¿Cómo planear una reunión de arranque?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de Tipsographic, traigo ahora un checklist para planificar facilmente la reunión de arranque del proyecto (Kickoff meeting).

Como menciona Stefania, la autora del blog, para el éxito de cualquier proyecto se requiere un fuerte sentido de trabajo en equipo.

Y una de las primeras herramientas (de comunicación en este caso) para promover el trabajo en equipo es la reunión de arranque del proyecto.

Estas reuniones se pueden programar al inicio del proyecto, o al comienzo de cada fase en proyectos grandes,; y brinda la oportunidad no solo de presentar el acta del proyecto y discutir las metas y objetivos del mismo, sino también de establecer una relación entre los miembros del equipo; esto la convierte en una herramienta invaluable para ayudar al Adminsitrador de Proyecto a establecer el tono, comunicar las expectativas y hacer que todos estén en la misma página.

Esta es una la lista de verificación de la actividad completa. 10 tareas para preparar la reunión y luego otras 10 para administrar y hacer seguimiento durante y después de la misma.

¿Cuál es la responsabilidad del Administrador del Proyecto?

Desde el blog "Entangled" de Brian Crawford propongo el siguiente post: "La responsabilidad del Administrador del Proyecto".

Brian dice que nadie le ha preguntado cual es la función más importante del Administrador del proyecto. Y aun cuando hay muchas posibles respuestas a esta pregunta, Brian considera que la función más importante del director del proyecto es la responsabilidad.

Cada Administrador de proyectos gestiona sus proyectos utilizando diferentes estilos y habilidades. Y Brian considera que algunos de ellos no eran, en su opinión, Administradores de proyectos responsables. Si algún miembro del equipo de proyecto llegara a hacer algo mal, o ha provocar que el proyecto se retrase de alguna manera, estos Administradores no dudaron en sacrificar a la persona.

Pero como señala Brian, esto no es una práctica útil. Por un lado, si se sacrifica constantemente a los miembros del equipo de proyecto, el equipo termina perdiendo la confianza en el Administrador del proyecto. Y si el equipo del proyecto no tiene fe en su líder, no va a ser un equipo cohesionado, y no va a ser capaz de trabajar en conjunto para lograr metas importantes. Y por otro lado, culpar al equipo de proyecto de los problemas con no es una buena actitud ante el cliente o los grupos de interés, aún si resulta ser cierto.

¿Como contribuye el modelo de gobierno al éxito del proyecto?

Antes de iniciar con el tema de este post, quiero revisar la definición de Gobernanza que aparece en Wikipedia, especificamente:

Gobernanza corporativa. El conjunto de procesos, costumbres, políticas, leyes e instituciones que afectan a cómo se dirige, administra o controla una empresa (corporación). También incluye las relaciones entre los muchos agentes implicados en ellas (desde la propiedad a la dirección, los controladores externos, acreedores, inversores, clientes, suministradores, empleados y el entorno y la sociedad entera).

Gobernanza proyectiva: Los procesos que necesitan darse para un proyecto exitoso. En concreto, recibe mucha atención el asunto de la gobernanza de la tecnología de la información.

(Para una definición más académica de Gobernanza sugiero revizar este artículo del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM).

La revista Architecture & governance presenta un artículo en el que Jack Bergstrand trata de explicar ¿por que fallan los proyectos de TI?, y ¿cómo podemos evitarlo?.

Tendencias de Administración de Proyectos para 2014

A partir de este artículo, A Tuner nos presenta la nube de palabras con las Tendencias de Administración de Proyectos para 2014.

 

En el artículo original, Andrew Makar menciona su visión respecto a cinco tendencias que se deben considerar en el año nuevo en temas de Administración de Proyectos.

1. Las funciones de administración de proyectos siguen acercandose a areas clave del negocio, no solo las TI. El concepto de un Administrador de Proyecto ya no se limita a las TI. Las organizaciones son cada vez más inteligentes a medida que comienzan a reflejar la función de administración de proyectos de TI para garantizar implementaciones exitosas.

5 secretos de la gestión proyectos

Desde la pagina de Business 2 Community, Vanessa Fiorido nos propone 5 secretos útiles de la administración de proyectos.

Vanessa inicia recordando que la administración de proyectos es uno de los campos de los que mucha gente ha oído hablar, pero pocos están realmente familiarizados con él. De hecho, algunas personas pueden verlo como francamente intimidante  especialmente si se considera el tamaño y la complejidad de algunos de los proyectos que manejan:  construcción, software, etc.

