7 razones para crear la WBS/EDT

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

¿Se pueden usar los procesos establecidos para manejar pequeños proyectos?

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Desde el correo de TenStep, propongo ahora este artículo que recomienda usar los procesos ya establecidos en la PMO para manejar pequeños proyectos.

Los procesos de Administración de proyectos deben aplicarse de manera escalable en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan más rigor y estructura. Los proyectos pequeños no deberían necesitar tanta rigidez.

Estos pequeños proyectos cubren muchos tipos de esfuerzos de trabajo modestos. En la mayoría de las empresas, estos pequeños proyectos ni siquiera se ven como "proyectos". El negocio puede denominarlos mejoras, solicitudes de servicio u órdenes de trabajo. Una de las razones por las que muchas empresas no consideran que estos pequeños esfuerzos sean proyectos es porque generalmente se ejecutan en la Gerencia de soporte u operaciones. En general, los proyectos pequeños pueden incluir lo siguiente:

¿Cómo implementar un Plan de Administración de Riesgos Simple?

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Gracias a Stefania, autora del blog de Tipsographic, porque tiene artículos y plantillas muy últiles. De ahí propongo ahota una lista de verificación para implementar un plan de Adminsitración de Riesgos.

Un plan de Administración de riesgos puede ser bastante simple en proyectos pequeños. 
De hecho, la complejidad de este plan es directamente proporcional a la del proyecto. Pero definitivamente es una parte del Plan de Administración de proyectos que no debe omitir. Dado que el riesgo puede aparecer en cualquier momento de la vida del proyecto, es necesario establecer cómo se llevarán a cabo todas las actividades de Administración de riesgos.

Para planificar fácilmente el riesgo desde el inicio de su proyecto, Stefania propone esta lista de verificación.

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

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Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

10 icebergs que hundirán al proyecto

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Desde el correo de SmartDraw Software, propongo ahora 10 icebergs que hundirán al proyecto.

Se dijo que el Titanic era insumergible. Sabemos lo que pasó.

Muchos proyectos parecen igual de sólidos al principio, impulsados por el optimismo que naturalmente viene con cosas nuevas. Pero hay una gran cantidad de obstáculos que pueden convertir rápidamente un proyecto en un desastre.

Estos son los diez posibles icebergs que pueden hundir tu nave:

1. Objetivos poco claros

2. Insuficiente detalle.

3. Corrupción de Alcance.

4. Personas equivocadas para el trabajo.

5. Problemas de responsabilidad

6. Procesos inconsistentes.

7. Mala comunicación

8. Plazos poco realistas.

9. Mala (o nula) gestión de riesgos.

10. Apatía de los interesados

9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

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De la página de proofhub propongo ahora 9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Como recuerda el artpiculo, en USA solo el 2,5% de las empresas completan sus proyectos con éxito. Administrar Proyectos es como gestionar una pequeña ciudad: hay que vigilar los recursos, plazos, administrar el presupuesto, asegurar una comunicación adecuada, prevenir riesgos potenciales, etc.

Vigilar tantas cosas en forma simultánea puede ser estresante, por lo que no sorprende que se poerda de vista algo.

Todos los días se escuchan historias sobre desafíos y problemas comunes en la administración de proyectos. La pregunta es ¿por qué solo algunas empresas se las arregla para entregar proyectos con éxito?

¿Cómo usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto?

Desde el correo de TenStep, propongo ahora este post sobre la forma de usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto.

Un riesgo se refiere a una condición o circunstancia futuras que tendrán un impacto positivo o negativo en el proyecto si se produce. (Nota del Traductor: Esta es la definición de la Guia. En el artículo consideran solo riesgos con impacto negativo).

Mientras que un problema es un asunto que ya ocrrió y se se debe resolver de inmediato, un riesgo es un problema potencial (futuro, que aún no ha ocurrido). El Asrministrador del Proyecto debe, en forma reactiva, resolver los problemas cuando ocurren y resolver los problemas potenciales antes de que ocurran. Este es el arte de la gestión de riesgos. (Los riesgos también pueden tener un impacto positivo en su proyecto. Estos se denominan riesgos de oportunidad. Este artpiculo se centra en los riesgos negativos).

¿Por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

Desde blog de PMO Planet, propongo este artículo, que nos explica ¿por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

El artículo inicia reconociendo los frustrante que es que las organizaciones consideren que el registro de riegos del portafolio es solo la suma de los registros de riesgos de los proyectos que lo componen... Esto es incorrecto.

La suma de los riesgos no son riesgos del portafolio de la organización. Puede haber uno o dos riesgos, que provengan de un proyecto y afecten a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se enfocan en la entrega de un solo proyecto (salidas y planes, etc.) Mientras que los riesgos del portafolio deben centrarse en el impacto a la capacidad de la organización para absorber el cambio, y en su capacidad para alcanzar las metas y objetivos estratégicos.

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

¿Cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos?

Desde el blog de PMO Planet propongo ahora un artículo con ideas interesantes sobre cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos.

