¿Cómo gestionar las expectativas de los interesados en cinco pasos?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De un post sin autor de MyPM, propongo ahora 5 pasos para gestionar las expectativas de los interesados.

Cuando asistimos a una cita con el médico sabemos (al menos en México - N. del T.) que probablemente tenderemos que esperar, incluso varias horas. Y aún así, al salir podremos estar satisfechos con el resultado. Incluso a pesar del retraso del médico. Si examinamos la razón de esto, veremos que es porque al final obtuvmimos lo que esperábamos. Desde el principio se establecieron correctamente las expectativas con respecto a los médicos y la puntualidad.

Este extraño fenómeno debería funcionar de la misma manera en proyectos. Si las expectativas de las partes interesadas se establecen y gestionan de manera adecuada, el proyecto se considerará exitoso a pesar de que puede haber algunos problemas de desempeño

El artículo sugiere un proceso de cinco pasos para gestionar mejor las expectativas de los interesados. Con suerte, puede ayudar a impulsar proyectos cuyo desempeño parezca marginal y llevarlos a la categoría de éxito.

¿Como se puede facilitar la adopción de la Administración de proyectos por parte de los usuarios? Un marco de referencia.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de BrightWork prongo ahora este artículo en el que Grace Windsor propone un marco de referencia para facilitar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

Grace inicia recordando que el Project Management Institute estima que la profesión de Administración de Proyectos crecerá en $6.61 miles de millones de dólares entre 2010 y 2020, lo que agregará 87.7 millones de empleos a la economía global.

Como señala Grace, partiendo de que el cambio constante es la nueva norma; la Administración de Proyectos pone orden en el caos. La Administración de Proyectos efectiva ayuda a mejorar el rendimiento de la organización en áreas clave como la Administración de Riesgos, la planificación, la alineación estratégica y el trabajo en equipo.

Desafortunadamente, muchas organizaciones no se dan cuenta de estos beneficios ya que no consideran que la Administración de Proyectos sea una disciplina valiosa. En muchos casos, la Administración de Proyectos se ve como un mal innecesario, una capa extra de burocracia que se interpone en el camino de hacer "cosas".

Cuando se trata de introducir un enfoque estandarizado para la Administración de Proyectos, es probable que se deban enfrentar estos desafíos en todos los niveles de la organización. En estos casos se requiere un plan de Administración de Cambios para implementar con éxito la Administración de Proyectos en la Organización.

Grace propone un marco, las 3Ps, para ayudar a administrar este cambio e impulsar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

¿Cómo usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto?

Desde el correo de TenStep, propongo ahora este post sobre la forma de usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto.

Un riesgo se refiere a una condición o circunstancia futuras que tendrán un impacto positivo o negativo en el proyecto si se produce. (Nota del Traductor: Esta es la definición de la Guia. En el artículo consideran solo riesgos con impacto negativo).

Mientras que un problema es un asunto que ya ocrrió y se se debe resolver de inmediato, un riesgo es un problema potencial (futuro, que aún no ha ocurrido). El Asrministrador del Proyecto debe, en forma reactiva, resolver los problemas cuando ocurren y resolver los problemas potenciales antes de que ocurran. Este es el arte de la gestión de riesgos. (Los riesgos también pueden tener un impacto positivo en su proyecto. Estos se denominan riesgos de oportunidad. Este artpiculo se centra en los riesgos negativos).

¿Qué le depara el 2017 a la Administración de Proyectos?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Es una tentación escribir sobre los pronósticos para el año nuevo desde los primeros días. Sin embargo, preferí esperar al cierre del primer mes para contar con más elementos de consulta.

Aquí está ahora, mi compilado de pronósticos en Administración de Proyectos para 2017.

De este post de Lindsay Scott recupero algunas tendencias para las oficinas de proyectos en 2017:

La PMO se apoyará en otros marcos de referencia de negocio, métodos, procesos y herramientas que le puedan ayudar a resolver problemas.

