¿Puede el Adminsitrador de Proyectos hacer el rol de Scrum Master?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Recientemente Paul Oppong publicó en el blog de ProjectTimes este artículo en donde discurre sobre un tema que frecuentemente aparece en charlas en el medio de las TICs y la Administración de Proyectos: Si el Project Manager puede/debe ser Scrum Master.

Como dice Paul, es común que se espere que el Administrador de Proyecto asuma el rol de Scrum Master cuando la organización adopta un enfoque ágil.

Y esto ocurre aun cuando el Administrador de Proyecto no haya recibido capacitación para asumir este nuevo rol nuevo. Sobre todo porque, a opinión de Paul, se trata de un rol bastante distinto. Para Paul el título de Scrum Master debería estar con la persona que puede hacer el mejor trabajo.

Las razones por las qué el Administrador de Proyecto generalmente no es un Scrum Master, incluyen:

Diferentes Habilidades Y Actividades. La naturaleza del trabajo que realizan es distinta. Administrar un proyecto no es lo mismo que ser un Scrum Master. Los Scrum Masters tienen el papel de tutoría, enseñanza, entrenamiento y facilitación, mientras que el rol del Administrador de Proyecto es garantizar que el proyecto se ejecute dentro del tiempo y presupuesto.

¿Cómo implementar un Plan de Administración de Riesgos Simple?

Soy Iván Rivera, PMP

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Gracias a Stefania, autora del blog de Tipsographic, porque tiene artículos y plantillas muy últiles. De ahí propongo ahota una lista de verificación para implementar un plan de Adminsitración de Riesgos.

Un plan de Administración de riesgos puede ser bastante simple en proyectos pequeños. 
De hecho, la complejidad de este plan es directamente proporcional a la del proyecto. Pero definitivamente es una parte del Plan de Administración de proyectos que no debe omitir. Dado que el riesgo puede aparecer en cualquier momento de la vida del proyecto, es necesario establecer cómo se llevarán a cabo todas las actividades de Administración de riesgos.

Para planificar fácilmente el riesgo desde el inicio de su proyecto, Stefania propone esta lista de verificación.

Una propuesta de modelo para el Gobierno del Proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

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Ya he expresado en alguna ocasión que nunca no me gusta el término "Gobernanza" en español, y que prefiero Gobierno, Gestión.

En esa entrada y en este otro post traté ya el tema del Gobierno del Proyecto.

Ahora, desde el blog PM Majik, traigo este artículo con una Guía para el Gobierno del Proyecto.

Como se aclara desde el inicio del artículo, el Gobierno del Proyecto no es la Adminsitración del Proyecto, sino un marco de trabajo de nivel superior, que permite medir y gestionar proyectos.

En caso de que la organización cuente con una Oficina de Adminsitración de Proyectos (PMO) establecida, es probable que esta sea quién defina el marco de gobernanza de los proyectos.

El artículo propone un modelo de Gobierno de Proyectos simple, que consisdere:

40 razones por las que falla una PMO

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde la pagina de Project Risk Coach  traigo ahora este recuento de 40 razones por las que falla una PMO.

Solo las he ordenado en forma un poco diferente a la propuesta por el artículo original.

Carencias de la organización:

1. No hay patrocinador de proyecto o no hay Acta del proyecto para la implementación de la PMO.
2. No definir si la "P" se refiere a Oficina de administración de Proyectos u Oficina de administración de Programas.
3. No colocar a la PMO en el nivel adecuado de la organización (por ejemplo, Enterprise PMO, IT PMO) considerando los problemas reales de la organización
4. Falta de experiencia profunda en administración de proyectos por parte de la PMO
5. Falta de colaboración entre la PMO y sus partes interesadas
6. Falta de premios y reconocimiento cuando suceden cosas buenas
7. Falta de formación en administración de proyectos
8. Falta de habilidades de análisis de negocios en la PMO
9. Falta de evaluaciones periódicas de la PMO

¿Por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

Desde blog de PMO Planet, propongo este artículo, que nos explica ¿por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

El artículo inicia reconociendo los frustrante que es que las organizaciones consideren que el registro de riegos del portafolio es solo la suma de los registros de riesgos de los proyectos que lo componen... Esto es incorrecto.

La suma de los riesgos no son riesgos del portafolio de la organización. Puede haber uno o dos riesgos, que provengan de un proyecto y afecten a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se enfocan en la entrega de un solo proyecto (salidas y planes, etc.) Mientras que los riesgos del portafolio deben centrarse en el impacto a la capacidad de la organización para absorber el cambio, y en su capacidad para alcanzar las metas y objetivos estratégicos.

21 cosas que se pueden hacer en 5 minutos o menos

Desde el blog de TimeManagementNijna propongo ahora 21 cosas que se pueden hacer en 5 minutos o menos.