La primera idea que plantea el artículo es simple y directa: El registro de riesgos del portafolio de proyectos NO ES la suma de los registros de riesgos de cada proyecto.

La suma de los riesgos más importantes de cada proyecto no constituye la cartera de riesgos de la organización. Tal vez existan algunos riesgos que surgen de un proyecto y luego afectada a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se relacionan con la entrega de un solo proyecto (entregables y planes, etc.). Los riesgos del portafolio, por orto lado, deben centrarse en el impacto de la capacidad de la Organización para absorber el cambio, y si existe alguna probabilidad de que la Organización no pueda alcanzar sus metas y objetivos estratégicos.

Cinco elementos esenciales en los reportes de avance

Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.

1: Identificar los Riesgos Mayores

Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.

Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!

4 tipos de Informes de Proyectos

Siguiendo la línea del Post anterior, ahora del blog de ProjectManger vamos a revisar 4 tipos de Informes de Proyectos.

El Administrador del Proyecto constantemente escicha una pregunta: 

¿Puedo tener ese informe antes del lunes? Tal vez lo pregunta el patrocinador del proyecto o su oficina de proyectos, o un colega. Sin importar quién pregunte, el administrador de proyectos pasa mucho tiempo recopilando informes y compartirlos con las personas adecuadas. Incluso producimos informes para nuestro propio beneficio, sólo para que sepamos cómo van las cosas.

Como elaborar la matriz de riesgos del proyecto

En su blog, Glen B. Alleman nos propone un método para elaborar la matriz de riesgos de nuestro proyecto.

Antes de comentar el artículo de Glen, me permito revisar algunos conceptos del artículo "Understanding Project Risk Exposure Using the Two-Dimensional Risk Breakdown Matrix". 

Los proyectos son esfuerzos complejos que implican un conjunto único de tareas y actividades realizadas tomando en cuenta una o más restricciones para cumplir los objetivos definidos. Una de las áreas clave que requieren una gestión proactiva en los proyectos es la gestión de riesgos, que surgen de las incertidumbres que pueden afectar el logro de los objetivos. Los riesgos pueden ser complejos, sobre todo por la amplia gama de orígenes y de posibles efectos sobre el proyecto.

Sin embargo, el proceso de riesgo a menudo no produce nada más que una larga lista de riesgos, que puede ser difícil de entender o manejar. A esta lista se le puede organizar para determinar qué riesgos deben abordarse primero, pero esto no proporciona ninguna información sobre la estructura de la exposición al riesgo en un proyecto.

Para organizar la información sobre la exposición al riesgo en un proyecto se usa la estructura de desglose de Riesgos (RBS).

La paradoja de la gestión de riesgos

Desde la página de P3M Consulting, Fernando Santiago escribe sobre la paradoja de la gestión de riesgos.

"El patrocinador ha perdido poder político y ya no puede apoyar el proyecto", "El  Ejecutivo X favorecerá al Vendedor Y debido a las sus relaciones familiares", "El recurso técnico clave del proyecto puede salir porque está mal pagado y sus habilidades están en alta demanda". 

Todos estos son ejemplos de riesgos que preocupan al Administrador del Proyecto, pero que nunca llegan al registro de riesgos, ya que nadie se atrevería a documentarlos. Esta es la paradoja de la gestión de riesgos: se documenta todos los riesgos que que todo el mundo conoce, y se omiten los que potencialmente pueden descarrilar el proyecto.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

Los cinco principales documentos del proyecto

Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.

¿Quieres saber si tu proyecto está en peligro?

Desde la página web de la empresa GigaOM, Georgina Laidlaw lista cinco señales de advertencia de que el proyecto esta en peligro. 

Como bien señala Georgina, estos son indicadores de que el Administrador de Proyectos debe tomar una acción inmediata para mantener el proyecto en marcha. 

Advertencia 1: Alejarse del plan acordado. 

Como usar la EDT en el control de riesgos del proyecto

Siguiendo con los artículos sobre el uso de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) en los proyectos, Glen B. Alleman nos sugiere en un artículo de su blog algunas ideas para usarla EDT en el control de riesgos.

El artículo se titula: "Connecting Risk and the WBS". En él, Glen señala que en ocasiones la administración del riesgo no se maneja en el contexto adecuado y propone ideas para usarla en la administración y control de riesgos del proyecto:

1. La medición del porcentaje completado para cada "paquete de trabajo" debe ser definida de manera que realmente mida el porcentaje físico completado.

Como distinguir entre un riesgo o un problema

photo © 2009 Steven Depolo | more info (via: Wylio)
Bruce Lofland nos presenta en su blog "PM Technix" un artículo en el que nos sugiere como establecer la diferencia entre riesgos y problemas relacionados con proyectos: "Project Risk or Issue?"

Esta es una situación que cualquier Administrador de Proyectos ha enfrentado: establecer si un evento o situación dada es un riesgo o un problema.

Una primera definición sugerida por Bruce es que un riesgo se describe un acontecimiento incierto que podría suceder. Es algo que preocupa a la gente. Si algo que afecta el proyecto ya ha sucedido, entonces se llama un problema.