9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De la página de proofhub propongo ahora 9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Como recuerda el artpiculo, en USA solo el 2,5% de las empresas completan sus proyectos con éxito. Administrar Proyectos es como gestionar una pequeña ciudad: hay que vigilar los recursos, plazos, administrar el presupuesto, asegurar una comunicación adecuada, prevenir riesgos potenciales, etc.

Vigilar tantas cosas en forma simultánea puede ser estresante, por lo que no sorprende que se poerda de vista algo.

Todos los días se escuchan historias sobre desafíos y problemas comunes en la administración de proyectos. La pregunta es ¿por qué solo algunas empresas se las arregla para entregar proyectos con éxito?

¿Cómo tener conversaciones difíciles con los miembros del equipo?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De el blog de BrightWork, propongo ahora el artículo: ¿Cómo tener conversaciones difíciles con los miembros del equipo?  de Grace Windsor.

En los equipos de trabajo del proyecto se presentarán conflictos, problemas de personalidad, y otros retos, por diferentes causas.

Esto puede conducir a conversaciones difíciles entre el Administrador del Proyecto, y cada uno de los miembros del equipo. 

Estas conversaciones son desalentadoras y desagradables pero a menudo necesarias para resolver situaciones difíciles, proteger la moral del equipo, y conservar encarrilado el proyecto. Con una poca práctica y las estrategias adecuadas es posible tener estas conversaciones difíciles y alcanzar resultados satisfactorios. 

¿Cómo resolver problemas? Una aproximación para el Administrador de Proyectos

Desde el blog de Cobalt, traigo esta propuesta para ayudar a resolver los problemas que se presentan en los proyectos.

Un Administrador de Proyecto debe concentrarse en el problema que está tratando de resolver. Sin importar el tipo de proyecto, es seguro que se van a enfrentar problemas en algún momento. Es un hecho de la vida y hay que estar preprados para ello.

Tiene sentido establecer entonces un método para hacer frente a los problemas que inevitablemente se encontrarán.

Mantener la calma

La primera regla para resolver cualquier tipo de problema en cualquier ámbito de la vida es la de estar calmado. Esto es definitivamente cierto en el rol de Adrministrador de Proyecto. Quizá lo primero sea entender que los problemas o quejas no son necesariamente ataques a la capacidad del Administrador o una señal de que no puede hacer el trabajo correctamente. No hay Administrador de Proyecto en el mundo que pueda evitar permanentemente los problemas, es algo a lo que se necesita hacer frente. Es bueno entonces hacer una respiración profunda cuando se enfrenta una mala noticia. Incluso hacer a un lado el tema y trabajar en otra cosa mientras se recuperan los ánimos. Enfocar los problemas con la cabeza fría es la única manera de llegar a la solución correcta.

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

¿Como usar Valor Ganado para decidir "matar" un proyecto?

Acabo de encontrar un sitio interesante. Es el sitio de TheBigRedTomatoCompany, en Inglaterra. En su sección de Administración de Proyectos, podemos leer el siguiente artículo: "Cuando se debe matar un proyecto", propuesto por Matthew Needham. 


Mattew inicia preguntando: Cuando se ejecuta un proyecto y este se empieza a atrasar, ¿Cómo decidimos si debemos continuar o se debe detener el proyecto en forma anticipada? Y para responder esta pregunta, Mattew sugiere usar el análisis del valor ganado. 


La propuesta es simple: La inversión en el proyecto debe estar alineada con el valor obtenido por la ejecución del mismo. 


Si el importe del gasto es superior al valor creado en cada uno de los hitos, entonces es probable que el proyecto termine retrasado y costando más que lo programado. 

Como distinguir entre un riesgo o un problema

photo © 2009 Steven Depolo | more info (via: Wylio)
Bruce Lofland nos presenta en su blog "PM Technix" un artículo en el que nos sugiere como establecer la diferencia entre riesgos y problemas relacionados con proyectos: "Project Risk or Issue?"

Esta es una situación que cualquier Administrador de Proyectos ha enfrentado: establecer si un evento o situación dada es un riesgo o un problema.

Una primera definición sugerida por Bruce es que un riesgo se describe un acontecimiento incierto que podría suceder. Es algo que preocupa a la gente. Si algo que afecta el proyecto ya ha sucedido, entonces se llama un problema.

La Administración de Proyectos y el juego de Tetris.

Sugerido por Cornelius Fichtner en Twitter, llego a mí un artículo en el que Shim Marom escribe sobre una similitud entre la administración de proyectos el juego de Tetris.

Shim recuerda que el juego se creó a mediados de 1980 en las PCs, pasando luego al Game Boy.

En Wikipedia encontramos una explicación de la mecánica del juego: "Distintas figuras geométricas compuestas por cuatro bloques cuadrados unidos de forma ortogonal, caen de la parte superior de la pantalla. El jugador no puede impedir esta caída pero puede decidir la rotación de la pieza (0°, 90°, 180°, 270°) y en qué lugar debe caer. Cuando una línea horizontal se completa, esa línea desaparece y todas las piezas que están por encima descienden una posición, liberando espacio de juego y por tanto facilitando la tarea de situar nuevas piezas. La caída de las piezas se acelera progresivamente. El juego acaba cuando las piezas se amontonan hasta salir del área de juego"

Proyectos de Recuperación de Desastres

En la página de The Plan Is hay una muy interesante lectura sobre los denominados proyectos de recuperación de desastres.

Me permito destacar algunas notas que ya que me parece una estructura muy razonable para atacar este tipo de proyectos.

La lectura indica que un proyecto de recuperación de desastres tiene un plazo breve y los resultados claros preestablecidos. Aclara que más allá de esta descripción básica los proyectos de recuperación de desastres pueden variar mucho y plantea un enfoque que se puede aplicar para tratar de aprovechar al máximo la situación.