, se le debe dejar ir y aprender de la experiencia para poder continuar en el negocio."

Me parece que cada organización debe tener una política perfectamente delineada para atacar y resolver estas situaciones. A partir de esta política, el PMP debe trabajar con los clientes problema usando al máximo su capacidad de negociación tanto con ellos como al interior de su propia organización.

Y finalmente, no olvidemos que en muchas casos la decisión de emprender un nuevo proyecto o de dejar ir a un cliente no es tomada por el PMP, ya que él solo puede emitir recomendaciones al respecto. Corresponde a otra entidad (la oficina de proyectos, el consejo de administración, el dueño) respaldar o no estas recomendaciones.

Proverbios sobre "Project Management" y la triple restricción

Navegando me encontré el blog de Ramon Costa i Pujol y una entrega que llamó Proverbios sobre "Project Management" :

Es un artículo interesante que refleja algunas de las situaciones a las que se enfrenta el administrador de proyectos en sus tareas cotidianas.

No voy a repetir todo el contenido, los invito a que lo lean. Sin embargo, voy a traer a cuento tres de los proverbios, para introducir la reflexión de hoy.

- Rápido, económico, y bueno. Sólo puede escoger dos.

- Ningún proyecto jamás ha terminado a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo los requerimientos. El suyo no será el primero.

- El proyecto no hubiera arrancado si se hubiera dicho la verdad sobre el costo y tiempo.

Todo esto es cierto en muchas ocasiones. Pero también creo que en muchos casos no es responsabilidad exclusiva del Administrador o del equipo de trabajo, sino un problema que se gesta desde el momento en el que el proyecto nace y se formaliza.

Permitan que explique este punto con ejemplos: Alguna persona del área de ventas, a fin de afianzar su proceso de venta (o en la oficina de administración de proyectos a fin de cubrir las cuotas, o...), decide ofrecer cosas que no se pueden cumplir o que en ese momento no sabe si se van a poder cumplir o no: "Su proyecto estará terminado en...", "El costo total del proyecto es...", "Esa funcionalidad que quiere nosotros si se la podemos facilitar..."

Estas afirmaciones se convierten entonces en restricciones importantes para el proyecto y en dolores de cabeza para todo el mundo.

¿Como se puede evitar esto?. Hay que cambiar la forma en la que la organización enfoca su proceso de selección de proyectos, y la forma de hacer preventa para que se involucre al PMP.

El administrador debe conocer los compromisos que se están adquiriendo y debe opinar sobre ellos. (De preferencia, sus opiniones deberían ser tomadas en cuenta).

Y el administrador debe tener visión de los objetivos del proyecto, de como encaja este en la organización y de tener una alta capacidad de negociación, para mantener el equilibrio entre las restricciones de Alcance, Tiempo, Costo y Calidad.

El problema de quedarse sin herramienta de trabajo

Recientemente sufrí la descompostura de mi Laptop, un equipo HP Pavillion 2025, muy bueno (si me permiten decirlo) para realizar mi trabajo.

Quién ha pasado por la descompostura o pérdida de su herramienta de trabajo (cualquiera que esta sea, desde un martillo hasta un avión), comprenderá el sentimiento de indefensión que lo invade a uno en el momento inmediato a la descompostura.

Sin embargo, no tenía tiempo para lamentaciones así que me repuse, preparé un plan de contingencia y organicé la vida sin mi lap. Incluso inicié este blog.

En primer lugar, mande el equipo a servicio. Afortunadamente contaba aún con garantía.

Definitivamente el servicio en HP es bueno. No es muy rápido, pero es muy eficiente y muy dedicado. En mi primera llamada me asignaron un numero de orden de reparación y me dieron algunas instrucciones. Un par de días después llego el mensajero a recoger la lap.

Durante ese tiempo me dí a la tarea de analizar las opciones (segundo paso del plan de contingencia).

La primera, me pareció, era comprar otro equipo. Sin embargo no es la solución más económica y por cierto tampoco es la mas práctica. En algún momento mi lap va a regresar del servicio y yo voy a tener dos computadoras; tentador, pero no tiene sentido.

Y es que si uno tiene la precaución de tener respaldada su información, en estos días Internet esta pletórico de opciones, desde aplicaciones portátiles hasta aplicaciones online. Para esta entrega me voy a concentrar en las aplicaciones portátiles.

Permitan me hacer un breve paréntesis para comentar el tipo de uso que le doy a mi laptop cuando administro proyectos.

Primero, manejo mi contactos y mi correo: tengo comunicación estrecha con clientes, proveedores, el equipo de trabajo. Mucha comunicación.

Creo mapas mentales (tema por sí solo para otra entrega). Mapas mentales durante las reuniones de trabajo, durante las juntas de avance, en los momentos de descanso. Con ellos, capturo las ideas que surgen y que debo organizar mas adelante.

Creo, almaceno, imprimo la documentación del proyecto (contratos, minutas, actas de entrega, etc), hojas de cálculo (reportes de horas, listas de precios, etc), archivos de project.

Conservo un respaldo de los entregables del proyecto (susceptibles de ser respaldados) o de la documentación testigo (cuando el entregable en sí no es electrónico).

En los proyectos que involucran desarrollos de sistemas, tengo un ambiente de desarrollo completo para hacer pruebas.

Por último, mantengo toda la información sincronizada con mi PDA.

Eso les da una idea del tipo de aplicaciones que requiero: Una suite de Office, un administrador de proyectos, una herramienta para hacer mapas mentales, algún mecanismo de acceso a internet y de acceso al correo electrónico y otro para almacenar información.

Pero continuemos. Enseguida decidí que iba a usar aplicaciones portátiles, sobre todo por que aplicaciones en línea hay muchas y no tenía tiempo para estudiarlas todas. Así, el tercer paso del plan fue buscar aplicaciones portátiles, y prácticamente todo lo encontré.

En este link definen a las aplicaciones portátiles como "un programa de computadora que se puede almacenar en un dispositivo portátil para usarlo en cualquier computadora con Windows. Permiten que cuando el drive USB, flash drive, iPod o dispositivo portátil esta conectado se pueda acceder al software y datos personales como si estuviera en su propia PC, y cuando se desconecta el dispositivo, nada de su información personal se deja atrás".

Justo lo que necesitaba. Ahora debía decidir que programas usar.

Por un lado, la suite de oficina openoffice que puede crear y manipular los formatos comunes de documentos y hojas de calculo.

Los archivos de project no se pueden manipular directamente a menos que uno haya tenido la precaución del almacenarlos en formato XML. En ese caso se puede usar ganttptoject para visualizarlos y modificarlos.

Si no se hizo este paso previo se pueden usar jxProject o phpProject para llevar el avance del proyecto. El primero requiere el runtime de java (portable) y el segundo una instalación de apache y mysql, también existentes en versión portátil.

Para hacer mapas mentales se puede usar freemind con la mencionada versión del runtime de java.

Para acceder al Correo electrónico y a Internet se usa Firefox portátil.

Y para almacenar entregables, la única opción es tener un dispositivo USB específico para eso y empacar todo con 7zip.

Por último, mantengo mi palm sincronizada con las aplicaciones de escritorio. Esta es la tarea más difícil de sustituir por que no hay un servicio en línea que me permita sincronizar toda mi información de un solo golpe. Existen herramientas para sincronizar la libreta de direcciones con servicios en línea como yahoo o google, pero nada que se pueda traer en el bolsillo, así que no intenté nada mas en este rubro y solo procuré respaldar la información de mi palm a un SDCard en forma diaria.

De todos los programas mencionados, solo jxProject no es opensource pero se puede descargar una versión gratuita.

Y "voilá". Como afortunadamente tenía un respaldo actualizado de mi información, realmente no puedo decir que sufrí o que dejé de realizar mi trabajo. Bastaba con conseguir cada día una PC o una lap que estuviera desocupada (de algún compañero de trabajo, en un café internet), conectar mi USB y a trabajar.

Ciertamente se siente uno un poco "vagabundo" por que no tiene uno un equipo propio. Es claro que para un consultor su lap es su castillo y al usar equipos públicos uno tiende a sentirse desprotegido.

Pero la vida continúa, los proyectos siguen y ahora cuento con con un conjunto de herramientas muy útiles, que caben en mi bolsillo, que no me costaron mas que el tiempo que tardé en descargarlas, configurarlas e instalarlas

¡Bien!, parece que ahora quedarse sin laptop ya no es un problema tan crítico como era hace unos años.

Por favor, que nadie me malinterprete. No se trata de sustituir la laptop. Tampoco estoy haciendo una apología del software libre ni un vituperio a Microsoft. No estoy promoviendo a nadie, solo traté de encontrar una solución (rápida) a un problema específico, que ocurre una sola vez, con restricciones muy claras (¿no les suena conocido?).

Y por cierto, mi lap regresó hoy, funcionando, con mi información intacta.

Como nota final, la información sobre el software mencionado se puede consultar aquí:
-ganttptroject
-jxProject
-phpProjekt
-freemind
-portableApps
-Pagina wikipedia sobre estas aplicaciones

Valor que aporta el PMP a las organizaciones (Comunicación)

Continuando con el tema, me encontré en el blog de el Instituto Argentino de Administración de Proyectos (www.iaap.com.ar) una interesante entrega: El Generador de Frases Que No Fallan.

Explican:

El Generador de Frases que no Fallan es un intento que hicimos en el IAAP para ponerle algo de humor a la Administración de Proyectos, y este intento nos salió mal…

El generador es una sátira al lenguaje que usan los consultores para describir lo que hacen, para describir nuevos negocios, nuevos proyectos. Genera frases usando verbos y adjetivos que están de moda en el ambiente “corporate”, los medios, en las revistas especializadas, en los sitios web. La gente se lo empezó a tomar en serio.

Mira la página del Generador, a ver cómo la interpretas.

Esta es la liga al generador. La idea es graciosa y muy bien lograda.

Sin embargo, no deja de ser un tema serio. Todos nos hemos visto involucrados en un problema de comunicación de ese estilo. Ya sea como clientes o como proveedores de un servicio de TI, invariablemente hemos pasado por un momento en el que sentimos que el lenguaje esta lleno de palabras floridas, altamente técnicas pero que al final no dejan un mensaje claro.

Como mencionaba, una de las principales funciones del Administrador del Proyecto es Comunicar, así que considero una buena practica el diversificar el lenguaje, adaptándolo al tipo de audiencia: Se puede ser muy técnico con el equipo de trabajo, bastante menos técnico con los clientes y usar un lenguaje llano con los nuevos prospectos.

Y lo mas importante es obtener retroalimentación. Asegurarnos de que realmente todo el mundo ha entendido el mensaje que se le pretende entregar.

Valor que aporta el PMP a las organizaciones

Recientemente (y para mi sorpresa) he escuchado en forma recurrente la pregunta de ¿que valor le aporta a mi organización el contar con los servicios de un PMP?

Me parece que en México y en el área de Tecnologías de la Información, el coordinar el desarrollo de proyectos a través de un PMP inició como una moda que se está convirtiendo gradualmente en una práctica común.

Pero me parece también que en muchas empresas las personas que están en las líneas de decisión no tienen realmente claro que beneficios obtienen al desarrollar sus proyectos haciendo uso de una metodología reconocida y de la experiencia de una persona (o un equipo de personas) que han demostrado a través de un proceso riguroso que cuentan con los conocimientos necesarios para llevar los proyectos a buen fin.

Así que he respondido esta pregunta de diferentes maneras dependiendo del interlocutor, basado en mi experiencia. A continuación listo algunas de las ideas que he usado.

El PMP:

+ Dirige el proyecto (de la misma forma que un director lo hace con su orquesta).

+ Ayuda a que todo el equipo entienda cual es el alcance del proyecto y se mantenga enfocado en él.

+ Comunica. A todo el equipo. Todo el tiempo. Ni mas ni menos que lo que cada miembro del equipo deba conocer.

+ Planifica y controla riesgos, calidad, costos. (Es increíble darse cuenta del numero de empresas que no hacen una planificación completa de sus proyectos).

+ Apoya en el control de los proveedores.

+ Ayuda a vigilar que se mantengan los estándares de calidad.

Creo que estas son suficientes para conformar una respuesta coherente. Se me ocurren algunas otras, pero no me gustaría incurrir en alguna violación al código de conducta si las hago públicas (¡esa es otra!: nos regimos por un código de conducta).

Es claro que en México se esta instaurando una "Cultura de Proyectos" en las áreas de TI. Esperemos que este proceso continúe, y que de un modo u otro los conceptos de Administración de Proyectos permeen en los equipos de trabajo.

Esto nos va a facilitar la vida a todos.