¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto? 

Un proyecto exitoso debe estar alineado con la misión, visión y objetivos de la organización. Por tanto, para lograr un proyecto exitoso es necesario comprender la misión, visión y objetivos de la organización: Comprender la dirección y los objetivos a largo plazo de la organización para poder identificar cómo el proyecto puede contribuir a su logro. 

20 preguntas difíciles que todo Administrador de Proyecto debe tener en su arsenal

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Traigo ahora las 20 preguntas difíciles que todo Administrador de Proyecto debe tener en su arsenal, que Tom Gilb presenta en su blog:

En primer lugar Tom señala los desafíos que el Administrador de Proyectos enfrenta en el proyecto:

• Quedar atrapados en la construcción del diseño técnico detallado;
• No poder responder cuando la gente hace preguntas inteligentes sobre el proyecto;
• Batallar con interesados que tienen opiniones encontradas;

Para atender estos desafíos es necesario centrarse en los resultados altamente prioritarios del proyecto, y a hacer preguntas inteligentes, desde el principio.

Estas preguntas son muy importantes, y como Tom señala, hay personas que han sido despedidas por no poder contestarlas. Y como también advierte pueden ser un choque cultural, por lo que le deben preguntarse con considerable cautela y diplomacia.

¿Cuál es la forma adecuada de registrar el avance del proyecto?

"3 Dashboards" by Kate07lyn - Jinfonet Software. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.

Desde la página de Innovative Management Solutions, traigo una propuesta de Jeff Collins que recomienda la forma adecuada de registrar el avance del proyecto.

Jeff señala que la mayoría de los Administradores de Proyecto tratan de mantener control sobre el progreso del equipo durante toda la duración del proyecto. Dado que no siempre es posible determinar exactamente cómo se está desarrollando una iniciativa, a menudo se recurre a confiar en los instintos. Los Administradores experimentados a menudo encuentran que esta resulta ser una evaluación precisa del estado actual del proyecto. Sin embargo, la primera impresión no siempre es infalible, por lo que se necesita una forma más confiable de dar seguimiento al funcionamiento del proyecto.

¿Cómo se recomienda dar seguimiento a los resultados del proyecto?

Notas sobre valor ganado (6 de 6)

La programación ganada como complemento al Valor Ganado.

Finalmente, el Análisis de Valor Ganado tiene un problema de concepto que no afecta su efectividad, pero que vale la pena conocer: Al finalizar el proyecto el Valor Ganado (EV) y el Valor Planeado (PV) van a coincidir haciendo que el Índice de Desempeño del Costo (SPI) sea igual a uno, independientemente de cual haya sido su comportamiento a lo largo del proyecto. Por esta razón algunos autores sugieren complementar el Análisis de Valor Ganado con el concepto de Programación Ganada.

El Dr. Diego Navarro explica en su blog: (La Programación Ganada) “es una idea análoga a la del valor ganado, aunque en vez de utilizar unidades monetarias para medir desviaciones y eficiencias de programación se utilizan unidades de tiempo”

Notas sobre valor ganado (5 de 6)

"Written in moleskine"
by Homonihilis - Own work.
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Errores en la implementación de valor ganado.

Para evitar errores en la implementación del Análisis de Valor Ganado, propongo ahora un artículo de Alan Joch en el portal FCW  denominado “5 trampaspara el éxito del valor ganado”.

Los temas que hay que cuidar según Alan son:

Error 1: Ambivalencia de la alta gerencia.

Hay varios factores que pueden ocasionar que la alta gerencia no se involucre plenamente con la práctica del Análisis de Valor Ganado, por ejemplo rotación de personal y presiones de fechas límite.

Notas sobre valor ganado (4 de 6)

"Notebooks" by L.Marie -
 http://www.flickr.com/photos/lenore-m/2812598573/.
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Valor ganado para diferentes tipos de proyectos.

Michael Burton escribe en Enterprise Networking Planet un artículo denominado “Aplicar Gestión del Valor Ganado para proyectos de Redes” con algunas ideas que me han parecido muy interesantes por que se pueden aplicar en proyectos en los que existan dificultades para aplicar valor ganado como se ha recomendado hasta ahora.

Dice Michael que al estar a cargo de un proyecto de instalación de redes (cableado físico.  Nota del T.) Implica que se necesita poder informar a los interesados que tan bien se está gastando su dinero en cualquier momento. El Administrador de Proyecto podría considerar reportar sólo el dinero que se planeó gastar y el dinero que se gastó realmente. Pero aunque esta información es importante no capta el verdadero valor que para los interesados tiene la inversión.

Notas sobre valor ganado (3 de 6)

Elementos mínimos para hacer Análisis de Valor Ganado

El mencionado Glen B. Alleman recuerda en este artículo que hay 32 criterios que debe cumplir un sistema de control de Valor Ganado que deba ser certificado por la DCMA (Agencia de Gestión de Contratos de Defensa) de Estados Unidos, y que son obligatorios para los contratos federales (en EUA) superiores a 50 millones de dólares y debe ser considerado para contratos mayores que $ 20M.

