¿Puede el Adminsitrador de Proyectos hacer el rol de Scrum Master?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Recientemente Paul Oppong publicó en el blog de ProjectTimes este artículo en donde discurre sobre un tema que frecuentemente aparece en charlas en el medio de las TICs y la Administración de Proyectos: Si el Project Manager puede/debe ser Scrum Master.

Como dice Paul, es común que se espere que el Administrador de Proyecto asuma el rol de Scrum Master cuando la organización adopta un enfoque ágil.

Y esto ocurre aun cuando el Administrador de Proyecto no haya recibido capacitación para asumir este nuevo rol nuevo. Sobre todo porque, a opinión de Paul, se trata de un rol bastante distinto. Para Paul el título de Scrum Master debería estar con la persona que puede hacer el mejor trabajo.

Las razones por las qué el Administrador de Proyecto generalmente no es un Scrum Master, incluyen:

Diferentes Habilidades Y Actividades. La naturaleza del trabajo que realizan es distinta. Administrar un proyecto no es lo mismo que ser un Scrum Master. Los Scrum Masters tienen el papel de tutoría, enseñanza, entrenamiento y facilitación, mientras que el rol del Administrador de Proyecto es garantizar que el proyecto se ejecute dentro del tiempo y presupuesto.

¿Cuál es la fecha de inicio del proyecto?

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Nuevamente del Correo de TenStep, propongo opciones para determinar la fecha de inicio del proyecto.

Recordemos primero que una de las características de un proyecto es que es un esfuerzo temporal. Es decir, tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esto parece bastante simple hasta que se debe definir exactamente lo que significan estas fechas. ¿Es después de que se firma el Acta del Proyecto? ¿Es cuando se finaliza el cronograma?

No hay una definición universalmente recomendada para ninguna de las fechas. Cada organización debe tener políticas al respecto. También dependerá de si existen implicaciones para elegir una alternativa sobre otra. Estas son algunas de las opciones para identificar la fecha de inicio del proyecto:

¿Cómo reconocer un proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

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Me pareció interesante este post que encontré en el blog de Lockout Tagout Safety Ltd. 

¿Como reconocer un proyecto?. En complemento a la definición formal, aquí hay algunas ideas.

Reconcer un proyecto a tiempo permitirá aplicar los procedimientos de Adminsitración de proyectos adecuados y crear ventajas buscando lograr el resultado por el costo correcto, con la calidad correcta y a tiempo.

Así que, en términos más simples, ¿cómo reconocer un proyecto? La respuesta obvia es que prácticamente cualquier cosa que se haga podría tomarse como un proyecto, desde tareas minuciosas hasta grandes actividades de construcción. Siempre que exista una meta, o el deseo de algo, podría pensarse en un proyecto.

¿Qué es el nuevo paradigma de la Administración de Proyectos Total?

Soy Iván Rivera, PMP

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En el blog de Crystal Cosulting aparece este artículo: "El nuevo paradigma de la Administración de Proyectos Total".

La Administración Total de la Calidad (Total Quality Management - TQM) es una práctica aceptada en la gestión de calidad y la satisfacción del cliente en muchas organizaciones. Si bien se puede interpretar y aplicar de formas muy variadas, tiene principios consistentes que la definen.

Estos principios son:

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

40 razones por las que falla una PMO

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde la pagina de Project Risk Coach  traigo ahora este recuento de 40 razones por las que falla una PMO.

Solo las he ordenado en forma un poco diferente a la propuesta por el artículo original.

Carencias de la organización:

1. No hay patrocinador de proyecto o no hay Acta del proyecto para la implementación de la PMO.
2. No definir si la "P" se refiere a Oficina de administración de Proyectos u Oficina de administración de Programas.
3. No colocar a la PMO en el nivel adecuado de la organización (por ejemplo, Enterprise PMO, IT PMO) considerando los problemas reales de la organización
4. Falta de experiencia profunda en administración de proyectos por parte de la PMO
5. Falta de colaboración entre la PMO y sus partes interesadas
6. Falta de premios y reconocimiento cuando suceden cosas buenas
7. Falta de formación en administración de proyectos
8. Falta de habilidades de análisis de negocios en la PMO
9. Falta de evaluaciones periódicas de la PMO

¿Por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

Desde blog de PMO Planet, propongo este artículo, que nos explica ¿por qué la matriz de Riesgos de 3×3 no funciona en portafolios?

