9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De la página de proofhub propongo ahora 9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Como recuerda el artpiculo, en USA solo el 2,5% de las empresas completan sus proyectos con éxito. Administrar Proyectos es como gestionar una pequeña ciudad: hay que vigilar los recursos, plazos, administrar el presupuesto, asegurar una comunicación adecuada, prevenir riesgos potenciales, etc.

Vigilar tantas cosas en forma simultánea puede ser estresante, por lo que no sorprende que se poerda de vista algo.

Todos los días se escuchan historias sobre desafíos y problemas comunes en la administración de proyectos. La pregunta es ¿por qué solo algunas empresas se las arregla para entregar proyectos con éxito?

La respuesta sugerida es: porque además de tener la capacidad de planificar, administrar recursos y cumplir con los plazos, se debe tener la capacidad de prevenir los desafíos que pueden obstaculizar el progreso del proyecto en general.

1. Objetivos mal definidos.

El primer gran desafío que se puede enfrentar es no saber qué esperar exactamente del proyecto. Si las metas y los objetivos no están claramente definidos, el proyecto está condenado al fracaso. Cuando nadie está al tanto de los motivadores del proyecto (qué, por qué y cuándo) se genera confusión y caos.

Iniciar un proyecto sin objetivos claros, dirección específica y un plan preparado; es como ir en un viaje por carretera sin tener idea del destino y la ruta. Solo se consumirá combustible, tiempo y esfuerzo. Del mismo modo, la organización pasará un mal rato si no hay claridad y previsión antes de comenzar un proyecto.

Solución: Por esta razón, se recomienda realizar una reunión de inicio y definir objetivos claros.

2. Plazos poco realistas

La segunda razón por la cual la mayoría de los proyectos fracasan (según el artículo) es por expectativas poco realistas por parte de los clientes y partes interesadas. Normalmente si un cronograma no se cumple es poeque desde el prinicpio se establecieron "plazos iniciales" poco realistas.

Vivimos en un mundo donde la competencia se está volviendo agresiva y los objetivos se establecen de forma poco realista o inalcanzable en lugar de ser impulsados ​​por requisitos empresariales calculados. A partir de esto, sobreviene un intento desesperado de parte del equipo por cumplir con estos requisitos en los límites establecidos.

Solución: El Adminsitrador de Proyecto debe vigilar plazos del proyecto y otros problemas relacionados con la planificación, análisis de soliuciones alternativas y comunicación adecuada del progreso en tiempo real a los participantes del proyecto y otros tomadores de decisión.

Unn calendario específico para el proyecto permite planificar eventos, administrar la agenda y hacer seguimiento de las fechas importantes del proyecto.

3. Corrupción de Alcance

Todos los Administradores de Proyectos le temen a la corrupción de alcance. La mayoría de las veces, un proyecto comienza de cierta manera, pero a medida que avanza, toma una forma diferente. Esto a menudo es el resultado de la expansión de un proyecto fuera de los objetivos planeados, también conocido como corrupción de alcance.

Esto puede provocar soituaciones incomodas para todo el equipo, ya que los cambios impredecibles y sin control a menudo pueden llevar al fracaso del proyecto. No hay que olvidar que muchos pequeños cambios son tan malos como un gran cambio.

Solución: Para evitar la corrupcion de alcance, es mejor determinar los objetivos del proyecto (costo, tiempo, calidad) a través de un proceso sistemático con una planificación y comprensión adecuadas de las necesidades del cliente. Se sugiere hacer suposiciones realistas sobre la disponibilidad de recursos y los plazos para lograr resultados de calidad. Si bien no hsy una solución única a la corrupción de alcance, es útil documentar todo lo que pasa en el proyecto y comunicar los desafíos a las partes interesadas, el equipo y la administración con anticipación.

Se sugiere usar diagramas de Gantt para una mejor planificación y seguimiento del proyecto y comunicar constantemente cualquien cambio a los planes del proyecto.

4. Habilidades de equipo insuficientes.

Un equipo es tan bueno como las personas que lo integran. Pero la mayoría de las veces, los miembros del equipo son asignados según su disponibilidad, no por su experiencia en el ambito del proyecto. Si los miembros del equipo no tienen la habilidad o la capacitación suficiente para enfrentar los desafíos y realizar las tareas asignadas, puede poner en riesgo el desarrollo del proyecto.

Algunos proyectos represnatn un reto mayor o requieren un cierto nivel de conocimiento y experiencia, por lo que el Adminsitrador del Proyecto tiene que decidir si las personas que integran el equipo necesitan capacitación o agregar a alguien con las habilidades necesarias. Además de esto, situaciones como falta de responsabilidad, culparse mutuamente y señalar con el dedo también pueden afectar al proyecto.

Solución: Hay que documentar el conjunto básico de habilidades necesarias para lograr ejecutar el trabajo y analizar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo. Si es necesario, hay que capacitar al equipo para mejorar su conocimiento y terminar con las brechas de habilidades.

5. Comunicación inadecuada

La mala comunicación es uno de los mayores desafíos de Administración de Proyectos que afectan su conslusión exitosa. Las habilidades de comunicación son el mayor activo del Administrador del Proyecto. No importa si está dando instrucciones, haciendo preguntas o buscando información, siempre será un reto lograr una comunicación clara y abierta.

Hay una razón por la que los Administradores de Proyectos hacen mucho hincapié en la comunicación efectiva. Porque, la mayoría de las veces, la comunicación exitosa se traduce en proyectos exitosos ya que el 57 por ciento de los proyectos fracasan debido a una falla en las comunicaciones

Solución: Hay que determinar los flujos de comunicación adecuados para el equipo del proyecto y establecer un plan de comunicación adecuado para el proyecto.

6. Equipos geográficamente dispersos.

Los proyectos son inherentemente de naturaleza colaborativa. Pero con los tiempos cambiantes y la evolución del entorno organizacional, es posible que el proyecto tenga un equipo que se distribuya en diferentes partes del mundo. Y a menudo, los equipos de proyecto incorporan múltiples organizaciones. Los miembros del equipo no solo son empleados de la empresa ejecutanye, sino que pueden ser empleados de clientes, proveedores y partes interesadas. Estos equipos virtuales consideran su propio conjunto de desafíos: diferentes zonas horarias, barreras de idioma complejas y mucho más.

Solución: A veces, todo el equipo del proyecto trabaja para una organización, pero las personas trabajan desde diferentes áreas a nivel mundial. En una economía donde todo es acelerado, la información debe viajar lo más rápido posible.

Los miembros del equipo remoto pueden mantenerse actualizados con los últimos desarrollos de proyectos con un software de colaboración como ProofHub.

7. Gestión de riesgos.

Es común que el proyecto no avance según lo planeado, por lo que la gestión de riesgos es uno de los principales problemas de gestión de proyectos con los que deben lidiar el Administrador de Proyectos. Estos riesgos pueden ser una incertidumbre en el mercado financiero, fallas ocultas en el plan del proyecto o factores desconocidos que pueden afectar el éxito del proyecto.

Solución: Aunque es imposible predecir todos los riesgos potenciales, la planificación estratégica y recopilando información desde un inicio, es posible anticipar qué parte del proyecto es probable que falle. Con esa información, se pueden desarrollar medidas de control que ayuden a lidiar con los riesgos.

8. No usar software de gestión de proyectos.

Las empresas, grandes o pequeñas, deben trabajar con numerosos proyectos, planes, tareas y personas. Por lo que es recomendable usar software especilizado en Administración de Proyectos. Esto para evitar invertir grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en cosas que pueden automatizarse o tratarse fácilmente de una mejor manera.

Según un estudio, dos tercios de las empresas exitosas usan software de administración de proyectos. Por lo tanto, tener este software puede ayudar a planificar mejor y controlar la información y los recursos del proyecto.

Solución: Usar software de Adminstración de Proyectos.

9. Problemas dentro de un equipo

En n equipo integrado por varias personas, cada una con una personalidad diferente, la administración y la atención a las necesidades puede ser una tarea desalentadora a veces. Con tanta gente trabajando en un proyecto en conjunto, puede haber desacuerdos y diferencias que pueden tener un impacto negativo en el proyecto y el entorno laboral.

Los problemas y las incongruencias entre los miembros del equipo suelen ser un desafío para el Administrador de Proyectos, ya que tiene que buscar constantemente formas de reunir a todos en equipo para mejorar el proyecto.

Solución: La mejor manera de eliminar cualquier problema o negatividad en un equipo es crear un ambiente de trabajo positivo. El Administrador del Proyecto puede incorporar algunas actividades de creación de equipos para fomentar la sensación de unidad el trabajo en equipo.

La gestión de proyectos es una actividad compleja. Requiere que se analicen constantemente los contratiempos y las fallas para implementar en ellos las lecciones aprendidas. Concentrarse en cada uno de los desafios y encontrar maneras de enfrentarlos antes de comenzar el proyecto, puede permitir concluír un proyecto con éxito.

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