¿Puede el Adminsitrador de Proyectos hacer el rol de Scrum Master?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Recientemente Paul Oppong publicó en el blog de ProjectTimes este artículo en donde discurre sobre un tema que frecuentemente aparece en charlas en el medio de las TICs y la Administración de Proyectos: Si el Project Manager puede/debe ser Scrum Master.

Como dice Paul, es común que se espere que el Administrador de Proyecto asuma el rol de Scrum Master cuando la organización adopta un enfoque ágil.

Y esto ocurre aun cuando el Administrador de Proyecto no haya recibido capacitación para asumir este nuevo rol nuevo. Sobre todo porque, a opinión de Paul, se trata de un rol bastante distinto. Para Paul el título de Scrum Master debería estar con la persona que puede hacer el mejor trabajo.

Las razones por las qué el Administrador de Proyecto generalmente no es un Scrum Master, incluyen:

Diferentes Habilidades Y Actividades. La naturaleza del trabajo que realizan es distinta. Administrar un proyecto no es lo mismo que ser un Scrum Master. Los Scrum Masters tienen el papel de tutoría, enseñanza, entrenamiento y facilitación, mientras que el rol del Administrador de Proyecto es garantizar que el proyecto se ejecute dentro del tiempo y presupuesto.

¿Cómo es el futuro de la Administración de Proyectos en el Internet de las cosas?

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde ProjectTimes propongo este artículo  de Parth Mavani que revisa el futuro de la Administración de Proyectos en el Internet de las cosas.

El Internet de las cosas, o IoT, ha evolucionado de sus propósitos rudimentarios a ser un mecanismo invaluable que ha encontrado aplicación en una serie de industrias como construcción, ingeniería y desarrollo de software, entre otras. Ha evolucionado de ser una novedad. Con IoT, el refrigerador podría notificar a la tienda cuando se este acabando la leche. Y aunque esto está muy bien, tenía que haber algo más allá. Y esta surgiendo.

Hoy en día, los dispositivos y sistemas son una parte integral de cualquier proyecto. Todos, desde los miembros del equipo hasta la gerencia, hacen uso de en una gran cantidad de dispositivos y software para realizar su trabajo de manera efectiva.

¿Se pueden usar los procesos establecidos para manejar pequeños proyectos?

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde el correo de TenStep, propongo ahora este artículo que recomienda usar los procesos ya establecidos en la PMO para manejar pequeños proyectos.

Los procesos de Administración de proyectos deben aplicarse de manera escalable en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan más rigor y estructura. Los proyectos pequeños no deberían necesitar tanta rigidez.

Estos pequeños proyectos cubren muchos tipos de esfuerzos de trabajo modestos. En la mayoría de las empresas, estos pequeños proyectos ni siquiera se ven como "proyectos". El negocio puede denominarlos mejoras, solicitudes de servicio u órdenes de trabajo. Una de las razones por las que muchas empresas no consideran que estos pequeños esfuerzos sean proyectos es porque generalmente se ejecutan en la Gerencia de soporte u operaciones. En general, los proyectos pequeños pueden incluir lo siguiente:

¿Como se puede facilitar la adopción de la Administración de proyectos por parte de los usuarios? Un marco de referencia.

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Desde el blog de BrightWork prongo ahora este artículo en el que Grace Windsor propone un marco de referencia para facilitar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

Grace inicia recordando que el Project Management Institute estima que la profesión de Administración de Proyectos crecerá en $6.61 miles de millones de dólares entre 2010 y 2020, lo que agregará 87.7 millones de empleos a la economía global.

Como señala Grace, partiendo de que el cambio constante es la nueva norma; la Administración de Proyectos pone orden en el caos. La Administración de Proyectos efectiva ayuda a mejorar el rendimiento de la organización en áreas clave como la Administración de Riesgos, la planificación, la alineación estratégica y el trabajo en equipo.

Desafortunadamente, muchas organizaciones no se dan cuenta de estos beneficios ya que no consideran que la Administración de Proyectos sea una disciplina valiosa. En muchos casos, la Administración de Proyectos se ve como un mal innecesario, una capa extra de burocracia que se interpone en el camino de hacer "cosas".

Cuando se trata de introducir un enfoque estandarizado para la Administración de Proyectos, es probable que se deban enfrentar estos desafíos en todos los niveles de la organización. En estos casos se requiere un plan de Administración de Cambios para implementar con éxito la Administración de Proyectos en la Organización.

Grace propone un marco, las 3Ps, para ayudar a administrar este cambio e impulsar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

¿Es posible implementar la gestión de proyectos en forma gradual?

Soy Iván Rivera, PMP

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Del correo de TenStep propongo ahora este texto que explica como implementar la gestión de proyectos en forma gradual.

Hay varias formas de implementar las mejores prácticas de Administración de Proyectos dentro de una organización. Un enfoque es pensar en todo lo que se necesita mejorar e intentar desplegar todo de una vez. Otro enfoque es implementar los elementos de manera más gradual para proporcionar tiempo para absorber los cambios iniciales.

En este esquema gradual, o en olas, se implementan ciertos aspectos de las nuevas prácticas y luego se hace una pausa antes de lanzar la próxima ola. En muchos casos, una ola se basa en la anterior. Después de un período de tiempo, se habrán introducido muchas nuevas habilidades y nuevos procesos, pero el personal no lo habrá visto tan agresivo como si todo se hubiera atacado al mismo tiempo. Un ejemplo de escenario de ondas es el siguiente:

5 tendencias en administración de proyectos para 2018

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Como ocurre cada fin de año, estas fechas sirven para pronosticar como se vislumbra el nuevo ciclo. En este orden de ideas, propongo ahora, desde la página de WTOP: Washington top News este post sobre 5 tendencias en administración de proyectos para 2018:

Todas las organizaciones pueden beneficiarse de tomar un enfoque de proyectos para alcanzar sus objetivos específicos dentro de los plazos determinados. Ya sea que los proyectos sean el alma de la empresa o no, se deben administrar de manera efectiva para obtener el máximo beneficio. Los beneficios son, por supuesto, financieros, pero también pueden incluir más ganancias, mejores relaciones con los clientes y una ventaja competitiva. Y las 5 tendencias de administración de proyectos para 2018 pueden ayudar a diferenciarse de la competencia.

¿Cómo aplicar el Design Thinking en la Administración de Proyectos?

Estoy tomando algunos talleres de Design Thinking, así que cuando encontré el artículo que propongo ahora, no dudé en proponerlo.

Se trata de un estudio de caso; se llama "From The Sponsor’s Desk Project Management Meets Design Thinking") y fue escrito por Drew Davison en el blog de Project Times.

Como dice Drew, la práctica de Design Thinking busca transformar la forma en que las organizaciones resuelven sus problemas, impulsando la toma de decisiones desde una perspectiva humana, donde las soluciones empresariales, organizativas y tecnológicas evolucionan desde una exploración centrada en el ser humano.

Las prácticas de Design Thinking ofrecidas por la escuela como Stanford o empresas como IBM, GE y otros, se caracterizan por buscar amplia colaboración, reimaginando ejercicios, con iteraciones rápidas, prototipos, ciclos de pruebas y tolerancia al fracaso. Pero entonces, ¿qué sucede cuando la Administración de proyectos tradicional se encuentra con el Design Thinking?

En el caso de estudio, un Administrador de proyecto explora lo que una iniciativa de la Alta Gerencia, acerca de la aplicación del Design Thinking implica para su trabajo cotidiano. Vamos a descubrir lo que tiene que cambiar para asegurar que los problemas identificados se aborden y las soluciones específicas se entregan con éxito, con el Design Thinking como un elemento clave de ese proceso. La Administración de proyectos y el Design Thinking se encuentran.

¿Por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

Desde blog de PMO Planet, propongo este artículo, que nos explica ¿por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

El artículo inicia reconociendo los frustrante que es que las organizaciones consideren que el registro de riegos del portafolio es solo la suma de los registros de riesgos de los proyectos que lo componen... Esto es incorrecto.

La suma de los riesgos no son riesgos del portafolio de la organización. Puede haber uno o dos riesgos, que provengan de un proyecto y afecten a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se enfocan en la entrega de un solo proyecto (salidas y planes, etc.) Mientras que los riesgos del portafolio deben centrarse en el impacto a la capacidad de la organización para absorber el cambio, y en su capacidad para alcanzar las metas y objetivos estratégicos.

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

Guía de Ética para Administradores de Proyecto

Desde el blog de Cobalt Project Manager, propongo ahora la Guía de Ética para Administradores de Proyecto, de Ben Ferris.

Ben empieza señalando que cuando se dirige un proyecto se deben tener muchas destrezas y habilidades. Pero es mu importante también ser ético. Y enlista tres aspectos que se deben considerar.

