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febrero 18, 2022

15 años del blog

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Este blog (bastante abandonado en los últimos tiempos) está de manteles largos cumpliendo hoy 15 años de existencia.

Muchas veces he aclarado qué siempre ha sido un ejercicio que escribo para mí. 

Ahí radica la principal razón por la que no lo he actualizado en el último año: Sí bien es cierto que profesionalmente sigo dedicado a la administración de proyectos (y que es un tema que me apasiona),  también es cierto que ahora mi ámbito de desempeño profesional está enfocado a la seguridad de la información, y bastante menos al desarrollo de software.

Esto ha implicado una serie de nuevos retos qué me han impedido dedicarle el tiempo serio qué me gusta dedicarle.

Pero no podía dejar pasar sus 15 años.

Gracias a todos los que han estado desde el principio, los que se han acercado en el camino y bienvenidos a los que vayan a llegar.

Esperemos seguir conviviendo por muchos años más.

Un abrazo a todos.

diciembre 15, 2020

Cierre del 2020, lecciones aprendidas

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


Se acerca el fin de año, y como siempre, he preparado esté post como un recuento de lo acontecido, esta vez para el 2020.

Es probable que casi todos coincidamos en que esté es uno de los años más atípicos que hayamos vivido. Para mí lo ha sido.

Así que voy a dividir el post en dos partes: las estadísticas, y las reflexiones, las lecciones aprendidas.

Si bien no es el año más productivo del blog, si es uno de los que han tenido publicaciones más periódicas.

En otros años, aquí habrían venido agradecimentos personalizados, o resoluciones para el año nuevo

En algún caso el post de cierre ha sido más reflexivo. Es el caso para este año.

El 2020 ha sido un año de muchos aprendizajes: Aprendimos sobre nuevas posibilidades de trabajo remoto, sobre nuevas formas de organizarnos y de comunicarnos. Aprendimos a responder a situaciones totalmente fuera de nuestro control.

Aprendimos de dolor y de soledad. aprendimos a extrañar.

Pero también aprendimos a valorar el contacto humano y ojalá hayamos aprendido a cuidarnos.

Aprendimos a valorar los momentos felices, aún los más pequeños. Aprendimos a disfrutar de un simple saludo, de una mirada, o de un beso a través del teléfono.

Personalmente aprendí que es mejor estar en paz con todos. No tener pendiente nada que deba aclarar con nadie, porque no podemos saber cuándo será la próxima vez que podemos aclarar las cosas cara a cara.

Y espero que hayamos aprendido a ser agradecidos. Yo lo aprendí.

Gracias a quién me ha acompañado a diario. Gracias a la familia, a los amigos.

Gracias a todos por seguir leyendo el blog. Les deseo lo mejor y aquí nos vemos el año entrante.



Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:

noviembre 20, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 9 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.



Esta es la última Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Técnica Pomodoro
FUNDAMENTO:
La técnica de Pomodoro se basa en la idea de que podemos ser los más productivos si nos concentramos intensamente en una cosa durante un breve período de tiempo antes de tomar un descanso.

VISIÓN GENERAL:
Esta técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo, y recibe su nombre del temporizador de cocina con forma de tomate (Pomodoro) que Francesco utilizó para seguir el progreso de su trabajo.
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, evitar distracciones, realizar una sola tarea, establecer prioridades, decir "No"

PROCESO:
         1. Hacer una lista de tareas pequeñas que se deben lograr o dividir una tarea grande en más pequeñas

2. Establecer un temporizador para 25 minutos y prestar toda su atención a la tarea en cuestión.


3. Cuando suene el temporizador, tomar un descanso de 5 minutos


4. Configurar el temporizador para 25 minutos y abordar la siguiente tarea


5. Después de completar cuatro sesiones de 25 minutos, tomar un descanso de 30 minutos


6. Repetir el proceso hasta que termine con la tarea o proyecto

VENTAJAS:
Mejores estimaciones de tiempo

Tiempo de trabajo fijo: es más probable mantenerse concentrado

Los descansos regulares ayudan a eliminar el agotamiento y a mejorar el rendimiento.

Los pomodoros son una forma fácil de rastrear la rentabilidad y la productividad.

DESVENTAJAS:
Debe dejar de trabajar una vez que se agoten los 25 minutos: si lo está haciendo particularmente bien, esto es contraproducente

Hay quién encuentra que la amenaza constante de un temporizador puede ser una distracción y las interrupciones perpetuas pueden ser perjudiciales

Nota: Ya habiamos mencionado esta técnica en esta entrada

NOMBRE:
Horario Ideal Biológico (biological prime time)
FUNDAMENTO:
El horario ideal biológico es la hora del día en que se tienen los niveles de energía más altos, por lo que es más probable ser productivo en el trabajo.

El término "Biological Prime Time" fue introducido por primera vez por Sam Carpenter en su libro Work the System

VISIÓN GENERAL:
Una vez que se determina el horario ideal biológico, se podrá asignar las tareas más importantes y prioritarias a este momento.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, evitar distracciones, objetivos SMART

Resuelve problemas de programación ineficaz

PROCESO:
Se recomienda experimentar con el trabajo durante varios días (al menos 20 días).

Hacer un seguimiento de los niveles de concentración, energía, motivación y capacidad de atención durante estos días

Es mejor realizar un seguimiento de estas variables dentro de un período de tiempo fijo, por ejemplo, de 9 a.m. a 5 p.m. todos los días

Registrar los resultados cada hora y cada día

Después de 20 días, analizar los resultados: seguramente determinada hora del día se destacará como la hora en que se pudo realizar la mayor parte del trabajo

Una vez identificadas las horas más productivas del día durante estos 20 días, se debe comenzar a asignar las tareas prioritarias futuras a este momento

Asignar las tareas menos importantes a los períodos de tiempo que ha notado que la concentración, niveles de energía y capacidad de atención son bajos

VENTAJAS:
Identificar cuándo se es más productivo y asignar todas las tareas cruciales a este período de tiempo.

Identificar cuándo se es menos productivo y asignar actividades menos importantes, pero aún vitales, como administrar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas

DESVENTAJAS:
Se debe ajustar y cambiar la rutina a menudo, y realizar un seguimiento durante más tiempo si se desea identificar correctamente el horario de máxima audiencia biológica

Si está subordinado a alguien y tiene que cumplir con los plazos, conocer su tiempo biológico principal no será útil: tendrá que trabajar de acuerdo con las solicitudes y plazos de sus jefes

NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso


NOMBRE:
Flow Time
FUNDAMENTO:
La técnica de Flow Time es similar a la técnica de Pomodoro, ya que fomenta el enfoque en un proyecto o tarea específica durante un corto período de tiempo. Sin embargo, a diferencia de la técnica Pomodoro, alienta a continuar si se encuentra en “flujo” (en “la zona”).

VISIÓN GENERAL:
Flowtime intenta proporcionar los mismos beneficios que Pomodoro (es decir, el seguimiento del tiempo, la eliminación de tareas y los descansos regulares) sin el estrés o la interrupción que lo acompañan.

En lugar de alternar estrictamente entre, 20 minutos de trabajo y 10   minutos de descanso, la técnica Flowtime permite trabajar todo el tiempo que se quiera. En la mañana, es posible que realizar 90 minutos de trabajo antes del primer descanso, mientras que en la tarde puede necesitar cambiar entre 10 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso.

Esta técnica proviene de la técnica de Pomodoro, pero es menos rígida en términos de tiempo para sesiones de trabajo y descansos. También es similar a la técnica de Timeboxing, solo se le recomienda considerar si continuará trabajando una vez que haya expirado el tiempo, no forzado a detenerse.

Se puede crear un registro de Tiempo de trabajo (en minutos) a medida que se avanza, o cuando termina una tarea, o incluso al final del día. Estos son datos importantes que se pueden usar para planificar el día, observar los tiempos más productivos y cualquier correlación entre los períodos de descanso y el tiempo de trabajo sostenido.

Flowtime fue desarrollado por Dionatan Moura, ingeniero de software,  en 2015.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : manejo del estrés, tareas individuales

PROCESO:


  1. Establecer un temporizador para un período entre 10 y 90 minutos. Quién ya se encuentre concentrado, puede configurarlo durante 45-60 minutos. Si ya se siente distraído, puede configurarlo durante 10-30 minutos.
  2. Cuando suene el temporizador, evaluar el grado de concentración en la tarea y la capacidad de continuar concentrándose
  3. Si no hay concentración, tómar un descanso de 10-30 minutos. Cuando el temporizador se apaga, configurar otro temporizador e intente nuevamente enfocarse en la tarea en cuestión
  4. Si puede continuar enfocando, configurar el temporizador para un período de tiempo adicional que considere que puede permanecer enfocado hasta un periodo de 90 minutos
  5. Después de 90 minutos, tome un descanso, luego repita

VENTAJAS:
Obtiene los beneficios de las sesiones de trabajo de Pomodoro con la libertad para decidir cuánto durarán las sesiones de trabajo y los descansos.

DESVENTAJAS:
El tiempo prescrito para la duración de las sesiones de trabajo puede llevar  a olvidar los descansos y al riesgo de agotamiento

El análisis de las tareas es totalmente individual; hay que ser cuidadoso al analizarlas

Falta general de reglas

NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso

Conclusiones:
Obviamente, para poder administrar el tiempo es necesario entender claramente que es todo lo que debemos hacer. Tener claros los objetivos.

Todos los métodos asumen que tenemos un objetivo claro, por lo que somos capaces de determinar las tareas a completar.

De esa lista deberemos priorizar para decidir que tarea ejecutar. Y trabajar en solo una tarea a la vez.

Me considero una persona muy visual, por lo que, como he comentado, uso kanban porque me gusta poder ver todo mi trabajo de una vez, tener claro lo que estoy trabajando y qué queda pendiente.

Además conozco mi Prime Time Biológico, con un par de picos de productividad en la segunda parte de la mañana y la segunda parte de la tarde. Con este conocimiento, procuro hacer mi tarea más importante por la mañana y aprovechar al máximo también el pico de la tarde.

Empecé a usar pomodoro pero me siento más cómodo trabajando en forma continua hasta que el mismo organismo o el ambiente me pide interrumpir, así que uso mi versión de flowtime. Finalmente acostumbro llevar un “semanario de productividad”.

Supongo que es claro decir que cada quién debe elegir el propio método (o la combinación de ellos), adaptarlo y hacer lo requerido para que le funcione.

Creo que es mejor tener un método (propio) que no tener nada y ahogarse en tareas y emergencias.



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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

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