¿Cuál es la fecha de inicio del proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me
ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Nuevamente del Correo de TenStep, propongo opciones para determinar la fecha de inicio del proyecto.

Recordemos primero que una de las características de un proyecto es que es un esfuerzo temporal. Es decir, tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esto parece bastante simple hasta que se debe definir exactamente lo que significan estas fechas. ¿Es después de que se firma el Acta del Proyecto? ¿Es cuando se finaliza el cronograma?

No hay una definición universalmente recomendada para ninguna de las fechas. Cada organización debe tener políticas al respecto. También dependerá de si existen implicaciones para elegir una alternativa sobre otra. Estas son algunas de las opciones para identificar la fecha de inicio del proyecto:

¿Qué información extraer del Enunciado de Alcance para arrancar el proyecto?

Desde la página de la empresa ProjectManager.com traigo este artículo en el que se propone un método para convertir las ideas y jerga legal del Ensuciado de Trabajo del Proyecto (Statement of Work), en información útil para los inicios de un plan de proyecto. Tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Leer el Enunciado de trabajo de principio a fin - La primera cosa que se sugiere hacer es tomar el Enunciado de trabajo y una taza caliente de café (o la bebida de su elección) y leerlo de principio a fin. Y no hay que desanimarse si no se puede comparar a una de las exitosas novelas de moda. De hecho, una Declaración de trabajo es un documento tedioso, aburrido, mecánico, y difícil de seguir. Pero esto es parte del proceso que proporciona la exposición se necesita para comprender el espíritu del proyecto y cuáles son los entregables terminados.

2. Entender las definiciones - Lo siguiente que se sugiere es entender las definiciones que normalmente se incluyen al principio del documento. Esto es, en el glosario de términos que ayuda a entender los detalles del Enunciado de trabajo. Los términos utilizados en el documento típicamente infieren un contexto legal, por lo que la comprensión de las definiciones arrojará luz sobre aquellas áreas que podrían causar malentendidos que surgen entre proveedor y cliente.

Dieciséis preguntas básicas al iniciar un proyecto

Desde el blog de Elizabeth Harrin, traigo estas 16 preguntas básicas al iniciar un proyecto:

¿Por qué es importante este proyecto?

¿Cuál es el problema que está tratando de resolver?

¿Qué se espera lograr con el proyecto? ¿Cuál es el objetivo de alto nivel?

¿Ya han sido documentado los requisitos del proyecto? Si es así, ¿dónde? ¿Por quién?

¿Cuál es la solución que se ha acordado, en su caso? ¿Qué análisis se hizo sobre las soluciones propuestas?

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto?

Desde la página Project Management Tips Brad Egeland nos ayuda a responder a la siguiente pregunta: ¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto? 

Brad nos propone cinco preguntas que se deben hacer al cliente potencial en un nuevo proyecto a fin de obtener detalles sobre qué considera que necesita. 

1. ¿Existe presupuesto para esta actividad? 

Brad considera que es importante hacer esta pregunta en primer lugar, para no perder el tiempo defendiendo una posición que no tiene el respaldo de la organización. 

Esta es sin duda una pregunta que debe hacerse lo más pronto posible, durante las primeras reuniones con un cliente potencial. Y no es necesario saber cuánto puede gastar. Pero es necesario saber que si puede invertir en el proyecto. 

2. ¿Existe un plazo dentro del cual el proyecto deba ser completado? 

Si hay algún compromiso de tiempo a nivel gerencial, usted necesita saberlo. Las necesidades específicas y plazos respecto al calendario del cliente del proyecto son cosas que usted necesita saber ya que influyen directamente en todas las otras decisiones que se tomen respecto al proyecto. 

3. ¿Cuál es el mayor problema que enfrentamos que nos ha llevado a estar aquí? 

El cliente siempre tiene una gran necesidad de la que es consciente y que le ha llevado a buscar el desarrollo de un proyecto. 

Además, puede haber más problemas ocultos que se deberán determinar y reconocer. Por esto, Brad sugiere hacer las preguntas correctas para encontrar el problema que el cliente percibe, y luego hacer más preguntas para ver si el problema en realidad es sólo un síntoma del verdadero problema o problemas que necesitan resolverse. 

Si el proyecto resuelve sólo el problema inicial percibido por el cliente, este será feliz a corto plazo. Pero si se localiza y resuelve el verdadero problema, se gana más con el cliente, tanto en confianza como en ingresos. 

4. ¿Qué retroalimentación tiene el cliente de sus usuarios finales? 

Es recomendable verificar que se haya consultado a los usuarios finales de cualquier proceso actual o los usuarios finales del proceso de nuevos potenciales que sean afectados por el proyecto. 

Este es un tema que hemos tratado en forma recurrente en este blog: Hay que tomar en cuenta la opinión de todos los interesados en el proyecto (entre otras entradas, aquí y aquí).

Como sugiere Brad, hay que asegurarse de que el cliente ha discutido la situación con sus usuarios finales. Si no es así, esta actividad se vuelve trabajo del Administrador del Proyecto, por lo que necesita saberlo desde el principio, ya que afectará a su presupuesto y la forma en la que va a tratar a estas personas. 

5. ¿Ha discutido el problema en detalle, con todos los expertos en la materia en su organización? 

Hay que asegurarse de que el proyecto no es solo un pensamiento en la cabeza del cliente patrocinador, sino que toma en consideración a cualquier "experto" interno que pueda arrojar luz sobre el asunto o puede contar con una potencial solución al problema. 

Las respuestas a estas sencillas preguntas proporcionan elementos para dimensionar el proyecto, evaluar sus riesgos y eventualmente tomar la decisión de iniciarlo o no.

Referencias: El número cinco. 2011. Culturally Authentic Pictorial Lexicon. Recuperada de http://capl.washjeff.edu/browseresults.php?langID=14&photoID=2368&size=m  el 29/Dic/2011. 

Principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectos

Desde PMHut, Michael Greer (Twitter y página personal) nos propone las 20 principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectos, organizados de acuerdo a los cinco procesos esenciales en la Administración de Proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre.