Cierro este tema con una revisión de cosas que se sugiere promover y otras que hay que evitar en las reuniones de trabajo.
Desde la página de USA Today Anita Bruzzese, Gannett hace algunas recomendaciones tomadas de un libro de Jon Petz.
Reuniones sin sillas. Muchas empresas han encontrado que es bueno eliminar las sillas de las salas de juntas y tener sólo una pizarra blanca.
Esto elimina la tendencia a divagar sobre cuestiones innecesarias.
Pasar el registro de acuerdos. El último en entrar en la sala tiene que tomar notas de la reunión. Esto hace que la gente llegue a tiempo para no quedarse con esa responsabilidad.
Reuniones en lugares diferentes. Estar sentado en una habitación mal ventilada tratando de obtener a ideas innovadoras puede ser agotador, así que se sugiere hacer reuniones en una escalera o en el jardín.
Reuniones extra rápidas. Cada participante recibe 2 minutos para compartir su información. Para las preguntas de seguimiento se da 1 minuto.
Y desde el blog de Time Management Ninja, tomo algunas ideas complementarias sobre cosas que hay que evitar:
No usar el momento adecuado. El Administrador de Proyecto debe decidir cuándo es el mejor momento para llevar a cabo la reunión. Pero, el momento equivocado es... justo después de comer. (Diferentes personas comen en diferentes momentos, así que hay que evite hacer reuniones en la tarde.) O muy temprano o muy tarde. Y no se debe asumir que todo el mundo llegará al mismo tiempo o estará dispuesto a quedarse después de la hora de salida.
No tener una buena ubicación. Una pequeña sala de conferencias para mucha gente es una mala idea. Como lo es una sala de juntas, con 3 personas en ella. Hay que tener espacio suficiente. Ni más, ni menos.
Personas equivocadas. La mayoría de las reuniones tienen a las personas equivocadas. Se podría pensar que esto es un asunto fácil de resolver invitando a la gente adecuada. Pero la mayoría de las reuniones tienen demasiada gente. Hay que invitar a un número reducido de personas, solo las necesarias.
Que no estén presentes los tomadores de decisión. Sin los tomadores de decisiones no están presentes en la reunión, entonces probablemente no vale la pena tenerla. Si ninguno de los presentes está autorizado para tomar una decisión, entonces no hay sentido en reunirse.
Tener solo un dialogo entre dos personas. Cuando solo dos personas tienen asuntos que comentar, no hay que convocar a una reunión con más participantes.
Reuniones innecesarias. ¿La información que se debe comunicar habría podido enviarse por un correo electrónico o llamada telefónica? Hay que asegurarse de que usar el medio correcto antes de convocar a una reunión. Y no se debe tener una reunión para atender temas que se pueden resolver en cinco minutos o menos.
Dar resúmenes a quienes llegan tarde. Es de mala educación dar marcha atrás en la reunión y forzar a los asistentes a volver sobre el material que ya ha sido cubierto. Si el recién llegado debe estar presente, es mejor posponer la reunión.
Smartphones / tablets / portátiles. Esta norma establece un incentivo enorme a todo el mundo para terminar la reunión rápidamente. Si es necesario tomar notas, es mejor usar papel y lápiz.
Las sesiones de "escritura Grupo" están estrictamente prohibidas. En una era de documentos compartidos y "modo de revisión" no hay razón para que las personas deban sentarse a revisar un documento en forma artesanal.
Aplicando algunas de estas sugerencias se pueden lograr reuniones productivas, significativas, eficaces y eficientes de manera continua, con grandes niveles de participación, y mejores resultados para el proyecto.
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