Regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19. ¿Cómo regresar a las actividades?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Qué nos espera después del coronavirus?

Voy a escribir este post pensando que el Coronavirus va a quedarse en nuestras vidas, por lo que debemos establecer como seguir siendo funcionales (y ejecutar proyectos) en su presencia.

Como en otros casos, uso como guía para desarrollar las ideas, las áreas de conocimiento de Administración de Proyectos propuestas en el PMBOK (R).

Partamos del hecho de que no va a haber cambios en las definiciones de alcance, porque el cliente espera que gente de ver un proyecto que resuelva sus necesidades.

Tampoco debería de haber cambios en las definiciones de calidad, porque siempre espera que se le entregue el proyecto sus productos con la calidad acordada.

Seguramente los demás aspectos se van a ver impactados por la "Nueva Normalidad".

¿Cómo será el regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La primera parte de estas notas se tomó de la conferencia de prensa del 13 de mayo de 2020 y de publicaciones en internet. Se citan las fuentes. En la segunda parte hago un resumen de los temas que a mí me parecen importantes desde la perspectiva de la administración de proyectos y como deberemos empezar a trabajar en esta nueva situación.

El resumen de la Conferencia de Prensa (fuente adicional):

El regreso será por etapas:
1a Etapa. A partir del 18 de mayo de 2020.

Reapertura de 269 'municipios de la esperanza' en 15 estados. Estos municipios no tienen contagios y, al mismo tiempo, no son vecinos de otros municipios que tengan contagios.

Se reabre la actividad escolar, el espacio público, el espacio laboral de personas vulnerables.

La Oficina de Proyectos de una sola persona.

"Office Worker with Two Monitors"
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Propuesto por J. Alex Sherrer en el blog de PMHut, traigo ahora el artículo denominado "La Oficina de Proyectos de una sola persona."

Una oficina de Administración de proyectos puede ser un recurso valioso para los administradores de proyecto, ya que proporciona liderazgo, entrenamiento, conocimientos, mejores prácticas, priorización de proyectos y procesos alineados a la organización. Pero aunque cada vez más empresas están creando oficinas de administración de proyectos, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen una PMO.

Pero eso no significa que no pueda existir una PMO de una sola persona. A través de pequeños pasos se pueden sentar las bases de las mejores prácticas dentro de la compañía y no sólo ayudar a la organización, también se tendrán documentos, procedimientos y prácticas de administración de proyectos consistentes. Y esto no tiene que tomar mucho tiempo. Se puede  comenzar con las áreas más importantes del entorno, recordando que lo importante es iniciar y mantener haciendo progresos y mejoras consistentes.

5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando

De blog de Cobalt, propongo ahora 5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando, por Ben Ferris.

Ben comenta que acaba de comenzar a tomar interés en la cocina. Considera que cocinar es un pasatiempo divertido en sí mismo, y se pregunta ¿qué nos puede enseñar acerca de la gestión de proyectos?

1. Hay momentos para hacer múltiples tareas al mismo tiempo y momentos para concentrarse solo en una cosa

Ben recuerda que su primer intento de preparar albóndigas fue un desastre. El problema fue que trato de hacer puré de papas y verduras, mientras estaba dando forma y cocinando las albóndigas. Así que las verduras mal cocidas y las albóndigas deformes y quemadas. Sin embargo, las papas estaban bastante bien. El mismo tipo de cosas pueden suceder en los proyectos, si trata de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, sobre todo si no se es experto en los temas. La multitarea puede ayudar pero sólo en el momento adecuado.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

Los cinco principales documentos del proyecto

Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.

¿Como pasar del plan a la acción?

El objetivo de esta entrada es comentar sobre un problema al que el Administrador de Proyectos se enfrenta a diario: de todo lo que debe que hacer hoy, ¿por donde debe empezar? 

El primer problema que enfrenté fue decidir el nombre de la entrada: ¿Como pasar del plan a la acción?, ¿Cual va a ser mi primera tarea de la mañana?, ¿Y ahora, que tarea ejecuto? 

El asunto no es trivial y refleja una situación que se complica cuando se debe controlar mas de un proyecto, y cada uno de ellos es igual de importante. 

En mi caso el requerimiento es algún mecanismo que me permita ver todas las actividades pendientes, de todos los proyectos, y poder decidir de entre todo lo que hay pendiente, qué es lo que se debe ejecutar a continuación. Además debe ser una solución en mi escritorio pero que se pueda alimentar desde el teléfono. Una solución que me permita "vaciar la mante", registrar todo lo que tengo que hacer para no depender solo de mi memoria. Por último, un mecanismo sencillo, que me permita en forma rápida determinar en donde estoy. 

Esta es una propuesta con la que he empezado a trabajar y que me ha funcionado a la perfección: una combinación de Kanban, GTD y la tarea mas importante del día. 

Principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectos

Desde PMHut, Michael Greer (Twitter y página personal) nos propone las 20 principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectos, organizados de acuerdo a los cinco procesos esenciales en la Administración de Proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre. 

Administración de proyectos - una visión básica

photo © 2010 MyProjectTracker | more info (via: Wylio)

El segundo post del año es un regreso a lo básico.

Como en esta entrega me permito comentar un artículo que pude leer en mi suscripción electrónica al boletín de Method123 denominado "Project Management for Dummies" en el que se el autor propone 5 pasos para manejar cualquier proyecto:

5 propósitos de año nuevo para impulsar la carrera en administración de proyectos

photo © 2006 Sally Mahoney | more info (via: Wylio)

Iniciemos 2011 con un artículo de Michelle LaBrosse que apareció en Computerworld al cierre del año pasado: "5 Propósitos de año nuevo para impulsar la carrera en administración de proyectos".

Existe una tendencia a iniciar el año con muchos propósitos, tal y como señala Michelle. Desde perder peso y hacer mas ejercicio hasta ahorrar, comprar auto nuevo... Pero la propuesta de Michelle es enfocar algunos de estos proositos a mejorar profesionalmente como Administradores de Proyectos y propone lo siguiente:

¿Como se debe enfrentar un proyecto cuando es imposible definir el alcance total del mismo?

Planificación Gradual

El administrador es asignado a un proyecto recién autorizado y debe iniciar a la brevedad, a pesar de que el alcance total del mismo aun no ha sido definido.

Esta situación es más o menos común dependiendo de la madurez de la organización y de su apego a las mejores prácticas de administración de proyectos y ocurre que aunque están claros los siguientes pasos (la primera fase del proyecto, el primer entregable), no se puede planear mucho más adelante. Para estos casos puede resultar útil una mejor práctica denominada Rolling Wave Project Planning (RWPP).

¿Por qué fracasan los proyectos de TI? (Segunda parte: Las razones de Standish Group)

Un segundo artículo titulado “Why a project fails?” de Amit Sarkar refiere a un estudio de Standish Group cuyos resultados muestran que las diez razones más frecuentes por las que fallan los proyectos de TI son:

1. Mala planeación. Los administradores tienden a pensar en la planeación como una pérdida de tiempo con el argumento erróneo de que es mejor ocupar el tiempo actuando que planeando.

2. Objetivos y metas poco claras. Esta causa también aparece en el post anterior. En este caso la causa se atribuye a que muchos proyectos de TI se elaboran en forma progresiva y se planea por oleadas.