Pero si bien es cierto que la administración de proyectos requiere conocimientos  especializados y procedimientos estrictos, también utiliza principios clave, poco conocidos, que todo el mundo puede utilizar, independientemente de su sector o industria.

Ideas para crear un entorno adecuado para nuestros proyectos

Desde PM Hut, Ty Kiisel nos sugiere algunas ideas para crear un entorno adecuado para nuestros proyectos.

Ty empieza indicando que los entornos adecuados para ejecutar nuestros proyectos no ocurren en forma espontánea. De hecho, no hacer nada más que implementar una solución de colaboración u otra herramienta de administración de proyectos no es la respuesta. Implementar una herramienta de apoyo es solo el primer paso, sólo el primer paso. Ty sugiere además:

10 Razones por las que Harry Potter es un gran líder

Mitch Mitchell lista en Mitch's Blog, las 10 Razones por las que considera a Harry Potter como un gran líder

1. Escogía bien a sus amigos.

2. Prestaba atención a lo que pasa a su alrededor.

3. Aprendió a usar los talentos de la gente que le rodea para el bien común.

4. Era valiente.

5. Trataba a todos con justicia.

6. Aún dentro de una competencia, hacía lo correcto.

7. Cuando llegó el momento de educar a los demás por el bien común, encaró el desafío a pesar de que no tenía ningún conocimiento previo de cómo hacerlo.

8. Él siempre sabía cuándo era el momento de ceder y dejar el lugar a un líder mejor.

9. Tenía la habilidad de conseguir que los demás le ayudaran a conseguir las cosas, incluso sin pedir ayuda en forma expresa.

10. Estaba dispuesto a dar su vida para proteger de los demás.

Interesante punto de vista. Toda proporción guardada, algunos Administradores de Proyecto podrían aprender algo de Harry Potter.

Referencia: Mitchell, T. T. (n.d.). 10 Reasons Harry Potter Is A Great Leader | Mitch's Blog. T T Mitchell Consulting, Inc. Retrieved July 13, 2011, from http://www.ttmitchellconsulting.com/Mitchblog/10-reasons-harry-potter-is-a-great-leader/

Artículo invitado: Como empezar a tener el liderazgo de nuestros proyectos

Por Cornelius Fichtner, PMP – www.pm-podcast.com

El liderazgo es importante para el éxito del proyecto, y los administradores de proyecto pueden asumir roles de liderazgo dentro de sus proyectos, mostrando integridad y dirección de sus equipos, según Tomás Juli y Rick Valegra, dos autores que recientemente han sido reseñados en The Project Management Podcast.

Ellos nos explican como empezar a tener el liderazgo de nuestros proyectos.

El poder de la Franquicia Interna

Hace unas semanas fui invitado a leer el libro “The Power of the Internal Franchise” the Martin O’Neill.

Comparto ahora algunas notas respecto al libro.

El libro presenta un interesante modelo de negocio que el autor sugiere se use ante el ambiente de cambio constante en el que los negocios de nuestros días deben enfrentarse, entendiendo que contar con un gran producto o servicio ya no es suficiente; el éxito de las organizaciones está determinado por la forma en que estas pueden alinear, inspirar y movilizar al personal en torno a su estrategia.

El planteamiento es realmente simple: La compañía debe hacer explícito su modelo operativo y luego franquiciarlo a sus empleados. Luego los empleados son coordinados, dirigidos y entrenados para operar el negocio a con un alto nivel de competencia, ya que se han apropiado de la cultura organizacional.

¿Que metodología me puede hacer un gran administrador de proyectos?

photo © 2007 Search Engine People Blog | more info (via: Wylio)

Michael L Young nos comparte desde The.Project.Management.Hut su artículo: "Which Methodology Will Make Me a Great Project Manager?"

Para Michael, la respuesta es clara: ¡Ninguna! Una metodología por sí sola no hace grande a un administrador de proyectos.

Ser un buen administrador de proyectos empieza por tener una metodología sólida, pero hay otros elementos esenciales que se requieren para apoyar la metodología, como procesos adecuados y personal con experiencia. Sin ellos, el proyecto puede fracasar estrepitosamente. Hay que decir sin embargo que una buena metodología es un buen comienzo.