¿Cómo puede recuperarse un proyecto que está fallando?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me

ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el repositorio de temas importantes propongo ahora este post de Brad Egeland que aunque fechado en 2013, es un tema que no pasa de moda.

Como dice Brad, ningún administrador de proyecto quiere estar en un proyecto fallido o hacerse cargo de un proyecto fallido, a menos que tenga complejo de Superman y guste de tratar de salvar el día. Pero es una realidad de la profesión de Administración de proyectos: más proyectos fracasarán que triunfarán. Varias encuestas han encontrado que entre el 50 y el 75% de todos los proyectos fracasan en algún grado, ya sea por temas de presupuesto, de cronograma, de satisfacción del cliente o simplemente por la incapacidad de entregar la solución planificada.

Lo que Brad sugiere es planificar cómo tratar con los problemas y riesgos en los proyectos y tener algunas estrategias clave para revertir aquellos proyectos que parecen dirigirse rápidamente hacia el fracaso. Si bien las formas específicas de arreglar un proyecto fallido dependerán de los problemas particulares que este enfrentando, Brad sugiere tres estrategias generales e innovadoras con un buen grado de éxito para ayudar al Administrador del proyecto a llegar al corazón de los problemas, mejorar la situación con un cliente insatisfecho u obtener la cooperación necesaria de los involucrados en el proyecto para volver a encaminar el proyecto con diferentes grados de costo y esfuerzo.

¿Cómo gestionar las expectativas de los interesados en cinco pasos?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De un post sin autor de MyPM, propongo ahora 5 pasos para gestionar las expectativas de los interesados.

Cuando asistimos a una cita con el médico sabemos (al menos en México - N. del T.) que probablemente tenderemos que esperar, incluso varias horas. Y aún así, al salir podremos estar satisfechos con el resultado. Incluso a pesar del retraso del médico. Si examinamos la razón de esto, veremos que es porque al final obtuvmimos lo que esperábamos. Desde el principio se establecieron correctamente las expectativas con respecto a los médicos y la puntualidad.

Este extraño fenómeno debería funcionar de la misma manera en proyectos. Si las expectativas de las partes interesadas se establecen y gestionan de manera adecuada, el proyecto se considerará exitoso a pesar de que puede haber algunos problemas de desempeño

El artículo sugiere un proceso de cinco pasos para gestionar mejor las expectativas de los interesados. Con suerte, puede ayudar a impulsar proyectos cuyo desempeño parezca marginal y llevarlos a la categoría de éxito.

Una propuesta de modelo para el Gobierno del Proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Ya he expresado en alguna ocasión que nunca no me gusta el término "Gobernanza" en español, y que prefiero Gobierno, Gestión.

En esa entrada y en este otro post traté ya el tema del Gobierno del Proyecto.

Ahora, desde el blog PM Majik, traigo este artículo con una Guía para el Gobierno del Proyecto.

Como se aclara desde el inicio del artículo, el Gobierno del Proyecto no es la Adminsitración del Proyecto, sino un marco de trabajo de nivel superior, que permite medir y gestionar proyectos.

En caso de que la organización cuente con una Oficina de Adminsitración de Proyectos (PMO) establecida, es probable que esta sea quién defina el marco de gobernanza de los proyectos.

El artículo propone un modelo de Gobierno de Proyectos simple, que consisdere:

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

10 icebergs que hundirán al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me

ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de SmartDraw Software, propongo ahora 10 icebergs que hundirán al proyecto.

Se dijo que el Titanic era insumergible. Sabemos lo que pasó.

Muchos proyectos parecen igual de sólidos al principio, impulsados por el optimismo que naturalmente viene con cosas nuevas. Pero hay una gran cantidad de obstáculos que pueden convertir rápidamente un proyecto en un desastre.

Estos son los diez posibles icebergs que pueden hundir tu nave:

1. Objetivos poco claros

2. Insuficiente detalle.

3. Corrupción de Alcance.

4. Personas equivocadas para el trabajo.

5. Problemas de responsabilidad

6. Procesos inconsistentes.

7. Mala comunicación

8. Plazos poco realistas.

9. Mala (o nula) gestión de riesgos.

10. Apatía de los interesados

40 razones por las que falla una PMO

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde la pagina de Project Risk Coach  traigo ahora este recuento de 40 razones por las que falla una PMO.

Solo las he ordenado en forma un poco diferente a la propuesta por el artículo original.

Carencias de la organización:

1. No hay patrocinador de proyecto o no hay Acta del proyecto para la implementación de la PMO.
2. No definir si la "P" se refiere a Oficina de administración de Proyectos u Oficina de administración de Programas.
3. No colocar a la PMO en el nivel adecuado de la organización (por ejemplo, Enterprise PMO, IT PMO) considerando los problemas reales de la organización
4. Falta de experiencia profunda en administración de proyectos por parte de la PMO
5. Falta de colaboración entre la PMO y sus partes interesadas
6. Falta de premios y reconocimiento cuando suceden cosas buenas
7. Falta de formación en administración de proyectos
8. Falta de habilidades de análisis de negocios en la PMO
9. Falta de evaluaciones periódicas de la PMO

20 preguntas difíciles que todo Administrador de Proyecto debe tener en su arsenal

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Traigo ahora las 20 preguntas difíciles que todo Administrador de Proyecto debe tener en su arsenal, que Tom Gilb presenta en su blog:

En primer lugar Tom señala los desafíos que el Administrador de Proyectos enfrenta en el proyecto:

• Quedar atrapados en la construcción del diseño técnico detallado;
• No poder responder cuando la gente hace preguntas inteligentes sobre el proyecto;
• Batallar con interesados que tienen opiniones encontradas;

Para atender estos desafíos es necesario centrarse en los resultados altamente prioritarios del proyecto, y a hacer preguntas inteligentes, desde el principio.

Estas preguntas son muy importantes, y como Tom señala, hay personas que han sido despedidas por no poder contestarlas. Y como también advierte pueden ser un choque cultural, por lo que le deben preguntarse con considerable cautela y diplomacia.

¿Como alinear al equipo de trabajo?

Desde la página de Project Times propongo ahora el siguiente post en el que Dana Brownlee nos señala cómo alinear al equipo de trabajo usando un Acta de Equipo (Team Charter).

Dana describe una situación conocida por cualquier Administrador de Proyectos: miembros del equipo que parecen seguir sus propias reglas, no entregan lo prometido, entienden mal o malinterpretan las tareas y/o solicitudes, se quejan de prioridades poco claras, etc.

Señala también que sobre todo en las primeras etapas de desarrollo del equipo (aunque también durante etapas posteriores), hay equipos disfuncionales que simplemente no están "en la misma página". Este problema tiene diferentes causas: no desarrollar las habilidades adecuadas en el equipo, falta de liderazgo o de apoyo ejecutivo, procesos interrumpidos, confundir las decisiones políticas, cambio constante, o la falta de comunicación organizacional, etc. Debido a que las causas de la disfunción suelen variar, rara vez hay solución única. Sin embargo, el Acta de Equipo puede ayudar a aliviar muchas de estas cuestiones. Dana dice que la ha trabajado con éxito una y otra vez... Y que si el equipo no tiene una, es como un barco sin timón.

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

¿Como se mezclan la Administración de Proyectos Agile y el enfoque formal?

Desde ProjectTimes ahora propongo un articulo en el que George Pitagorsky nos dice como se mezclan la Administración de Proyectos Agile y el enfoque formal.

Conforme Agile ha pasado de ser un manifiesto revolucionario a ser un enfoque transversal para el desarrollo de productos y administracipin de proyectos, los equipos de proyecto han creado enfoques híbridos que se adaptan a las necesidades de los proyectos y entornos de trabajo. La pregunta de si Agile es compatible con la administración formal del proyecto se ha preguntado y se ha respondido. Y la respuesta es sí, por supuesto que es compatible.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

¿Quieres saber si tu proyecto está en peligro?

Desde la página web de la empresa GigaOM, Georgina Laidlaw lista cinco señales de advertencia de que el proyecto esta en peligro. 

Como bien señala Georgina, estos son indicadores de que el Administrador de Proyectos debe tomar una acción inmediata para mantener el proyecto en marcha. 

Advertencia 1: Alejarse del plan acordado. 

Artículo invitado: Como empezar a tener el liderazgo de nuestros proyectos

Por Cornelius Fichtner, PMP – www.pm-podcast.com

El liderazgo es importante para el éxito del proyecto, y los administradores de proyecto pueden asumir roles de liderazgo dentro de sus proyectos, mostrando integridad y dirección de sus equipos, según Tomás Juli y Rick Valegra, dos autores que recientemente han sido reseñados en The Project Management Podcast.

Ellos nos explican como empezar a tener el liderazgo de nuestros proyectos.

¿Cómo administrar la presión que ejercen los interesados del proyecto para acortar los tiempos?

A través de LinkedIn, Aranu –freelance project manager de Singapur- hace esta pregunta:

¿En tu compañía los interesados constantemente presionan para que las cosas se hagan más rápidamente? ¿Cómo controlas eso?

El tema es interesante, sobre todo por yo llegué a pensar que era un problema específico de una organización (país / grupo / proyecto) pero el encontrarlo en un foro como LinkedIn me indica que es un problema más global.

El tema involucra todas las áreas de conocimiento establecidas por el PMBok, pero me parece que su solución tiene que ver más con el manejo de habilidades blandas.