¿Cómo planear una reunión de arranque?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de Tipsographic, traigo ahora un checklist para planificar facilmente la reunión de arranque del proyecto (Kickoff meeting).

Como menciona Stefania, la autora del blog, para el éxito de cualquier proyecto se requiere un fuerte sentido de trabajo en equipo.

Y una de las primeras herramientas (de comunicación en este caso) para promover el trabajo en equipo es la reunión de arranque del proyecto.

Estas reuniones se pueden programar al inicio del proyecto, o al comienzo de cada fase en proyectos grandes,; y brinda la oportunidad no solo de presentar el acta del proyecto y discutir las metas y objetivos del mismo, sino también de establecer una relación entre los miembros del equipo; esto la convierte en una herramienta invaluable para ayudar al Adminsitrador de Proyecto a establecer el tono, comunicar las expectativas y hacer que todos estén en la misma página.

Esta es una la lista de verificación de la actividad completa. 10 tareas para preparar la reunión y luego otras 10 para administrar y hacer seguimiento durante y después de la misma.

Reunión de arranque del proyecto - Lista de verificación de actividades

1. Antes de la reunión
¨ Obtener y revisar el Acta del proyecto.
¨ Comprender y confirmar el financiamiento del proyecto.
¨ Comprender y asegurar el equipo del proyecto.
¨ Comprender y asegurar la línea de tiempo del proyecto.
¨ Desarrollar las comunicaciones con los grupos de interesados.
¨ Identificar quién debe asistir a la reunión de arranque (equipo del proyecto, interesados clave, patrocinadores del proyecto, otros).
¨ Determinar la agenda de la reunión.
¨ Envíar un correo electrónico a todos los participantes de la reunión para comprender su disponibilidad para la fecha y hora de una reunión o utilizar algún Calendario compartido para evaluar la disponibilidad común.
¨ Organizar la sala de reuniones y el hardware: proyector, pantalla, etc.
¨ Crear materiales para la reunión, incluidos la presentación, folletos (acta del proyecto, línea de tiempo, listas de contactos, otros) y una carpeta compartida para archivos electrónicos relacionados con el proyecto.
2. Durante y después de la reunión.
¨ Nombrar a alguien para registrar los acuerdos.
¨ Establecer reglas básicas para la reunión (preguntas, respeto por los demás, interrupciones, etc.).
¨ Proporcionar a los patrocinadores fechas de seguimiento a todos los elementos pendientes.
¨ Compartir información adicional con todos los miembros del equipo y las partes interesadas.
¨ Asegúrar que todos los miembros del equipo del proyecto entiendan los objetivos del proyecto, sus funciones y responsabilidades.
¨ Establecer el liderazgo para el proyecto.
¨ Identificar hitos críticos, fases y plazos del proyecto.
¨ Reviszar el plan de trabajo general del proyecto y el cronograma con los miembros apropiados del equipo del proyecto.
¨ Explicar los procedimientos operativos estándar y cualquier comunicación continua necesaria.
¨ En su caso, aclarar si se ha cumplido con todas las fechas comprometidas. Si no, tomar medidas para corregir desviaciones.

Esta sencilla lista puede facilitar mucho el desarrollo de la reunión de arranque, que no debe obviarse en ningún caso.

Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales: