5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Del correo de ProjectManager.com, propongo ahora 5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Estos 5 pasos simples ayudarán a comprender el progreso del proyecto en todo momento.

1. Concentrarse en lo importante

Antes de comenzar a dar seguimiento al proyecto, hay que saber dónde debe enfocar la atención. En cada proyecto hay tantos elementos que podrían rastrearse, que vale la pena revisar en cada caso a fin de descubrir qué elementos son importantes para los patrocinadores y el equipo.

Propuesta de esquema híbrido de seguimiento y control de proyectos

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Cada semana participó en una reunión virtual de administradores de proyectos en Twitter que se denomina @PMChat y que se puede buscar también con el hashtag #pmchat.

En una de esas reuniones surgió la conversación respecto a algunas herramientas qué se puede usar en el mundo ágil y en la administración de proyectos tradicional. La charla derivó finalmente a proponer el uso de tableros kanban, reuniones diarias de avance (standups) y la WBS. Esta es mi propuesta sobre cómo podrían usarse juntas estas herramientas.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 7 - Otras sugerencias

Cierro este tema con una revisión de cosas que se sugiere promover y otras que hay que evitar en las reuniones de trabajo.

Desde la página de USA Today Anita Bruzzese, Gannett hace algunas recomendaciones tomadas de un libro de Jon Petz.

Reuniones sin sillas. Muchas empresas han encontrado que es bueno eliminar las sillas de las salas de juntas y tener sólo una pizarra blanca.

Esto elimina la tendencia a divagar sobre cuestiones innecesarias.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 6 - ¿Cual es el costo de las reuniones?

Casi para cerrar esta serie, traigo esta propuesta.

Más que tips o recomendaciones, se trata de una reflexión de Derek Huether sobre cual es el costo real de las reuniones de trabajo. 

Derek recuerda una reunión mensual, con una duración de 2.5 horas. 40 personas en la sala, desde auxiliares administrativos hasta altos ejecutivos. Derek preparó una estimación burda del costo de la reunión. Mediante una aplicación pudo calcular que la reunión tuvo un costo estimado de $17,904 dólares. La información proporcionada por el vendedor, desde su perspectiva, no valía la pena casi $18,000 dólares. Y se tratar de una reunión mensual obligatoria.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 5 - ¿Como se hacen las reuniones en Google?

Veamos ahora como se hacen las reuniones de trabajo en Google. 

Interesante, el artículo "Como ejecutar una reunión como en Google"  de Carmine Gallo, que surge de una entrevista a Marissa Mayer, Visepresidente de productos de búsqueda en Google.

El artículo menciona algunas técnicas que ya hemos comentado en los post anteriores.

1. Establecer una agenda firme.

Mayer sugire preparar con anticipación la agenda de la reunió. Esta debe considerar los participantes quieren discutir y la mejor forma de utilizar el tiempo asignado. Y si bien las agendas deben ser flexibles, son herramientas que obligan a las personas a pensar en lo que quieren lograr en las reuniones. Ayuda a todos los participantes a centrarse en lo que realmente están tratando de lograr, y la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 4 - Recuperar una mala reunión

Desde la página del Hardvard Business Review Melissa Raffoni nos hace algunas recomendaciones sobre cómo recuperar una reunión que se está saliendo de control. Y no se aplica sólo a Adminsitradores de Proyecto, cualquier persona en el equipo puede ayudar con esto.

El problema es relativamente simple. Como estamos estableciendo en estas entradas, las reuniones de trabajo son necesarias. Pero que pasa cuando la reunión se desvía. Cuando, por mas intentos que haga el Administrador de Proyecto, los participantes no "se enganchan" con el tema de la reunión. Estas son las recomendaciones de Melissa:

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 3 - Tipos de reuniones específicos

Siguiedo con el tema de reuniones de trabajo, analicemos ahora algunas reuniones muy específicas.

En sus libros "The Business Meetings Sourcebook: A Practical Guide to Better Meetings and Shared Decision Making" y "The Complete Handbook of Business Meetings" Eli Mina establece algunos principios generales de planificación de reuniones, distinguiendo dos tipos de reuniones de trabajo:

1. Preventivas, encaminadas a impedir que ocurran algún evento.
2. Proactiva, destinada a hacer que cierto evento suceda

Además, en la página de PEI encontramos otras recomendaciones.

Primero veamos la reunión de arranque del proyecto.

Esta reunión tiene lugar durante la fase inicial del proyecto y es fundamental para establecer las expectativas correctas del equipo del proyecto, y todos los interesados. 

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 2-Reuniones efectivas

A partir del correo de Smartdraw y otros artículos recupero algunas ideas que pueden ayudar a que la siguiente reunión del proyecto sea exitosa.

Como complemento se han considerado también algunas ideas mencionadas por Barbara Sribel en su libro "The Manager's Guide to Effective Meetings", Pedro Robledo en su artículo "5 Pasos para preparar una reunión con éxito" y por Miguel Angel Aguirre que proporciona algunas ideas en su "Guía: reuniones de trabajo eficaces".

Lo primero que destaco es una interesante afirmación: "Los estudios reportan que el empleado promedio pierde casi un día por semana en reuniones improductivas... Debido a que en la mayoría de las reuniones nadie toma notas e incluso si lo hacen nadie asigna tareas de una manera que fomente la rendición de cuentas".

Entonces, ¿cuál es el secreto de las reuniones efectivas?

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 1-Los Involucrados

En entradas anteriores (esta y esta) he comentado sobre la importancia de la comunicación para el Administrador de Proyectos

Y respecto al tema de Comunicación, una de las actividades menos gratas en la Administración de proyectos sea tal vez atender y coordinar las constantes reuniones (de avance, de trabajo, de lo que sea). Pero son un mal necesario, ya que es el momento en que se levantan y se da seguimiento a acuerdos.

Sin duda se trata de un tema muy amplio que se va a desarrollar en varias entradas sobre los diferentes aspectos de las reuniones de trabajo, siguiendo la agenda que propongo a continuación:

1) Los involucrados.

2) Reuniones efectivas

3) Tipos de reuniones específicos
4) Recuperar una mala reunión
5) Ejecutar reuniones como en Google
6) Costo de las reuniones
7) Otras sugerencias

¿Cuál es la forma adecuada de registrar el avance del proyecto?

"3 Dashboards" by Kate07lyn - Jinfonet Software. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.

Desde la página de Innovative Management Solutions, traigo una propuesta de Jeff Collins que recomienda la forma adecuada de registrar el avance del proyecto.

Jeff señala que la mayoría de los Administradores de Proyecto tratan de mantener control sobre el progreso del equipo durante toda la duración del proyecto. Dado que no siempre es posible determinar exactamente cómo se está desarrollando una iniciativa, a menudo se recurre a confiar en los instintos. Los Administradores experimentados a menudo encuentran que esta resulta ser una evaluación precisa del estado actual del proyecto. Sin embargo, la primera impresión no siempre es infalible, por lo que se necesita una forma más confiable de dar seguimiento al funcionamiento del proyecto.

¿Cómo se recomienda dar seguimiento a los resultados del proyecto?

Cinco elementos esenciales en los reportes de avance

Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.

1: Identificar los Riesgos Mayores

Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.

Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!

¿Como expresar el grado de avance del proyecto? (Y como calcularlo como un porcentaje)

Desde el blog de Project Conections Geof Lory nos propone como expresar el avance del proyecto, tema que también se alínea con otros artículos del blog, como este y este.

Como indica Geof, una de las responsabilidades regulares del Administrador del Proyecto, es la creación de informes de estado que proporcionan los grupos de interesados una idea precisa de cómo van las cosas en el proyecto ya sea en forma semanal o mensual.

Estos informes de estado no están diseñados para ayudar directamente al equipo o al Administrador del Proyecto. Su propósito es proporcionar a los que están financiando o a los responsables de la supervisión del proyecto, una idea de cómo se está ocupando su dinero. Y si bien cada grupo de interesados parece requerir su propio formato para los mismos datos, la medida común que todos quieren para medir el progreso general es el porcentaje completado.

Si bién el porcentaje completado puede ser interesante, pero Geof no lo recomienda por muchas razones:

4 tipos de Informes de Proyectos

Siguiendo la línea del Post anterior, ahora del blog de ProjectManger vamos a revisar 4 tipos de Informes de Proyectos.

El Administrador del Proyecto constantemente escicha una pregunta: 

¿Puedo tener ese informe antes del lunes? Tal vez lo pregunta el patrocinador del proyecto o su oficina de proyectos, o un colega. Sin importar quién pregunte, el administrador de proyectos pasa mucho tiempo recopilando informes y compartirlos con las personas adecuadas. Incluso producimos informes para nuestro propio beneficio, sólo para que sepamos cómo van las cosas.