El artículo inicia reconociendo los frustrante que es que las organizaciones consideren que el registro de riegos del portafolio es solo la suma de los registros de riesgos de los proyectos que lo componen... Esto es incorrecto.

La suma de los riesgos no son riesgos del portafolio de la organización. Puede haber uno o dos riesgos, que provengan de un proyecto y afecten a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se enfocan en la entrega de un solo proyecto (salidas y planes, etc.) Mientras que los riesgos del portafolio deben centrarse en el impacto a la capacidad de la organización para absorber el cambio, y en su capacidad para alcanzar las metas y objetivos estratégicos.

¿Cuál es la responsabilidad del Administrador del Proyecto?

Desde el blog "Entangled" de Brian Crawford propongo el siguiente post: "La responsabilidad del Administrador del Proyecto".

Brian dice que nadie le ha preguntado cual es la función más importante del Administrador del proyecto. Y aun cuando hay muchas posibles respuestas a esta pregunta, Brian considera que la función más importante del director del proyecto es la responsabilidad.

Cada Administrador de proyectos gestiona sus proyectos utilizando diferentes estilos y habilidades. Y Brian considera que algunos de ellos no eran, en su opinión, Administradores de proyectos responsables. Si algún miembro del equipo de proyecto llegara a hacer algo mal, o ha provocar que el proyecto se retrase de alguna manera, estos Administradores no dudaron en sacrificar a la persona.

Pero como señala Brian, esto no es una práctica útil. Por un lado, si se sacrifica constantemente a los miembros del equipo de proyecto, el equipo termina perdiendo la confianza en el Administrador del proyecto. Y si el equipo del proyecto no tiene fe en su líder, no va a ser un equipo cohesionado, y no va a ser capaz de trabajar en conjunto para lograr metas importantes. Y por otro lado, culpar al equipo de proyecto de los problemas con no es una buena actitud ante el cliente o los grupos de interés, aún si resulta ser cierto.

Dieciséis preguntas básicas al iniciar un proyecto

Desde el blog de Elizabeth Harrin, traigo estas 16 preguntas básicas al iniciar un proyecto:

¿Por qué es importante este proyecto?

¿Cuál es el problema que está tratando de resolver?

¿Qué se espera lograr con el proyecto? ¿Cuál es el objetivo de alto nivel?

¿Ya han sido documentado los requisitos del proyecto? Si es así, ¿dónde? ¿Por quién?

¿Cuál es la solución que se ha acordado, en su caso? ¿Qué análisis se hizo sobre las soluciones propuestas?

Cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Veamos ahora una propuesta que surge del correo de Method 123. Esta vez, nos recuerda cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Igual de importante que el arranque formal del proyecto, es poder cerrarlo con éxito. El valor de una terminación adecuada del proyecto es el aprovechamiento de la toda la información y la experiencia acumulada a lo largo del proyecto. Y esto es cierto tanto si el proyecto fue un éxito o no.

Es recomendable pensar en las actividades que se deben realizar para cerrar adecuadamente el proyecto, desde el momento que está creando el cronograma. Estas actividades incluyen:

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

¿Qué se necesita para crear el presupuesto del proyecto?

Desde ProjectSmart, Duncan Haughey, PMP nos hace acertadas recomendaciones sobre la creación de un presupuesto del proyecto.

Al iniciar un proyecto, es difícil saber con exactitud cuánto va a costar. Los Administradores de proyecto deben hacerce responsables de preparar estimaciones presupuestarias aún con una alta incertidumbre en los proyectos, lo que puede constituir uno de los mayores desafíos a los que se enfrente.

La capacidad de crear un presupuesto preciso es una habilidad esencial para un Administrador de proyecto. Y es que esta puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los nuevos Administradores de proyectos; sin embargo, una vez que se ha creado el primer presupuesto, se puede tener un enfoque que hará más fácil el presupuestar futuros proyectos.

