Resoluciones de Administración de Proyectos para 2014

Voy a cerrar el año con este artículo. Desde el blog de Edgewater Consulting, Joanne Wortman nos presenta sus resoluciones de Administración de Proyectos para 2014.

1. Haga la gestión del cambio una pieza integral de la metodología de Administración de Proyectos. Si la gestión del cambio se considera una disciplina separada, frecuentemente se le deja a un lado, con resultados desastrosos. Es responsabilidad del administrador del proyecto asegurarse de que el plan incluya tareas que se refieran a que los usuarios estén preparados para la entrada en funcionamiento de cualquier proyecto.

Los blogs de Administración de Proyectos mas populares en Project News Today, durante 2013.

Project News Today presenta su lista de blogs de Administración de Proyectos mas populares en 2014.

Esta lista fué la fuente de muchas de las entradas de este blog.

Tendencias de Administración de Proyectos para 2014

A partir de este artículo, A Tuner nos presenta la nube de palabras con las Tendencias de Administración de Proyectos para 2014.

 

En el artículo original, Andrew Makar menciona su visión respecto a cinco tendencias que se deben considerar en el año nuevo en temas de Administración de Proyectos.

1. Las funciones de administración de proyectos siguen acercandose a areas clave del negocio, no solo las TI. El concepto de un Administrador de Proyecto ya no se limita a las TI. Las organizaciones son cada vez más inteligentes a medida que comienzan a reflejar la función de administración de proyectos de TI para garantizar implementaciones exitosas.

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

What does project management mean to me // Que significa para mí la Administración de Proyectos

This post can be read in english Here

El mes pasado, Shim Marom me invitó, junto a más de 80 Administradores de Proyecto de todo el mundo, a participar de este interesante esfuerzo: el denominado Project Management FlashBlog.

La idea es interesante en si misma. Y me da la oportunidad para compartir algunos pensamientos acerca de mi profesión.

Voy a empezar contando una historia.

Mi acercamiento a la adminsitración de proyectos se dió como un paso natural. Yo estudie una carrera de sistemas, y he programado computadoras desde los 15 años.

Así que cuando programar en Commodore dejo de ser interesante, aprendí a programar PC's. Primero en XBase hasta llegar a C y C++ (Y algo de ensamblador). Y luego aprendí a programar PDA's. Y en el camino dejé de ser solo un programador y empecé a hacer análisis. Luego tuve la oportunidad de coordinar equipos de trabajo.

Lo que viene: Que significa para mí la Administración de Proyectos - #PMFlashblog

El primer FlashBlog sobre Administración de Proyectos, pronto en su Blog mas cercano.

Algo emocionante y único está por ocurrir en el mundo de la Administración de Proyectos el 25 de septiembre. En este día, al menos 70 personas (entre ellos yo) vamos a publicar una entrada de blog al mismo tiempo sobre el mismo tema. ¿Qué es lo que la Administración de Proyectos significa para mí? Bienvenidos al #PMFlashblog.

Es una fantástica idea de Marom Shim, de Quantmleap (un gran blog que todos deberían leer). 

Se puede leer más sobre el #PMFlashblog aquí.

Henny Portman, quién también está participando en el #PMFlashblog ha creado una infografía fantástica indicando los países de todos los que participan en un mapamundi. El mapa se puede ver aquí. Y aquí la lista de los participantes en el #PMFlashblog.

Este post surge a partir de una idea original de Stephen Duffield, también participante en el #PMFlashblog

4 tipos de Informes de Proyectos

Siguiendo la línea del Post anterior, ahora del blog de ProjectManger vamos a revisar 4 tipos de Informes de Proyectos.

El Administrador del Proyecto constantemente escicha una pregunta: 

¿Puedo tener ese informe antes del lunes? Tal vez lo pregunta el patrocinador del proyecto o su oficina de proyectos, o un colega. Sin importar quién pregunte, el administrador de proyectos pasa mucho tiempo recopilando informes y compartirlos con las personas adecuadas. Incluso producimos informes para nuestro propio beneficio, sólo para que sepamos cómo van las cosas.

¿Cómo medir el estado del proyecto?

Desde el boletín de ProjectTimes Craig McQueen nos sugiere un método para medir el estado del proyecto.

Según la guía del para la Dirección de Proyectos (PMBok(R) por sus siglas en Ingles), los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser atendidas dentro de los límites normales de funcionamiento de una organización. Los proyectos son, por lo tanto, utilizados a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización".

Por tanto, los proyectos son una inversión importante para una organización. Son clave para su crecimiento y mejora. Las decisiones sobre cuales grandes proyectos deberán ejecutarse se hace generalmente durante un ciclo anual de planificación. Después de que los ejecutivos los aprueban, se presupuestan y se programan recursos.

5 Consejos para la controlar bien la lista de tareas

Del Boletín mensual de ProjectManager.com propongo ahora 5 Consejos para la controlar bien la lista de tareas.

Las listas de tareas son la base del plan de proyecto. Sin una buena hoja de ruta, será mucho más difícil producir el cronograma del proyecto. Después de todo, ¿cómo saber qué hacer? Todo proyecto debe comenzar con una lista de tareas completa.

Estos son 5 consejos para crear listas de tareas estelares en sus proyectos.

50 formas de utilizar mapas mentales para conseguir un proyecto exitoso

Desde el blog de Mindjet propongo ahora 50 formas de utilizar mapas mentales para conseguir un proyecto exitoso.

El artículo plantea que para conseguir que los proyectos tengan éxito se pueden usar mapas mentales dinámicos a fin de captar pensamientos e ideas de su equipo, y demás información relevante que puede luego transferirse a un tablero. ¿El resultado? Contar con un panorama general y descubrir nuevas oportunidades, comunicarse con mayor eficacia, y tomar mejores decisiones.

La siguiente lista propone diferentes usos de mapas mentales para ayudar a entregar proyectos más rápido y con más éxito:

Como administrar el cronograma de proyectos pequeños

Del boletín de Method123, ahora propongo un método para administrar el cronograma de proyectos pequeños.

Todos los proyectos requieren un cronograma. En un proyecto pequeño tal vez el cronograma sea solo una simple lista de verificación o una hoja de cálculo. Y cuando los proyectos se hacen más grandes necesitan plantillas y herramientas más formales para controlar cronograma.

Los procesos que se utilizan para gestionar el cronograma también varían en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan mucho rigor en la gestión del cronograma. Los proyectos pequeños pueden usar un proceso más sencillo. Los siguientes pasos se pueden utilizar para controlar el más cronograma de un proyecto pequeño.

El problema de usar verde, amarillo y rojo como colores del semáforo de estatus del proyecto

En este post hablamos ya de la necesidad definir algún tipo de código de estado que pueda proporcionar rápidamente una idea del estado general del proyecto y sugerimos Verde, Amarillo y Rojo como código de colores aceptable.

Sin embargo, hoy presento una idea de Greg Smith, que desde ProjectTimes nos señala el problema con usar verde, amarillo y rojo como colores del semáforo de estatus del proyecto.

Greg recuerda que en su trayectoria laboral ha debido realizar informes del estado del proyecto para la gestión ejecutiva y el director de la PMO. Debía reportar cómo estaba controlando el presupuesto, los eventos importantes, los riesgos, y resumir el estado general.

Y la sugerencia era usar un semáforo de colores También rojo, amarillo o verde - con las siguientes definiciones:

• Rojo: Usado cuando aparecen cuestiones graves que probablemente retrasen el proyecto o provoquen que el presupuestario se rebase en forma significativa.

• Amarillo: Posibles problemas con el cronograma o el presupuesto, pero que probablemente se puedan resolver con acciones correctivas.

• Verde: En tiempo, dentro del presupuesto, todo bien.

Prueba de capacidad de hacer multitarea

Fuera de lo acostumbro poner en el blog, ahora prongo un test que me fue sugerido por Magaret Meloni

La idea es ayudar a identificar que tan capaces somos de hacer multitasking.

Cómo actualizar sus conocimientos a la Guía PMBOK® 5ª Edición

Por Cornelius Fichtner, PMP, CSM

En este artículo se describe un posible enfoque para "actualizar" sus conocimientos en caso de haber estudiado la Guía PMBOK® cuarta edición, si ahora tiene que aplicar el examen de la quinta edición. Sin embargo, todos aprendemos de manera diferente, por lo que es necesario ajustar este enfoque a sus propias necesidades.

Si usted estudió para aplicar el examen de certificación como Project Management Professional (PMP)® usando la cuarta edición de la guía para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) y por cualquier razón ha debido re-programar su fecha de examen para el / después del 31 de julio de 2013, entonces ahora deberá aplicar el examen PMP basado en la nueva quinta edición del PMBOK®. El Project Management Institute (PMI)® no hará ninguna excepción a esta regla.

Hay cambios notables entre la versión de cuatro y la versión cinco de la Guía del PMBOK®. Por ejemplo, el número de áreas de conocimiento se ha aumentado de 9 a 10 y el número de procesos aumentó de 42 a 47. Pero este cambio sólo es simple, desde el punto de vista numérico. En realidad es mucho más complejo.

5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando

De blog de Cobalt, propongo ahora 5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando, por Ben Ferris.

Ben comenta que acaba de comenzar a tomar interés en la cocina. Considera que cocinar es un pasatiempo divertido en sí mismo, y se pregunta ¿qué nos puede enseñar acerca de la gestión de proyectos?

1. Hay momentos para hacer múltiples tareas al mismo tiempo y momentos para concentrarse solo en una cosa

Ben recuerda que su primer intento de preparar albóndigas fue un desastre. El problema fue que trato de hacer puré de papas y verduras, mientras estaba dando forma y cocinando las albóndigas. Así que las verduras mal cocidas y las albóndigas deformes y quemadas. Sin embargo, las papas estaban bastante bien. El mismo tipo de cosas pueden suceder en los proyectos, si trata de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, sobre todo si no se es experto en los temas. La multitarea puede ayudar pero sólo en el momento adecuado.

ITTO´s de los procesos del PMI

Uno puede escuchar dos tipos de recomendaciones cuando se prepara el examen de certificación como PMP(R): memorizar (o no) todas las entradas, herramientas, técnicas y salidas asociadas a los procesos descritos en el PMBOK (2013).

No voy a entrar en la polémica sobre la conveniencia de memorizar toda de la lista. Desde mi punto de vista, todos (aspirantes, administradores certificados novatos o experimentados) necesitamos de vez en cuando revisar esta información.

Por esto, ahora se puede consultar una tabla preparada para el efecto, en la barra lateral de este blog y en este enlace.

Referencia: A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide) (5th ed.). (2013). Newtown Square, Pa.: Project Management Institute.

Consejos efectivos para la Administración del Tiempo

Desde el Blog de Cobal, Robert Bell nos comparte algunos Consejos efectivos para la Administración del Tiempo.

Robert señala que es común que el tiempo pase rápidamente cuando se está bajo presión en un proyecto. En lugar de tratar de trabajar cada hora del día, es mucho mejor tratar de organizar el tiempo de manera que permita hacer las cosas a tiempo. Los consejos que Robert nos da al respecto son:

Permita que el equipo trabaje

No es buena tratar de controlar en exceso el trabajo del equipo una vez que se han delegado funciones. Muestra falta de confianza en otras personas y va a consumir gran cantidad de su tiempo. El trabajo en equipo busca dividir el esfuerzo necesario. Al inicio del proyecto, se deben asignar ciertas tareas a cada persona. Posteriormente sólo hay que asegurarse de que el equipo informe periódicamente sus actualizaciones y los problemas que se encuentren.

5 secretos de la gestión proyectos

Desde la pagina de Business 2 Community, Vanessa Fiorido nos propone 5 secretos útiles de la administración de proyectos.

Vanessa inicia recordando que la administración de proyectos es uno de los campos de los que mucha gente ha oído hablar, pero pocos están realmente familiarizados con él. De hecho, algunas personas pueden verlo como francamente intimidante  especialmente si se considera el tamaño y la complejidad de algunos de los proyectos que manejan:  construcción, software, etc.

Pero si bien es cierto que la administración de proyectos requiere conocimientos  especializados y procedimientos estrictos, también utiliza principios clave, poco conocidos, que todo el mundo puede utilizar, independientemente de su sector o industria.

Seis maneras de obtener 35 horas de contacto requeridas para el examen PMP®

Por Cornelius Fichtner, PMP - Making the PMBOK® Guide fun.

Con el fin de ser elegible para aplicar el examen de Certificación como PMP ® se deben documentar 35 horas de contacto en la sección de requisitos educativos. Hay seis categorías de proveedores de los que usted puede obtener las necesarias 35 horas de contacto de entrenamiento formal de gestión de proyectos. El siguiente artículo presenta cada uno de ellos, así como lo que se debe hacer hasta que su solicitud haya sido aprobada.

Obtener la certificación como Administrador de Proyectos (PMP)®  representa mucho más que solo la lectura de la Guía del PMBOK ®; también implica completar la solicitud de examen PMP ®, que puede ser un proceso que lleva tiempo y es a veces confuso. Cuando se completan los  requisitos en la sección de educación, se puede ver que se necesitan al menos 35 horas de "contacto".

Entonces, ¿qué son exactamente las horas de contacto, ¿por qué las necesita, y qué es lo que hay que hacer para conseguirlas?

Como elaborar la matriz de riesgos del proyecto

En su blog, Glen B. Alleman nos propone un método para elaborar la matriz de riesgos de nuestro proyecto.

Antes de comentar el artículo de Glen, me permito revisar algunos conceptos del artículo "Understanding Project Risk Exposure Using the Two-Dimensional Risk Breakdown Matrix". 

Los proyectos son esfuerzos complejos que implican un conjunto único de tareas y actividades realizadas tomando en cuenta una o más restricciones para cumplir los objetivos definidos. Una de las áreas clave que requieren una gestión proactiva en los proyectos es la gestión de riesgos, que surgen de las incertidumbres que pueden afectar el logro de los objetivos. Los riesgos pueden ser complejos, sobre todo por la amplia gama de orígenes y de posibles efectos sobre el proyecto.

Sin embargo, el proceso de riesgo a menudo no produce nada más que una larga lista de riesgos, que puede ser difícil de entender o manejar. A esta lista se le puede organizar para determinar qué riesgos deben abordarse primero, pero esto no proporciona ninguna información sobre la estructura de la exposición al riesgo en un proyecto.

Para organizar la información sobre la exposición al riesgo en un proyecto se usa la estructura de desglose de Riesgos (RBS).

10 frases que arruinarán la reunión de arranque del proyecto

Desde Wrike en twitter y en su blog, propongo estas 10 frases que arruinarán la reunión de arranque del proyecto.

La reunión de inicio del proyecto se parece mucho al proceso de afinar una banda de música antes de un concierto importante: permite establecer el tono adecuado y los elementos que aportarán al éxito de la empresa. 

El hecho real es que es importante la forma en la que se inicia el proyecto. 

En la reunión inicial, un par de frases descuidadas pueden desalentar y confundir al equipo. Para ayudar a evitar un arranque de proyecto desafortunado a continuación se muestra la lista de los anti-favoritos de todos los tiempos.

Artículo invitado: Cambios al examen de Certificación como PMP en 2013. Lo que debe saber.

Por Cornelius Fichtner, PMP

La quinta edición de la Guía del Cuerpo de Conocimientos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide) se publicó en diciembre de 2012. Es la última edición de la norma de gestión de proyectos global publicada por el Project Management Institute (PMI)®. El lanzamiento de esta nueva edición tiene consecuencias para todo el que se esté preparando (o pensando en preparase) para aplicar el examen del Project Management Professional (PMP) ®.

En pocas palabras: El 31 de julio de 2013, el examen de PMP será revisado para ser coherente con la Guía del PMBOK ® quinta edición. Estas son algunas recomendaciones para todos los aspirantes:

La paradoja de la gestión de riesgos

Desde la página de P3M Consulting, Fernando Santiago escribe sobre la paradoja de la gestión de riesgos.

"El patrocinador ha perdido poder político y ya no puede apoyar el proyecto", "El  Ejecutivo X favorecerá al Vendedor Y debido a las sus relaciones familiares", "El recurso técnico clave del proyecto puede salir porque está mal pagado y sus habilidades están en alta demanda". 

Todos estos son ejemplos de riesgos que preocupan al Administrador del Proyecto, pero que nunca llegan al registro de riesgos, ya que nadie se atrevería a documentarlos. Esta es la paradoja de la gestión de riesgos: se documenta todos los riesgos que que todo el mundo conoce, y se omiten los que potencialmente pueden descarrilar el proyecto.

Artículo invitado: Una introducción al examen PMI-ACP®

Por Cornelius Fichtner, PMP, CSM - Making the PMBOK® Guide fun. 

¿Utiliza prácticas, herramientas y técnicas ágiles en sus proyectos? 

¿Pertenece a una organización que está en proceso de adoptar o ya está poniendo en práctica proyectos que utilizan la filosofía, metodologías, principios y prácticas Ágiles? 

¿Quiere demostrar su pericia en las prácticas, herramientas y técnicas ágiles? 

Entonces podría estar listo para dar el siguiente paso y convertirse en un Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)® reconocido por el PMI®. Pero antes de empezar, hay algunas cosas importantes que debe entender, como los requisitos de elegibilidad para solicitar el examen PMI-ACP ®, el proceso de solicitud, y lo que puede esperar cuando aplique el examen. 

Artículo Invitado: PMI e ISO. Un comentario de Daniel Hendling acerca del Estándar de ISO "Guía sobre administración de proyectos" desde la perspectiva del PMBok 4.

Introducción

Ya ha sido publicado el estándar ISO "Guía de administración del proyectos" en su versión final. Este artículo revisa y comenta las secciones que al autor le han parecido más pertinente destacar. 

Al igual que con cualquier estándar, la ISO 21500 busca crear fundamentos y el entendimiento básico para el trabajo en proyectos. Esto nos debería permitir trabajar juntos más eficazmente, no sólo en el equipo de proyecto sino que también entre patrocinadores y administradores de proyecto. Además el estándar debería permitir a las organizaciones desarrollar sus propios estándares de administración de proyectos.

El estándar puede comprarse en www.iso.org o en una tienda local (en línea), y cuesta alrededor de EUR 116.

El estándar contiene una lista no muy extensa de términos y definiciones, misma que debería ayudar a comprender fácilmente el documento. Se puede encontrar una lista mas grande de términos en los documentos del PMI y sus guías y estándares.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

Artículo invitado: 10 Sitios Web altamente recomendables con preguntas de ejemplo para el examen de certificación como PMP

Por Cornelius Fichtner, PMP 

Iniciemos el año con un poco de retraso... Con un artículo invitado.

Las preguntas de ejemplo son sumamente útiles en la preparación para el examen PMP. Este artículo revisa 10 sitios que ofrecen preguntas gratis y de calidad.

Luego de ocho años como instructor de temas de Administración de Proyectos, he ayudado más de 20,000 estudiantes a prepararse para su examen de Project Management Professional (PMP) ®. En mi experiencia, he encontrado una elemento común: Todos ellos quieren practicar con preguntas de muestra PMP. 

En un esfuerzo por ayudar, he identificado 10 sitios que ofrecen preguntas gratuitas. Recomiendo cada uno de ellos por la calidad de sus preguntas.