La PMO no puede basar su operación sólo en las prácticas de administración de proyectos para realizar su trabajo, sino que tiene que adquirir conocimiento en otras áreas del negocio porque su papel a menudo abarca otras disciplinas, como análisis de datos análisis de negocios, controles financieros, procesos de adquisiciones y técnicas de marketing.

Las PMOs harán uso de Lean y Six Sigma para la mejora de procesos (algo que el PMO hace mucho).

Empezar a usar ágil en la actividad real, práctica. Si bien Lidsay no hace un planteamiento claro de cómo se va a usar Agile en la PMO, considera que es algo que va a ocurrir en 2017.

21 cosas que se pueden hacer en 5 minutos o menos

Desde el blog de TimeManagementNijna propongo ahora 21 cosas que se pueden hacer en 5 minutos o menos.

Como dice el autor, la vida se mueve bastante rápido y se desliza entre nuestros dedos.La dejamos escapar poco a poco. Minuto a minuto.

Y aunque aclara que no puede hacer que dia tenga minutos, si puede ayudar a hacer más con los minutos que se cuentan, ya que se puede ser más productivo y no dejar que los pequeños momentos de la vida se pierdan. Los pocos minutos antes de una reunión. El corto tiempo de espera de algo o alguien.

Y es que 5 minutos son tiempo más que suficiente para realizar una pequeña tarea. Y las pequeñas tareas se suman a una gran productividad, por lo que no hay que subestimar el poder de hacer cosas en solo cinco minutos.

Aquí está una lista de 21 cosas que podría hacer en sólo 5 minutos...

Tendencias para 2016. Primer post del año

El año arranca con mucho trabajo, por lo que el primer post está un poco atrasado. Vamos ahora con las tendencias para 2016.

Empiezo con dos artículos sobre el mismo tema. Uno de Andreas Tremel llamado "Predicciones para 2016" en donde comenta lo que considera se puede esperar en el año 2016, y otro de Jeff Collins de IMS con predicciones muy similares.

El internet de las Cosas (IoT) y Big Data.

El Internet de las Cosas (IoT) fue la palabra de moda de 2015, y seguirá siéndolo en 2016.

Y a medida que crezca el IoT, el papel del Administrador de Proyecto obtendrá más y más importancia, y se espera que cuente con las habilidades necesarias para manejar los desafíos de la integración entre sistemas existentes y todos los datos que estos producen.

Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?

Este post es mi contribución al esfuerzo denominado "#PMideas: Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?" promovido por Carlos J. Pampliega en PMIdeas.

El primer paso cuando me invitaron a participar fue elegir el tema a desarrollar. Y no fué una desición sencilla. 

Ciertamente soy un convencido de los beneficios de aplicar la Administración de Proyectos, pero también sé que explicarlos puede no ser una tarea fácil.

Mi primer impulso fué centrar mi escrito en los números duros. Esto ayuda a eliminar todo riesgo de subjetividad. Pero los números duros también son frios. Así que voy a ensallar algo: voy a hacer una interpretación personal de estos números. Vamos a ver que resulta.

La paradoja de la gestión de riesgos

Desde la página de P3M Consulting, Fernando Santiago escribe sobre la paradoja de la gestión de riesgos.

"El patrocinador ha perdido poder político y ya no puede apoyar el proyecto", "El  Ejecutivo X favorecerá al Vendedor Y debido a las sus relaciones familiares", "El recurso técnico clave del proyecto puede salir porque está mal pagado y sus habilidades están en alta demanda". 

Todos estos son ejemplos de riesgos que preocupan al Administrador del Proyecto, pero que nunca llegan al registro de riesgos, ya que nadie se atrevería a documentarlos. Esta es la paradoja de la gestión de riesgos: se documenta todos los riesgos que que todo el mundo conoce, y se omiten los que potencialmente pueden descarrilar el proyecto.

¿Quieres saber si tu proyecto está en peligro?

Desde la página web de la empresa GigaOM, Georgina Laidlaw lista cinco señales de advertencia de que el proyecto esta en peligro. 

Como bien señala Georgina, estos son indicadores de que el Administrador de Proyectos debe tomar una acción inmediata para mantener el proyecto en marcha. 

Advertencia 1: Alejarse del plan acordado.