¿Cómo planear una reunión de arranque?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de Tipsographic, traigo ahora un checklist para planificar facilmente la reunión de arranque del proyecto (Kickoff meeting).

Como menciona Stefania, la autora del blog, para el éxito de cualquier proyecto se requiere un fuerte sentido de trabajo en equipo.

Y una de las primeras herramientas (de comunicación en este caso) para promover el trabajo en equipo es la reunión de arranque del proyecto.

Estas reuniones se pueden programar al inicio del proyecto, o al comienzo de cada fase en proyectos grandes,; y brinda la oportunidad no solo de presentar el acta del proyecto y discutir las metas y objetivos del mismo, sino también de establecer una relación entre los miembros del equipo; esto la convierte en una herramienta invaluable para ayudar al Adminsitrador de Proyecto a establecer el tono, comunicar las expectativas y hacer que todos estén en la misma página.

Esta es una la lista de verificación de la actividad completa. 10 tareas para preparar la reunión y luego otras 10 para administrar y hacer seguimiento durante y después de la misma.

¿Cómo cerrar una reunión de trabajo?

En LinkedIn, Bob Sutton escribe un artículo interesante sobre lo que recomienda hacer al concluir las reuniones de trabajo. 

El artículo es breve, por lo que me quedo con la reflexión final, tomada a su vez de Patty McCord, alguna vez Jefa de Talento de Netflix:

Una vez más. Al aproximarse el fin de la reunión, asegúrese de que se han contestado las siguientes preguntas:

¿En esta reunión se ha tomado alguna decisión?, y (si se ha tomado),

¿Cómo vamos a comunicarla"

"One more time. As your next meeting winds down, make sure that you've answered Patty’s Parting Questions: “Have we made any decisions in the room today, and (if we have) how are we going to communicate them?”

Esas simples preguntas ayudarán a evitar confusiones posteriores y a asegurar que todo el equipo de trabajo entienda de la misma forma el sentido de las decisiones tomadas.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 7 - Otras sugerencias

Cierro este tema con una revisión de cosas que se sugiere promover y otras que hay que evitar en las reuniones de trabajo.

Desde la página de USA Today Anita Bruzzese, Gannett hace algunas recomendaciones tomadas de un libro de Jon Petz.

Reuniones sin sillas. Muchas empresas han encontrado que es bueno eliminar las sillas de las salas de juntas y tener sólo una pizarra blanca.

Esto elimina la tendencia a divagar sobre cuestiones innecesarias.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 6 - ¿Cual es el costo de las reuniones?

Casi para cerrar esta serie, traigo esta propuesta.

Más que tips o recomendaciones, se trata de una reflexión de Derek Huether sobre cual es el costo real de las reuniones de trabajo. 

Derek recuerda una reunión mensual, con una duración de 2.5 horas. 40 personas en la sala, desde auxiliares administrativos hasta altos ejecutivos. Derek preparó una estimación burda del costo de la reunión. Mediante una aplicación pudo calcular que la reunión tuvo un costo estimado de $17,904 dólares. La información proporcionada por el vendedor, desde su perspectiva, no valía la pena casi $18,000 dólares. Y se tratar de una reunión mensual obligatoria.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 5 - ¿Como se hacen las reuniones en Google?

Veamos ahora como se hacen las reuniones de trabajo en Google. 

Interesante, el artículo "Como ejecutar una reunión como en Google"  de Carmine Gallo, que surge de una entrevista a Marissa Mayer, Visepresidente de productos de búsqueda en Google.

El artículo menciona algunas técnicas que ya hemos comentado en los post anteriores.

1. Establecer una agenda firme.

Mayer sugire preparar con anticipación la agenda de la reunió. Esta debe considerar los participantes quieren discutir y la mejor forma de utilizar el tiempo asignado. Y si bien las agendas deben ser flexibles, son herramientas que obligan a las personas a pensar en lo que quieren lograr en las reuniones. Ayuda a todos los participantes a centrarse en lo que realmente están tratando de lograr, y la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 4 - Recuperar una mala reunión

Desde la página del Hardvard Business Review Melissa Raffoni nos hace algunas recomendaciones sobre cómo recuperar una reunión que se está saliendo de control. Y no se aplica sólo a Adminsitradores de Proyecto, cualquier persona en el equipo puede ayudar con esto.

El problema es relativamente simple. Como estamos estableciendo en estas entradas, las reuniones de trabajo son necesarias. Pero que pasa cuando la reunión se desvía. Cuando, por mas intentos que haga el Administrador de Proyecto, los participantes no "se enganchan" con el tema de la reunión. Estas son las recomendaciones de Melissa:

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 3 - Tipos de reuniones específicos

Siguiedo con el tema de reuniones de trabajo, analicemos ahora algunas reuniones muy específicas.

En sus libros "The Business Meetings Sourcebook: A Practical Guide to Better Meetings and Shared Decision Making" y "The Complete Handbook of Business Meetings" Eli Mina establece algunos principios generales de planificación de reuniones, distinguiendo dos tipos de reuniones de trabajo:

1. Preventivas, encaminadas a impedir que ocurran algún evento.
2. Proactiva, destinada a hacer que cierto evento suceda

Además, en la página de PEI encontramos otras recomendaciones.

Primero veamos la reunión de arranque del proyecto.

Esta reunión tiene lugar durante la fase inicial del proyecto y es fundamental para establecer las expectativas correctas del equipo del proyecto, y todos los interesados. 

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 2-Reuniones efectivas

A partir del correo de Smartdraw y otros artículos recupero algunas ideas que pueden ayudar a que la siguiente reunión del proyecto sea exitosa.

Como complemento se han considerado también algunas ideas mencionadas por Barbara Sribel en su libro "The Manager's Guide to Effective Meetings", Pedro Robledo en su artículo "5 Pasos para preparar una reunión con éxito" y por Miguel Angel Aguirre que proporciona algunas ideas en su "Guía: reuniones de trabajo eficaces".

Lo primero que destaco es una interesante afirmación: "Los estudios reportan que el empleado promedio pierde casi un día por semana en reuniones improductivas... Debido a que en la mayoría de las reuniones nadie toma notas e incluso si lo hacen nadie asigna tareas de una manera que fomente la rendición de cuentas".

Entonces, ¿cuál es el secreto de las reuniones efectivas?

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 1-Los Involucrados

En entradas anteriores (esta y esta) he comentado sobre la importancia de la comunicación para el Administrador de Proyectos

Y respecto al tema de Comunicación, una de las actividades menos gratas en la Administración de proyectos sea tal vez atender y coordinar las constantes reuniones (de avance, de trabajo, de lo que sea). Pero son un mal necesario, ya que es el momento en que se levantan y se da seguimiento a acuerdos.

Sin duda se trata de un tema muy amplio que se va a desarrollar en varias entradas sobre los diferentes aspectos de las reuniones de trabajo, siguiendo la agenda que propongo a continuación:

1) Los involucrados.

2) Reuniones efectivas

3) Tipos de reuniones específicos
4) Recuperar una mala reunión
5) Ejecutar reuniones como en Google
6) Costo de las reuniones
7) Otras sugerencias

10 frases que arruinarán la reunión de arranque del proyecto

Desde Wrike en twitter y en su blog, propongo estas 10 frases que arruinarán la reunión de arranque del proyecto.

La reunión de inicio del proyecto se parece mucho al proceso de afinar una banda de música antes de un concierto importante: permite establecer el tono adecuado y los elementos que aportarán al éxito de la empresa. 

El hecho real es que es importante la forma en la que se inicia el proyecto. 

En la reunión inicial, un par de frases descuidadas pueden desalentar y confundir al equipo. Para ayudar a evitar un arranque de proyecto desafortunado a continuación se muestra la lista de los anti-favoritos de todos los tiempos.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo. 

Meeting log. Herramienta para llevar el registro de reuniones en Palm.

Una de las actividades que un administrador de proyectos debe hacer es llevar el registro de las reuniones de trabajo, para conservar evidencia sobre los acuerdos que se toman.

Esta actividad presenta cierto grado de dificultad y cada Administrador la enfrenta de manera diferente.

He conocido administradores que poseen una memoria excepcional, otros pueden tomar notas en la laptop con una velocidad que no le pide nada a una mecanógrafa. Algunos mas usan grabadoras. Personalmente (como ya lo he comentado antes) prefiero usar mi Palm

El problema es que no conozco una aplicación específica para esta actividad; al menos no una que cuente con las características que yo busco.

Así que desarrollé una propia y ahora la pongo a disposición de la comunidad.

Como se puede ver es una aplicación sencilla:

Primero, uno debe dar de alta a los miembros de su equipo (+ PM Team) y a los clientes (+ Customer). Esto se puede hacer antes de iniciar la junta.

Una vez en la reunión uno puede elegir a los participantes y agregar todo el texto que quiera.

Además, permite seleccionar de las listas a las personas que intervienen para que uno registre contribuciones específicas

Al final de la reunión, se puede exportar todo a un memo que incluye las horas de inicio y fin de la reunión. Desde la PC, este memo se puede imprimir.

El archivo que se puede descargar de aquí incluye el ejecutable y dos tablas que deben instalarse en la Palm.

Como nota final, esta desarrollado con una versión de prueba de HB++ , así que al inicio presenta un anuncio durante un segundo. Espero que esto no sea un problema.

Que les sea útil.