Pero de los 32 criterios, hay un subconjunto que criterios que Glen recomienda para proyectos que no tengan que ver con el Gobierno de Norteamérica. 

Notas sobre valor ganado (2 de 6)

"Kugleramme".
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Estimaciones

Siguiendo con el tema de valor ganado, revisemos ahora como hacer estimaciones. Desde el artículo de Ace Project sobre como calcular valor ganado con una calculadora de6 funciones:

Las estimaciones parecen aún más complicadas que las variaciones y los índices. Debido a que una gran parte del proceso original de estimación es difuso, es fácil asumir que la estimación hasta la conclusión y la estimación a la conclusión serán difíciles de entender, pero igualmente, se pueden calcular con lápiz y papel.

Al igual que la última vez, vamos a trabajar con un proyecto ficticio de 6 meses de duración con un presupuesto $50,000.00 

Con el fin de calcular estimación hasta la conclusión y estimación a la conclusión, necesitamos los siguientes datos:

Notas sobre valor ganado (1 de 6)

Hay un tema de la Administración de Proyectos que siempre me ha parecido fascinante: El Análisis de Valor Ganado.

Y conste que estoy lejos de considerarme un experto en el tema. Además de los libros de referencia obligados sobre el asunto, hay personas como Glen B. Alleman o el Dr. Diego Navarro que escriben sobre valor ganado y que claramente son verdaderos expertos.

Sin embargo, en mi desarrollo profesional he tenido la oportunidad de usar la técnica aunque sea a título personal y para mi control del proyecto, experiencia que me motiva a hacer este recuento.

Primero, algunas notas personales. 

¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

"FBI Medal of Valor" by Ctac - Own work.
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Desde el boletín de TenStep ahora propongo este artículo: ¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

Las PMO que proporcionan el mayor valor son aquellas que alinean su trabajo para acercar a la organización a su estado futuro deseado. El valor agregado de la PMO se centra en dos áreas principales

Aunque la PMO puede realizar muchas de las actividades y procesos diferentes, su propósito principal esta generalmente centrado alrededor de proyectos y su gestión. Esto es, no solo incluye los procesos de Administración de Proyectos, sino mucho más. 

La PMO no solo debe ofrecer sus servicios en forma adecuada, también debe ayudar a maximizar los beneficios y resultados esperados de los proyectos. Es decir, debe dar valor.

Y además, debe comunicar eficazmente el valor que proporciona.

¿Como usar Valor Ganado para decidir "matar" un proyecto?

Acabo de encontrar un sitio interesante. Es el sitio de TheBigRedTomatoCompany, en Inglaterra. En su sección de Administración de Proyectos, podemos leer el siguiente artículo: "Cuando se debe matar un proyecto", propuesto por Matthew Needham. 


Mattew inicia preguntando: Cuando se ejecuta un proyecto y este se empieza a atrasar, ¿Cómo decidimos si debemos continuar o se debe detener el proyecto en forma anticipada? Y para responder esta pregunta, Mattew sugiere usar el análisis del valor ganado. 


La propuesta es simple: La inversión en el proyecto debe estar alineada con el valor obtenido por la ejecución del mismo. 


Si el importe del gasto es superior al valor creado en cada uno de los hitos, entonces es probable que el proyecto termine retrasado y costando más que lo programado. 

Como empezar a controlar nuestros proyectos mediante valor ganado.

Siguiendo la pauta de artículos sobre valor ganado que inicio aquí y ha seguido aquí y aquí, ahora propongo un artículo en el que Shim Marom desde su blog, nos comparte algunas notas sobre cómo empezar a controlar nuestros proyectos mediante valor ganado.

El autor nos dice que no es necesario trabajar en un ambiente donde el Análisis de valor ganado (EVM por sus siglas en inglés) se implemente a un nivel que satisfaga la norma ANSI-748-B, para poder aprovechar los beneficios de esta herramienta.

Cómo medir el progreso en proyectos de desarrollo de software que usan métodos Ágiles.

photo © 2007 Danny Hope | more info (via: Wylio)

El siguiente artículo está basado en uno publicado por Tamara Sulaimán y Hubert Smiths que apareció en la revista electrónica "Methods & Tools", y es el primero de algunos artículos sobre temas ágiles que ire presentando en entregas posteriores.

Introducción.

La administración del Valor ganado (EVM) es una técnica de administración de proyectos que permite medir la integración del desempeño, el costo y el cronograma comparándolos contra el desempeño planeado el proyecto. El resultado es un conjunto de métricas que ofrecen alertas tempranas a problemas de desempeño del proyecto, permitiendo que se hagan ajustes en forma oportuna. 

Además el EV ayuda a mejorar la definición del alcance del proyecto, ofrece métricas valiosas para comunicar a los interesados el avance logrado  y permite mantener al equipo de trabajo enfocado.

A pesar de estar los beneficios que se pueden obtener de las técnicas de EVM estas  han tardado en ser asimiladas, especialmente en las consultorías dedicadas al desarrollo de software, ya que existe una percepción de que estas técnicas son difíciles de implementar.

Elementos minimos de un Sistema de seguimiento al Valor Ganado

Glen B. Alleman escribe en su blog Herdingcats un articulo titulado "Elementos mínimos de un Sistema de seguimiento al Valor Ganado" en el que sugiere los elementos que considera los mínimos necesarios para establecer un Sistema de seguimiento al Valor Ganado.

Definir la WBS

Como ya hemos comentado en esta entrada, "el primer paso para hacer un adecuado cálculo del valor ganado es definir perfectamente el alcance del proyecto y plantearlo en la WBS", como señala Glenn esto es necesario ya que si no establecen cuáles son los componentes de los entregables, no se puede saber cuánto constarán y qué trabajo se requiere para hacerlos.

Y ahora, mitos sobre valor ganado.

Keith Custer, PE menciona en su artículo: The Seven Deadly Myths of Earned Value Methods in Project Management siete mitos sobre la implementación del Análisis de Valor Ganado.


Ellos son:


1. Sólo las agencias gubernamentales y sus contratistas necesitan implementar la Administración del Valor Ganado
2. Administrar el Valor Ganado sólo es útil para proyectos grandes o de largo plazo
3. El método de administración del Valor Ganado es demasiado rígido
4. Existe un método de valor ganado "ligero"

Videoboletín: Consideraciones previas al análisis de Valor Ganado en un proyecto

Hace unos meses se dio la ocasión de colaborar de nuevo con LiderDeProyecto con el tema "Consideraciones previas al análisis de Valor Ganado en un proyecto".

Eso originó una entrada previa en el blog que esta aquí. 

Pero ocurrió que con la oportunidad que representó entrevistar a los ponentes del PMTour México 2010 (del que ya escribí un poco en esta entrada) LiderDeProyecto recabo mucho material y no había publicado el Videoblog.

El 17 de agosto lo publicaron, y se puede consultar aquí Video No.41 - Consideraciones previas al análisis de Valor Ganado en un proyecto o en youtube.

También se puede ver directamente en este visor:

Consideraciones previas al uso del Método de Valor Ganado

En los próximos días va a publicarse una nueva colaboración mía en liderdeproyecto.com.

Este es el artículo que da origen a esa colaboración.

Introducción

Durante la ejecución de un proyecto el Administrador de Proyectos debe mantener enterados a todos los interesados sobre todos los temas del proyecto.

Para informar el avance, uno de los métodos de elección es el Análisis de Valor Ganado.

Valor que aporta el PMP a las organizaciones

Recientemente (y para mi sorpresa) he escuchado en forma recurrente la pregunta de ¿que valor le aporta a mi organización el contar con los servicios de un PMP?

Me parece que en México y en el área de Tecnologías de la Información, el coordinar el desarrollo de proyectos a través de un PMP inició como una moda que se está convirtiendo gradualmente en una práctica común.

Pero me parece también que en muchas empresas las personas que están en las líneas de decisión no tienen realmente claro que beneficios obtienen al desarrollar sus proyectos haciendo uso de una metodología reconocida y de la experiencia de una persona (o un equipo de personas) que han demostrado a través de un proceso riguroso que cuentan con los conocimientos necesarios para llevar los proyectos a buen fin.

Así que he respondido esta pregunta de diferentes maneras dependiendo del interlocutor, basado en mi experiencia. A continuación listo algunas de las ideas que he usado.

El PMP:

+ Dirige el proyecto (de la misma forma que un director lo hace con su orquesta).

+ Ayuda a que todo el equipo entienda cual es el alcance del proyecto y se mantenga enfocado en él.

+ Comunica. A todo el equipo. Todo el tiempo. Ni mas ni menos que lo que cada miembro del equipo deba conocer.

+ Planifica y controla riesgos, calidad, costos. (Es increíble darse cuenta del numero de empresas que no hacen una planificación completa de sus proyectos).

+ Apoya en el control de los proveedores.

+ Ayuda a vigilar que se mantengan los estándares de calidad.

Creo que estas son suficientes para conformar una respuesta coherente. Se me ocurren algunas otras, pero no me gustaría incurrir en alguna violación al código de conducta si las hago públicas (¡esa es otra!: nos regimos por un código de conducta).

Es claro que en México se esta instaurando una "Cultura de Proyectos" en las áreas de TI. Esperemos que este proceso continúe, y que de un modo u otro los conceptos de Administración de Proyectos permeen en los equipos de trabajo.

Esto nos va a facilitar la vida a todos.