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mayo 04, 2010

Consideraciones previas al uso del Método de Valor Ganado

En los próximos días va a publicarse una nueva colaboración mía en liderdeproyecto.com.

Este es el artículo que da origen a esa colaboración.

Introducción

Durante la ejecución de un proyecto el Administrador de Proyectos debe mantener enterados a todos los interesados sobre todos los temas del proyecto.
Para informar el avance, uno de los métodos de elección es el Análisis de Valor Ganado.




Como nota anecdótica, en los Estados Unidos de América es obligatorio usarlo en los contratos con el gobierno, según se establece en la Circular A–11 de la Oficina de Administración y Presupuesto (OBM) Part 7 (section 300) que dice :

“Las agencias deben usar un sistema de administracion de adquisiones basado en el desempeño, según se establece en el Estándar ANSI/EIA Sistemas de Administración de Valor Ganado (publicado en juni de 2007), para medir el cumpimiento de los objetivos de costo, avance y desempeño.”
Además del mencionado estándar ANSI, el PMI ha desarrollado el estándar de la práctica de Administración del Valor Ganado (PMI (2004). Practice Standard For Earned Value Management.Project Management Institute, 2004)
¿En qué consiste?
El PMBOK 4 (PMI (2008). Guide to the Project Management Body of Knowledge (4 ed.). Project Management Inst., 2008) define al valor ganado como el valor del trabajo realizado expresado en términos del presupuesto autorizado, esto es, el costo que de acuerdo al presupuesto le corresponde a una actividad o entregable.
Esta información nos ayuda a establecer en forma objetiva el desempeño del proyecto, comparando el costo presupuestado contra el costo real del trabajo realizado
En resumen, es un mecanismo para determinar si el proyecto está bajo control, considerando el plan de trabajo, el trabajo presupuestado y el trabajo real ya que nos indica cuanto se tiempo y dinero se ha gastado respecto al trabajo realizado hasta la fecha.
En su bog, Mike Griffiths ofrece un ejemplo muy fácil de entender. Me permito retomarlo:
El proyecto consiste en construir la barda de un terreno cuadrangular. Esto es: 4 paredes iguales, presupuestadas a $200 por pared. El cronograma indica que se va a construir una pared por día. El proyecto se va a concluir en 4 días y costará $800.
Al final del 1er día se ha terminado la pared del frente y se han gastado $200, por lo que el proyecto avanza en tiempo y costo.









El 2o día se inicio la 1a pared lateral, pero los cimientos debieron hacerse mas profundos, requiriendo mas material, por lo que no se terminó toda la pared y se gastaron $220













El 3er día se terminó la primera pared lateral, y la mitad de la pared de atrás, pero el equipo se retiró temprano y solo se gastaron $140












Las preguntas ahora son: ¿estamos atrasados o en tiempo? ¿cómo se comporta el presupuesto?
Por puro sentido común sabemos que vamos atrasados, por que deberíamos tener terminadas 3 paredes y solo tenemos 2 y media. También podemos hacer algunas estimaciones:
  • Se ha concluido el 62.5 % del proyecto.
  • Se ha gastado el 70% del presupuesto
Como mi objetivo es concentrarme en algunas condiciones previas, los invito a leer el artículo de Mike para revisar todos los cálculos.
Condiciones previas

Me parece que el problema no son las fórmulas ya que en Internet se pueden obtener formularios y hojas de trabajo para calcular el valor ganado (por ejemplo, en este link).

Antes que nada de debe llegar a un acuerdo entre el equipo de trabajo y el cliente; si sabemos que una tarea no gana valor hasta que se termina, todos los involucrados deben estar de acuerdo en cuándo el trabajo esta completado.
Me explico. En un proyecto de infraestructura que consiste en instalar el cableado de 100 computadoras, determinar el avance es fácil: cada cable instalado representa un 1% de avance. No hay más.
Consideremos ahora un proyecto de Desarrollo de Software. Tal vez un programa para calcular impuestos, o un portal informativo, una pantalla de captura. Aquí el problema tiene que ver con subjetividad en la definición del alacance.
Si el programa calcula los impuestos y muestra el resultado el pantalla el programador puede argumentar que ya esta terminado. Pero si el cliente esperaba una hoja de cálculo o un formato impreso, desde su punto de vista el trabajo aún no esta terminado.
Así, el primer paso para hacer un adecuado cálculo del valor ganado es definir perfectamente el alcance del proyecto y plantearlo en la WBS, una vez que se tiene definido el WBS se deben estimar las actividades, la secuencia de las mismas y eventualmente la línea base.
Ahora imaginemos un portal informativo: el alcance del proyecto indica que se va a desarrollar un portal y que se le va a agregar o modificar contenido en forma mensual.
El alcance puede parecer mas claro, pero hay que puntualizar la forma en que el avance se va a reportar, por ejemplo: se considerará que el proyecto tiene el 40% cuando se termine de desarrollar el portal, finalizar cada una de las actualizaciones implicará un 5% adicional. De esta forma es claro saber cual es el avance del proyecto en todo momento.
Otro punto que debe establecer con claridad desde el principio del proyecto es cuales son los recursos humanos que van a participar en él y cual es el costo de su participación. Por ejemplo, un programador experto puede ser mucho más rápido para desarrollar una aplicación, que dos o tres programadores de nivel junior. Pero en ciertas tecnologías (por ejemplo COBOL), un programador experto puede ser mucho más caro, así que si no se le consideró desde el principio y se le incorpora en etapas avanzadas del proyecto, va a impactar en las estimaciones de valor ganado.
Una práctica común en los proyectos de construcción es desarrollar una estructura desglosada de costos que permite determinar con todo detalle cuanto cuesta cada elemento de la WBS.
Repasando, antes de iniciar con el análisis de valor ganado en un proyecto es mejor tener preparados: El WBS a un nivel de detalle que identifique cada entregable y donde no haya necesidad de estimar el porcentaje de terminación de una tarea o entregable, la estructura de recursos, de ser posible la estructura de costos, el cronograma (la línea base) y el presupuesto del proyecto.
Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en GreatComments!!!

Referencias

Fleming, Q. W., & Koppelman, J. M. (n.d.). Earned Value Project Management ... an Introduction - July 99. Software Technology Support Center - STSC Home . Recuperado el May 4, 2010, de http://www.stsc.hill.af.mil/crosstalk/1999/07/fleming.asp

Custer, K. The Seven Deadly Myths of Earned Value Methods in Project Management. Project Management Templates Articles and Events: Project Smart. Recuperado el May 4, 2010, de http://www.projectsmart.co.uk/the-seven-deadly-myths-of-earned-value-methods-in-project-management.html

OMB Circular A-11. (n.d.). The White House. Recuperado el May 4, 2010, de http://www.whitehouse.gov/omb

Haughey, D. What is Earned Value?. Project Management Templates Articles and Events: Project Smart. Recuperado el May 4, 2010, de http://www.projectsmart.co.uk/what-is-earned-value.html

Griffiths, M. (n.d.). LeadingAnswers: Leadership and Agile Project Management Blog: The Simple Guide to Earned Value.LeadingAnswers: Leadership and Agile Project Management Blog. Recuperado el May 4, 2010, de http://leadinganswers.typepad.com/leading_answers/2009/04/the-simple-guide-to-earned-value.html



3 comentarios:

Jeann Frias dijo...

Excelente artículo Iván, el EVM es de suma importancia para la administración de proyectos pero también resulta complicado explicar los conceptos y la utilidad que tiene. Creo que tener varios ejemplos sencillos nos permitirá hacer una transferencia de conocimiento eficaz. Saludos.

Ivan Rivera, PMP dijo...

Gracias por tus comentarios Jeann.

Espero que este y otros artículos por publicar ayuden a los interesados a usar esta herramienta en forma exitosa.

Jeann Frias dijo...

Definitivamente es una de las técnicas más complicadas de enseñar, lo he vivido en los cursos y clases de proyectos que he estado impartiendo y es tán importante el concepto básico como si fuera en programación enseñar un lenguaje a través del hola mundo, romper esa primera barrera de entrada a una nueva forma de entender el esfuerzo, avance y desempeño de un proyecto.

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