Cuidar al Equipo

Uno de sus grandes responsabilidades del Administrador de Proyecto es cuidar del equipo. En ocasiones es fácil y en otras no, pero es una tarea que simplemente no puede ignorarse. Implica poner el bienestar de los miembros del equipo en lo alto de la lista de prioridades. Siempre se deben buscar maneras de hacer la vida del Equipo de trabajo más fácil y llevarlos a disfrutar más del trabajo y aportar más al proyecto. Ben sugiere encontrar inspiración en los grandes administradores con los que se haya trabajado en el pasado. El Administrador de Proyecto ético dejará una impresión duradera en los miembros del equipo y este es probablemente el mejor objetivo al que podría aspirar en su carrera.

Codigo Jedi para Administradores de Proyectos

Un poco tarde para el día de Starwars (4 de Mayo), propongo ahora un artículo de PMOPlanet sobre el código Jedi para Administradores de Proyectos.

En este blog ya habíamos comentado las fortalezas de Darth Vader como Administrador de Proyectos.

Por que como dice el artículo, nos guste o nó, Star Wars ha llegado al mundo de la Administración de Proyectos para quedarse.

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 1. Ciclo de Vida del Proyecto

Teaching Project Management using games. Experience 1. Project Life Cycle

English version here.  Photos at the end.

Basado en la idea de la Dra. Christiane Gresse von Wangenheim sobre como usar juegos para enseñar Administración de Proyectos, recientemente usé una versión modificada de su propuesta de competencia de torres de Papel para enseñar el concepto de ciclo de vida del Proyecto. 

Enseñando Administración de Proyectos a estudiantes universitarios.

English version available from PMChat here. 

Aclaraciones: La Prof. Dra. rer. nat. Christiane von Wangenheim Gresse, PMP está haciendo un gran trabajo en la enseñanza de conceptos de administración de proyectos mediante juegos y actividades en clase. Muchas de las ideas descritas a continuación se basan en el trabajo de la Dra. Gresse. 

Además, este post se origina en una sesión del #PMChat en la que participé como invitado. 

El #PMChat es una charla semanal de Twitter organizada por Robert Kelly y Rob Prinzo los viernes de 11-12am (EST) a través de hashtag #PMChat. La grabación de la sesión previa a la charla se puede escuchar en el Pre-Game Show. 

Introducción. 

Recientemente he tenido la oportunidad de enseñar Administración de Proyectos para los estudiantes de semestres intermedios y finales de carreras de TI en el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Ahora quiero compartir las experiencias educativas en este sentido. 

Administración de Proyectos eficaz mediante el uso de las normas ISO

Ahora desde blog de Cobalt revizaremos la propuesta de Ronelle Smith que nos sugiere como usar los estándares ISO para conseguir que nuestros procesos de Administración de Proyectos sean mas eficaces. 

Primero Ronelle nos recuerda que las Normas ISO constituyen un sistema de normas universales para la mejora a través de una amplia gama de industrias, incluidas las normas de gestión de calidad y normas de administración de proyectos. 

Estas normas ofrecen una guía de buenas prácticas propuestas por la Organización Internacional de Estándares (ISO por sus siglas en inglés). 

La norma que aplica a los procesos de Administración de Proyectos es la ISO 21500. Esta norma se basa en una serie de otras normas existentes, y es aplicable a organizaciones de todos los tamaños y naturalezas. 

¿Que cosa (única, sencilla) puede ayudar a mejorar los proyectos o la administración de proyectos?

English version follows

Michael Greer pregunta en su blog: ¿Que cosa (única, sencilla) puede ayudar a mejorar los proyectos o la administración de proyectos? 

Creo que no es fácil encontrar una sola cosa (y además "simple") que ayude a mejorar la administración de proyectos. 

Si debo elegir, tal vez no me incline por una herramienta, ni una mejor práctica, sino por un concepto: "comunicación adecuada". 

Y entonces el tema deja de ser simple. 

¿Qué es adecuado? 

 El administrador del proyecto deberá encontrar su respuesta aplicando algunas preguntas: ¿Que se debe comunicar?, ¿a quién?, ¿con que frecuencia? 

Las respuestas a estas preguntas se pueden acomodar en una matriz, sin perder de vista que no son respuestas estáticas, es decir que van a cambiar a lo largo del proyecto. 

Ideas para crear un entorno adecuado para nuestros proyectos

Desde PM Hut, Ty Kiisel nos sugiere algunas ideas para crear un entorno adecuado para nuestros proyectos.

Ty empieza indicando que los entornos adecuados para ejecutar nuestros proyectos no ocurren en forma espontánea. De hecho, no hacer nada más que implementar una solución de colaboración u otra herramienta de administración de proyectos no es la respuesta. Implementar una herramienta de apoyo es solo el primer paso, sólo el primer paso. Ty sugiere además: