¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto? 

Un proyecto exitoso debe estar alineado con la misión, visión y objetivos de la organización. Por tanto, para lograr un proyecto exitoso es necesario comprender la misión, visión y objetivos de la organización: Comprender la dirección y los objetivos a largo plazo de la organización para poder identificar cómo el proyecto puede contribuir a su logro. 

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 7 de 9

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Esta es la Séptima Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:	Método Kanban
FUNDAMENTO:	Una técnica visual de administración del tiempo que lo ayuda a seguir el progreso de sus proyectos: puede realizar un seguimiento de cómo se mueven las tareas a través de columnas con etiquetas diferentes. Esta técnica fue desarrollada en la década de 1940 en Japón por Taiichi Ohno, para Toyota Automotive, para ayudar a aumentar su productividad y efectividad en la fabricación. La técnica Kanban se desarrolló hace mucho tiempo en la industria automotriz y mejoró considerablemente todos los procesos. La técnica se basa en la idea de que los seres humanos son altamente visuales y al ver el flujo de trabajo en una imagen simple pero poderosa, podemos mantener el trabajo fluyendo sin problemas.
VISIÓN GENERAL:	El método Kanban se basa en cuatro principios: Visualizar el trabajo: al ver proyectos y tareas agrupados, también se pueden ver los obstáculos y problemas. Limitar el trabajo en proceso: la visualización ayuda a identificar el grado de avance se encuentran las tareas. Esto permite concentrarse en las tareas más cercanas a la finalización, manteniendo menos tareas sin hacer. Concentrarse en el flujo: observar las tareas pasar de una fase a otra puede ayudar a identificar dónde están ocurriendo cuellos de botella y ayudar a aumentar el flujo Mejora continua: al identificar áreas de debilidades, se puede mejorar el proceso Resuelve problemas de multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, objetivos SMART, delegación de tareas adecuada, tarea única
PROCESO:	Determinar el número de etapas del proyecto o tarea y crear las columnas. Por ejemplo: cuatro columnas, y mover tareas dentro de un proyecto a través de estas etapas: Retraso: hacer una lluvia de ideas y colocar todas las tareas aquí. Por hacer: estas son las tareas en las que trabajará En progreso: tareas en las que está trabajando actualmente Hecho: tareas que has terminado Luego decidir qué tareas se deben mover a la columna Para hacer y qué tareas pueden esperar su turno.
VENTAJAS:	No hay una plantilla única para todos los proyectos, lo que significa   que se pueden personalizar los principios para satisfacer necesidades propias. Representación visual clara de toda el estatus: representación directa del progreso del proyecto Es posible dividir el proyecto en tareas pequeñas y manejables, y realizar el seguimiento del progreso en todos los ámbitos
DESVENTAJAS:	Al no haber una plantilla única para todos los casos, crear un tablero Kanban específico puede llevar mucho tiempo, ya que se debe decidir cuántas columnas incluir y cómo nombrarlas. Kanban no identifica importancia y urgencia Puede ser difícil predecir cuándo se terminarán las tareas (y el proyecto) porque la única medida de progreso es moverse a través de las columnas; no hay un componente de tiempo

NOTA: Esta es una de las técnicas que yo uso.

NOMBRE:	Método de semáforo
FUNDAMENTO:	El método del semáforo es esencialmente una versión más simple de la técnica Kanban.
VISIÓN GENERAL:	Con la técnica del semáforo, crea tres listas: rojo, amarillo y verde. Empiezas centrándote en la lista roja. Cuando se completa la lista roja, pasa a la lista amarilla. Si completa la lista amarilla, puede pasar al verde. Cada día, cualquier tarea incompleta sube en la lista, por lo que las tareas amarillas serían rojas al día siguiente y las tareas verdes serían amarillas.
PROCESO:	Todo lo que se necesita son tres listas:      Lista roja para tareas que requieren atención inmediata.      Lista amarilla para las tareas que debe completar en dos días.      Lista verde para todas las demás tareas menos urgentes. Solo hay que concentrarse en la lista roja. Cuando la lista roja esté vacía, pasar a la lista amarilla. Cuando se termine, pasar a la verde. Al comienzo de cada día, cambiar las tareas de verde a amarillo o de amarillo a rojo según sea necesario.
VENTAJAS:	Más simple que otros métodos
DESVENTAJAS:	Las mismas de Kanban

