¿Qué información extraer del Enunciado de Alcance para arrancar el proyecto?

Desde la página de la empresa ProjectManager.com traigo este artículo en el que se propone un método para convertir las ideas y jerga legal del Ensuciado de Trabajo del Proyecto (Statement of Work), en información útil para los inicios de un plan de proyecto. Tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Leer el Enunciado de trabajo de principio a fin - La primera cosa que se sugiere hacer es tomar el Enunciado de trabajo y una taza caliente de café (o la bebida de su elección) y leerlo de principio a fin. Y no hay que desanimarse si no se puede comparar a una de las exitosas novelas de moda. De hecho, una Declaración de trabajo es un documento tedioso, aburrido, mecánico, y difícil de seguir. Pero esto es parte del proceso que proporciona la exposición se necesita para comprender el espíritu del proyecto y cuáles son los entregables terminados.

2. Entender las definiciones - Lo siguiente que se sugiere es entender las definiciones que normalmente se incluyen al principio del documento. Esto es, en el glosario de términos que ayuda a entender los detalles del Enunciado de trabajo. Los términos utilizados en el documento típicamente infieren un contexto legal, por lo que la comprensión de las definiciones arrojará luz sobre aquellas áreas que podrían causar malentendidos que surgen entre proveedor y cliente.

3. Entender lo que es responsabilidad del equipo de implementación de proyecto (su empresa) - Cuando se tiene una visión general de todo el SOW y una comprensión de los términos jurídicos utilizados en el acuerdo, hay que concentrarse en lo que es responsabilidad de su empresa. En esta sección se detalla lo que ha prometido entregar como empresa. Puede ser la promesa de una cierta cantidad de tiempo en sus servidores y equipos. O pueden ser fechas de entrega de algún producto, horas del personal de apoyo, o una lista de otros resultados que su empresa se ha comprometido a entregar. ¿Por qué es esto importante? Porque, cuando se cumplan estos requisitos, se puede cobrar.

4. Entender lo que es responsabilidad del equipo de trabajo del cliente - Ahora hay que revisar lo que es responsabilidad del cliente. Puede ser el acceso a expertos en la materia de entre su personal, o aprobaciones rápidas, tal vez su propio personal de apoyo, instalaciones u otro tema. Es importante saber esto porque el fracaso de parte del cliente para cumplir con cualquiera de estas áreas podría afectar negativamente su propia capacidad para cumplir, frenando la entrega y, en última instancia, el pago en el proyecto. Esta sección ayuda a saber en qué temas empujar al cliente a hacer su trabajo de una manera oportuna.

5. Adentrarse en las Detalles - Cuando ya se han identificado definiciones, áreas de responsabilidades y compromisos asumidos por su empresa y el cliente, es el momento de sacar a sus marcadores de colores favoritos (bolígrafos, lápices o instrumento de escritura de su elección). Con ellos, hay que volver a cada línea en el Enunciado de trabajo e indicar si se trata de un entregable, riesgo, asunción, restricción, elemento de tiempo, evento de pago o cualquier otra categorización de trabajo del proyecto. Resalte cada una de estas secciones en un color diferente o ponga una nota al margen, para que puedan ser referenciados en el siguiente paso.

6. Vacíe el SOW a una hoja de cálculo - Una vez que su Enunciado de trabajo está marcado y categorizado, hay que vaciarlo en una hoja de cálculo al menos con las siguientes columnas: Tipo (entregable, riesgo, asunción, etc.), Descripción (se puede copiar y pegar este directamente desde el SOW) y otra columna para Notas. Por ejemplo, si uno de los entregables en el SOW es "La información financiera se enviará diario a las 11:00 pm", esta frase se copia en la hoja de cálculo y se categoriza como un entregable. Luego, en las notas se puede añadir un comentario aclarando que incluye el fin de semana, así como noches entre semana. Por cierto, se sugiere incluir "Preguntas / Problemas" como una categoría para aquellos elemento que no encajan fácilmente en cualquiera de las otras categorías o para los que se necesitan más aclaraciones.

7. Crear una tabla dinámica - Una vez que se ha revisado todo el SOW y ordenado toda la información por categorías, se sugiere crear una tabla dinámica. Esta es la parte divertida. Se podrá observar como emergen patrones - lo que hay que hacer, cuando hay que hacerlo, qué riesgos o problemas que hay que tener en cuenta, y cualquier pregunta abierta que necesite ser contestada. Se debe obtener respuestas a estas preguntas y con ellas actualizar la hoja de cálculo, para volver a revisarla.

8. Crear la estructura de desglose de trabajo (WBS) - En este punto ya se tiene lo necesario para crear una versión inicial de la EDT (WBS) que impulsará el resto del plan del proyecto. No sólo eso, también se debería tener una comprensión clara y profunda del proyecto en lo que respecta a los términos legales del contrato, y las responsabilidades de las partes.

Este enlace es una infografía del artículo original.