¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 5 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Esta es la Quinta Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:	Getting Things Done (GTD)
FUNDAMENTO:	La técnica Getting Things Done (GTD) es un proceso de 5 pasos que ayuda a reunir, recopilar y organizar sus pensamientos, tareas y proyectos para que pueda abordarlos de manera efectiva. Un método de cinco pasos que le permite hacer una lluvia de ideas   sobre sus tareas y convertirlas en una lista de tareas directas.
VISIÓN GENERAL:	Getting Things Done (GTD) fue presentado por David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity . Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART Resuelve problemas de programación ineficaz
PROCESO:	Capturar: usar una grabadora de voz, un bloc de notas o una aplicación de notas para capturar y grabar todo lo que le llame la atención. Cuanto antes se registre, antes dejará de depender de la memoria, lo que permitirá enfocarse en la resolución de problemas o la tarea en lugar de recordar. Aclarar: tan pronto como se capture algo, determinar si es accionable y, de ser así, determinar de inmediato el siguiente paso. De lo contrario, si nunca será procesable hay que desecharlo o si eventualmente será procesable hay que archivarlo para después. Organizar: si algo es procesable, ponerlo con otros elementos procesables similares Reflexionar: Revisar regularmente las listas y mover las tareas en consecuencia. Si no está progresando en una tarea, es posible que deba archivarlo o prestarle más atención. Ejecutar: Hacer cada una de las tareas que estén en las listas
VENTAJAS:	Mantiene todas las tareas y proyectos en perspectiva. Permite tener la mente despejada una vez que se capturan todas las tareas que se puedan imaginar
DESVENTAJAS:	Se debe usar la fuerza de voluntad para progresar con el trabajo: GTD no proporciona pautas para lidiar con las distracciones La organización de las tareas se realiza por contexto y no por proyecto, lo que puede ser inútil para las personas que están acostumbradas a analizar tareas en relación con un proyecto. Demasiados elementos en la lista pueden volver ineficaz el método, ya que será menos probable estructurar el trabajo del día

NOTA: Ya hemos comentado del método GTD en esta entrada.

NOMBRE:	Eat that Frog
FUNDAMENTO:	Esta técnica de administración del tiempo está dirigida a priorizar tareas. Elegir la tarea más importante o peor (la "rana") y abordarla   a primera hora de la mañana. Una vez que se ha terminado con la "rana", puede pasar a otras tareas para el día, pero no antes.
VISIÓN GENERAL:	Esta puede ser una tarea que requiere toda su atención (debido a su importancia o dificultad), una que ha estado evitando (porque es aburrida, exigente o difícil). La premisa "Eat that Frog" fue desarrollada por Brian Tracy, en su libro "Eat that Frog! 21 grandes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempo" . Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART Resuelve problemas de programación ineficaz, multitarea, plazos vencidos
PROCESO:	Debe identificar las tareas en función de su prioridad y etiquetar en consecuencia: Tarea A: tarea más importante, la que debe abordar primero o sufrir las consecuencias. Tarea B: segunda tarea más importante, la que debe abordar después de la Tarea A. Menos importante, pero aún vital. Tarea C: una tarea que podría hacer, pero no sufriría consecuencias si no lo hiciera. Tarea D: una tarea que idealmente debería delegar a otra persona y asignar este tiempo a la Tarea A. Tarea E: una tarea que realmente no necesita hacer, por lo que puede eliminarla.
VENTAJAS:	Hacer la tarea más importante o la peor a primera hora de la mañana garantiza que el resto de los elementos en el día serán más fácil de lograr; esto es motivante y da energía Priorizar tareas se vuelve más fácil y queda el resto del día para realizar tareas más agradables.
DESVENTAJAS:	Un comienzo del día difícil y desmoralizador. Puede ser rígido y poco práctico si su tarea más importante cambia   durante el transcurso del día.

Fin de la Quinta Parte

Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:

Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/

Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17

The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

Mi experiencia con #GTD. Organización del trabajo. #miexperienciagtd #quelascosasocurran

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La organización del trabajo ha sido un tema recurrente en este blog. Ya desde el esta entrada del 2007 mencionaba algunas herramientas para organizarme mas allá de la computadora personal.

En un punto de mi vida estudiantil (que combinaba con la laboral) surgió la necesidad de estructurar mis actividades para lograr que el día alcanzara para hacer todo. En busca de la mejor manera de organizar mi trabajo, y mi vida llegue a #GTD de David Allen.

Los lectores regulares del blog recordarán que en un par de ocasiones he tocado el tema de GTD: aquí en primer lugar se comentó un poco sobre el método.

Luego en esta entrada de 2012, si bien, no se habla específicamente de GTD si se trata el problema de la ejecución.

De hecho la presente entrada podría considerarse una continuación de la de 2012.

La verdad es que no he sido capaz de implementar #GTD "como dice el libro". Creo que en realidad no me interesa. En siete años he probado y adaptado muchas alternativas a fin de encontrar la que me permita en forma más eficiente ejecutar mis tareas y llevar a cabo todo lo que me propongo.

Justo el asunto es que no se trata solo de realizar mis tareas en el ámbito laboral, sin que el sistema debe funcionar también en el ámbito personal. Y debe ser un mismo mecanismo para ambos.

Como implementar las resoluciones de año nuevo

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Arranco el año después de varios meses de no atender el Blog.

Justo porque una de las resoluciones era retomar las publicaciones del blog, y porque conforme pasan las semanas se van diluyendo, creo que es el momento de escribirlo.

Ya pasó el Lunes Azul (Blue Monday), señalado como la fecha mas depresiva del año. No voy a polemizar sobre este concepto y la validez del cálculo que considera clima, excesos navideños, resoluciones de año nuevo, niveles de motivación y la necesidad de tomar medidas. 

Si creo que es un hecho que cuesta trabajo apegarse a las resoluciones de año nuevo, por lo que hoy propongo algunas ideas que nos ayuden a implementar nuestras resoluciones.

¿Como pasar del plan a la acción?

El objetivo de esta entrada es comentar sobre un problema al que el Administrador de Proyectos se enfrenta a diario: de todo lo que debe que hacer hoy, ¿por donde debe empezar? 

El primer problema que enfrenté fue decidir el nombre de la entrada: ¿Como pasar del plan a la acción?, ¿Cual va a ser mi primera tarea de la mañana?, ¿Y ahora, que tarea ejecuto? 

El asunto no es trivial y refleja una situación que se complica cuando se debe controlar mas de un proyecto, y cada uno de ellos es igual de importante. 

En mi caso el requerimiento es algún mecanismo que me permita ver todas las actividades pendientes, de todos los proyectos, y poder decidir de entre todo lo que hay pendiente, qué es lo que se debe ejecutar a continuación. Además debe ser una solución en mi escritorio pero que se pueda alimentar desde el teléfono. Una solución que me permita "vaciar la mante", registrar todo lo que tengo que hacer para no depender solo de mi memoria. Por último, un mecanismo sencillo, que me permita en forma rápida determinar en donde estoy. 

Esta es una propuesta con la que he empezado a trabajar y que me ha funcionado a la perfección: una combinación de Kanban, GTD y la tarea mas importante del día. 

Administración del tiempo

Algunas veces el tiempo y el espacio se conjugan para poner a prueba nuestras capacidades. Así me acaba de ocurrir.

Durante las últimas semanas una serie de eventos se conjugaron obligandome a reorganizar mis prioridades, la asignación de tiempo que le dí a cada proyecto y a cada tarea, etc.

Por un lado, debía completar el proceso de licitación de un nuevo proyecto, darle seguimiento a los proyectos existentes y aprovechar una oportunidad para iniciar una Maestría.

Este evento, único, ajeno a lo que suelen ser mis actividades diarias debió ser enfocado como un proyecto en si mismo: iniciar una Maestría es algo que ocurre una sola vez y tiene una restricción de tiempo muy específica.

La dificultad resulto ser la Administración del Tiempo; todas las actividades de los otros proyectos estaban calendarizadas, había que insertar las actividades recientes y reorganizar todo para seguir cumpliendo. No debemos perder de vista que hacer una Maestría es un objetivo personal, por lo que a mis clientes no les debe afectar en ningún modo.

Así que aproveche lo aprendido en una lectura que considero muy recomendable: "Hacer que las Cosas Ocurran (Geting things done)" de David Allen

El autor propone algunos métodos para que uno pueda mantenerse enfocado, y a la vez atendiendo todos los pendientes. No voy a usar este espacio para extenderme en lo que dice el libro. Una vez más, una búsqueda en google arrojará muchas referencias, tutoriales y enlaces de interés que lo describen mejor de lo que yo podría hacerlo.

En lugar de eso, quiero enfocarme en el aspecto de la organización del calendario y la administración del tiempo.

Se espera que durante el desarrollo de un proyecto (y mas si uno administra varios proyectos de manera simultánea) se van a encontrar desde actividades nuevas hasta subproyectos completos que no era posible detectar al cuando se hizo la planeación inicial.

Un Administrador debe conocer técnicas que le permitan incluir estas nuevas tareas dentro de su calendario: priorizar las tareas, asignar mas personal, reducir el tiempo asignado a otras actividades, posponer o eliminar actividades no prioritarias, etc.

En mi caso, como habrán notado, una de las decisiones fue suspender temporalmente la publicación de artículos.

Es la razón por las que no ha habido actualizaciones en últimas semanas en el blog. Lamento que haya sido así, y voy a tratar de organizarme mejor para que ya no ocurra.

Por cierto, aprobé mi examen y soy alumno de la Maestría en Administración de las Tecnologías de Información del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.