Como dice el autor, la vida se mueve bastante rápido y se desliza entre nuestros dedos.La dejamos escapar poco a poco. Minuto a minuto.

Y aunque aclara que no puede hacer que dia tenga minutos, si puede ayudar a hacer más con los minutos que se cuentan, ya que se puede ser más productivo y no dejar que los pequeños momentos de la vida se pierdan. Los pocos minutos antes de una reunión. El corto tiempo de espera de algo o alguien.

Y es que 5 minutos son tiempo más que suficiente para realizar una pequeña tarea. Y las pequeñas tareas se suman a una gran productividad, por lo que no hay que subestimar el poder de hacer cosas en solo cinco minutos.

Aquí está una lista de 21 cosas que podría hacer en sólo 5 minutos...

En mi proyecto, ¿Como puedo hacer más con menos?

En el portal de Cobalt me encontré este post que me recordó una charla virtual que tuvimos Carlos J. Pampliega y otros twitteros a finales del 2014, sobre lo que esperabamos para el año nuevo.

En ese momento yo respondí que dada la situación económica de mi pais, lo mas probable es que tuvieramos que "hacer más, con menos". Así que este artículo es interesante por que esta es, en realidad, una situación permanente a la que se debe enfrentar el Administrador del Proyecto.

El autor reconoce que uno de los retos más interesantes que se pueden encontrado es tener restringido un cierto tipo de recursos. Podría ser la gente que se necesita en el equipo, el presupuesto o algún otro recurso. Y las recomendaciones son:

¿Cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos?

Desde el blog de PMO Planet propongo ahora un artículo con ideas interesantes sobre cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos.

La primera idea que plantea el artículo es simple y directa: El registro de riesgos del portafolio de proyectos NO ES la suma de los registros de riesgos de cada proyecto.

La suma de los riesgos más importantes de cada proyecto no constituye la cartera de riesgos de la organización. Tal vez existan algunos riesgos que surgen de un proyecto y luego afectada a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se relacionan con la entrega de un solo proyecto (entregables y planes, etc.). Los riesgos del portafolio, por orto lado, deben centrarse en el impacto de la capacidad de la Organización para absorber el cambio, y si existe alguna probabilidad de que la Organización no pueda alcanzar sus metas y objetivos estratégicos.

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

15 Técnicas para usar cuando el tiempo del proyecto se está agotando

Este artículo surge de una publicación del 16 de marzo de 2011 de Mike Brown en Brainzooming quien a su vez retoma una pregunta de Kelli Schmith en Twitter.

Mike propone esta lista (sin ningún orden en particular) de técnicas de Administración de Proyectos que usa cuando se está agotando el tiempo para completar un proyecto:

1. Determinar qué cosas se estan entregando que no se han comprometido y dejar de gastar tiempo en ellas.

Tres técnicas para controlar el alcance del proyecto

Uno de los factores más importantes para el éxito de un proyecto es establecer y controlar el alcance del mismo. Este artículo del boletín de TenStep sugiere tres técnicas que ayudarán a conseguir proyectos exitosos.

Congelar solicitudes tardías de cambio Alcance

Mientras mas tarde ocurre un cambio de alcace, más impacta al cronograma y al presupuesto. 

Se podría pensar que si el patrocinador está dispuesto a aprobar los aumentos de presupuesto y tiempo para hacer el cambio, simplemente debería hacerlo.

Guía de Ética para Administradores de Proyecto

Desde el blog de Cobalt Project Manager, propongo ahora la Guía de Ética para Administradores de Proyecto, de Ben Ferris.

Ben empieza señalando que cuando se dirige un proyecto se deben tener muchas destrezas y habilidades. Pero es mu importante también ser ético. Y enlista tres aspectos que se deben considerar.

Cuidar al Equipo

Uno de sus grandes responsabilidades del Administrador de Proyecto es cuidar del equipo. En ocasiones es fácil y en otras no, pero es una tarea que simplemente no puede ignorarse. Implica poner el bienestar de los miembros del equipo en lo alto de la lista de prioridades. Siempre se deben buscar maneras de hacer la vida del Equipo de trabajo más fácil y llevarlos a disfrutar más del trabajo y aportar más al proyecto. Ben sugiere encontrar inspiración en los grandes administradores con los que se haya trabajado en el pasado. El Administrador de Proyecto ético dejará una impresión duradera en los miembros del equipo y este es probablemente el mejor objetivo al que podría aspirar en su carrera.

¿Como será la Administración de Proyectos en la era de Big Data?

La revista Software Gurú acaba de publicar un artículo mío sobre "La Administración de Proyectos en la Era del BigData".

Este es el mismo artículo, solo con las referencias bibliograficas.

Meses atrás empecé a escribir un artículo sobre cómo creo que será la Administración de proyectos en la era del BigData. Antes de compartir mis comentarios, quiero revisar el concepto general.

Jhon Weathington (2012) propone la siguiente definición: grandes cantidades de datos que fluyen con rapidez.

Para ser competitivo con los clientes, los grandes volúmenes de datos deben crear productos que son valiosos y únicos.

Para ser competitivo con los proveedores, los grandes volúmenes de datos deben estár disponibles gratuitamente, sin obligaciones o limitaciones .

Para ser competitivos con los nuevos operadores , grandes volúmenes de datos es difícil para los recién llegados a probar .

Para ser competitivo con sustitutos , los grandes volúmenes de datos deben crear productos que excluyan a otros productos que pueden satisfacer la misma necesidad.

En resumen: Big data es gran cantidad de datos en movimiento rápido y con libre disposición que potencialmente sirve a una necesidad valiosa y única en el mercado, pero es extremadamente caro y difícil de extraer por medios tradicionales.

Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?

Este post es mi contribución al esfuerzo denominado "#PMideas: Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?" promovido por Carlos J. Pampliega en PMIdeas.

El primer paso cuando me invitaron a participar fue elegir el tema a desarrollar. Y no fué una desición sencilla. 

Ciertamente soy un convencido de los beneficios de aplicar la Administración de Proyectos, pero también sé que explicarlos puede no ser una tarea fácil.

Mi primer impulso fué centrar mi escrito en los números duros. Esto ayuda a eliminar todo riesgo de subjetividad. Pero los números duros también son frios. Así que voy a ensallar algo: voy a hacer una interpretación personal de estos números. Vamos a ver que resulta.

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

Como administrar el cronograma de proyectos pequeños

Del boletín de Method123, ahora propongo un método para administrar el cronograma de proyectos pequeños.

Todos los proyectos requieren un cronograma. En un proyecto pequeño tal vez el cronograma sea solo una simple lista de verificación o una hoja de cálculo. Y cuando los proyectos se hacen más grandes necesitan plantillas y herramientas más formales para controlar cronograma.

Los procesos que se utilizan para gestionar el cronograma también varían en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan mucho rigor en la gestión del cronograma. Los proyectos pequeños pueden usar un proceso más sencillo. Los siguientes pasos se pueden utilizar para controlar el más cronograma de un proyecto pequeño.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 1. Ciclo de Vida del Proyecto

Teaching Project Management using games. Experience 1. Project Life Cycle

English version here.  Photos at the end.

Basado en la idea de la Dra. Christiane Gresse von Wangenheim sobre como usar juegos para enseñar Administración de Proyectos, recientemente usé una versión modificada de su propuesta de competencia de torres de Papel para enseñar el concepto de ciclo de vida del Proyecto. 

Enseñando Administración de Proyectos a estudiantes universitarios.

English version available from PMChat here. 

Aclaraciones: La Prof. Dra. rer. nat. Christiane von Wangenheim Gresse, PMP está haciendo un gran trabajo en la enseñanza de conceptos de administración de proyectos mediante juegos y actividades en clase. Muchas de las ideas descritas a continuación se basan en el trabajo de la Dra. Gresse. 

Además, este post se origina en una sesión del #PMChat en la que participé como invitado. 

El #PMChat es una charla semanal de Twitter organizada por Robert Kelly y Rob Prinzo los viernes de 11-12am (EST) a través de hashtag #PMChat. La grabación de la sesión previa a la charla se puede escuchar en el Pre-Game Show. 

Introducción. 

Recientemente he tenido la oportunidad de enseñar Administración de Proyectos para los estudiantes de semestres intermedios y finales de carreras de TI en el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Ahora quiero compartir las experiencias educativas en este sentido. 

¿Como pasar del plan a la acción?

El objetivo de esta entrada es comentar sobre un problema al que el Administrador de Proyectos se enfrenta a diario: de todo lo que debe que hacer hoy, ¿por donde debe empezar? 

El primer problema que enfrenté fue decidir el nombre de la entrada: ¿Como pasar del plan a la acción?, ¿Cual va a ser mi primera tarea de la mañana?, ¿Y ahora, que tarea ejecuto? 

El asunto no es trivial y refleja una situación que se complica cuando se debe controlar mas de un proyecto, y cada uno de ellos es igual de importante. 

En mi caso el requerimiento es algún mecanismo que me permita ver todas las actividades pendientes, de todos los proyectos, y poder decidir de entre todo lo que hay pendiente, qué es lo que se debe ejecutar a continuación. Además debe ser una solución en mi escritorio pero que se pueda alimentar desde el teléfono. Una solución que me permita "vaciar la mante", registrar todo lo que tengo que hacer para no depender solo de mi memoria. Por último, un mecanismo sencillo, que me permita en forma rápida determinar en donde estoy. 

Esta es una propuesta con la que he empezado a trabajar y que me ha funcionado a la perfección: una combinación de Kanban, GTD y la tarea mas importante del día.