Fin de la Séptima Parte

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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/

Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17

The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

¿Cómo apoya el software de código abierto durante la pandemia de COVID-19?

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La comunidad de Software de código abierto Sourceforge revisa en este artículo, el impacto que el software de código abierto ha tenido durante la pandemia de COVID-19.

En éste post ya hemos hablado de cómo ejecutar proyectos en presencia del Coronavirus. En éste otro revisamos algunas actividades y herramientas especialmente útiles al PM.

En resumen: hay que considerar el trabajar con equipos dispersos, en donde habrá personas que trabajen desde sus casas. Y para equipos de trabajo que tenían que estar ubicados en el espacio físico de la empresa, ya no deberá haber tantas personas en un solo lugar.

¿Cómo será la Administración de Proyectos despúes de la pandemia de COVID-19?

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Si bien parece claro que el aumento en el trabajo remoto es la consecuencia más importante que se verá en el ámbito de la Administración de Proyectos después de la pandemia de COVID-19, esta tiene algunas consideraciones.

A continuación algunos aspectos importantes que puedo remarcar a partir de algunos artículos (este, este, este y este).

1. Trabajo remoto.

Una primera consecuencia del trabajo remoto son los beneficios para el empleado: menos inversión de tiempo y dinero en transporte, lo que también se traduce en beneficios financieros: ahorros en viajes diarios, comidas de oficina y otros gastos varios.

Luego tenemos los beneficios para la empresa, empezando por menos costos indirectos (renta, luz, agua, teléfono). También hay reducción del gasto en tecnología en el sitio.

Solo no hay que olvidar que una cierta cantidad de empleados preferirán no trabajar desde casa, ya sea debido a las diversas distracciones en su casa o su preferencia de ir a un espacio de trabajo físico. Esto requeriría que las empresas introduzcan políticas de trabajo remoto adecuadas para garantizar una cultura sólida en el lugar de trabajo y operaciones eficientes mientras trabajan con equipos distribuidos.

Las organizaciones deben mejorar continuamente sus políticas de trabajo remoto a largo plazo.

¿Cuál es la metodología de Administración de proyectos adecuada para mi entorno?

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Desde el blog de brightwork traigo ahora un arículo de Grace Windsor sobre como determinar y elegir la metodología de Adminsitración de proyectos adecuada dado el entorno en donde se va a ejecutar el proyecto.

Una observación inicial es que el artículo se publicó por primera vez en Noviembre de 2016 y luego fue actualizado en Julio de 2019.

Elegir la metodología adecuada es, al perecer, una preocupacion permamente.

Menciona Grace una encuesta publicada en Harvard Business Review que revela que un obstáculo importante para la colaboración del equipo tiene que ver con el tiempo, siendo para los encuestados el tercer desafío más grande para la colaboración, después de la cultura del lugar de trabajo y la alta gerencia.

Propuesta de esquema híbrido de seguimiento y control de proyectos

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Cada semana participó en una reunión virtual de administradores de proyectos en Twitter que se denomina @PMChat y que se puede buscar también con el hashtag #pmchat.

En una de esas reuniones surgió la conversación respecto a algunas herramientas qué se puede usar en el mundo ágil y en la administración de proyectos tradicional. La charla derivó finalmente a proponer el uso de tableros kanban, reuniones diarias de avance (standups) y la WBS. Esta es mi propuesta sobre cómo podrían usarse juntas estas herramientas.