Fundamentos de manejo del presupuesto

Hay dos enfoques principales que pueden tomar al crear un presupuesto:

El enfoque descendente: decidir cuánto va a costar el proyecto y dividir esta cantidad entre los paquetes de trabajo.

El enfoque ascendente: estimar el costo total del proyecto a través de la estimación del costo de los paquetes de trabajo de nivel más bajo y luego totalizar agrupando.

Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, y es probable que el Adminsitrador de proyectos se deba enfrentar con los dos en algún momento de su carrera.

Guía de Ética para Administradores de Proyecto

Desde el blog de Cobalt Project Manager, propongo ahora la Guía de Ética para Administradores de Proyecto, de Ben Ferris.

Ben empieza señalando que cuando se dirige un proyecto se deben tener muchas destrezas y habilidades. Pero es mu importante también ser ético. Y enlista tres aspectos que se deben considerar.

Cuidar al Equipo

Uno de sus grandes responsabilidades del Administrador de Proyecto es cuidar del equipo. En ocasiones es fácil y en otras no, pero es una tarea que simplemente no puede ignorarse. Implica poner el bienestar de los miembros del equipo en lo alto de la lista de prioridades. Siempre se deben buscar maneras de hacer la vida del Equipo de trabajo más fácil y llevarlos a disfrutar más del trabajo y aportar más al proyecto. Ben sugiere encontrar inspiración en los grandes administradores con los que se haya trabajado en el pasado. El Administrador de Proyecto ético dejará una impresión duradera en los miembros del equipo y este es probablemente el mejor objetivo al que podría aspirar en su carrera.

7 hábitos del Administrador de Proyectos efectivo

Desde PMHut, Ian Webster enlista los 7 hábitos del Administrador de Proyectos efectivo.

Como menciona Ian, en la web hay muchas propuestas que ofrecen conjuntos de hábitos para Administradores de Proyectos de gran eficacia. La mayoría se centran en los aspectos de procedimiento del trabajo. El propone los propios, centrandose más en las actitudes y comportamientos.

1er hábito. No aceptar un "No" por respuesta.

Las personas que no se fijan objetivos desafiantes tienden a no lograr grandes cosas. Cuando se busca el 75% dificilmente se alcanzará el 100%. Así que Ian sugiere no aceptar que las cosas no se pueden hacer. No aceptar la primera fecha propuesta. No aceptar las justificaciones. No aceptar una serie de exclusiones al alcance o un gran número de supuestos. Hay que desafiar al equipo para hacer más con menos.

Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

¿Cómo medir el estado del proyecto?

Desde el boletín de ProjectTimes Craig McQueen nos sugiere un método para medir el estado del proyecto.

Según la guía del para la Dirección de Proyectos (PMBok(R) por sus siglas en Ingles), los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser atendidas dentro de los límites normales de funcionamiento de una organización. Los proyectos son, por lo tanto, utilizados a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización".

Por tanto, los proyectos son una inversión importante para una organización. Son clave para su crecimiento y mejora. Las decisiones sobre cuales grandes proyectos deberán ejecutarse se hace generalmente durante un ciclo anual de planificación. Después de que los ejecutivos los aprueban, se presupuestan y se programan recursos.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 1. Ciclo de Vida del Proyecto

Teaching Project Management using games. Experience 1. Project Life Cycle

English version here.  Photos at the end.

Basado en la idea de la Dra. Christiane Gresse von Wangenheim sobre como usar juegos para enseñar Administración de Proyectos, recientemente usé una versión modificada de su propuesta de competencia de torres de Papel para enseñar el concepto de ciclo de vida del Proyecto. 

Enseñando Administración de Proyectos a estudiantes universitarios.

English version available from PMChat here. 

Aclaraciones: La Prof. Dra. rer. nat. Christiane von Wangenheim Gresse, PMP está haciendo un gran trabajo en la enseñanza de conceptos de administración de proyectos mediante juegos y actividades en clase. Muchas de las ideas descritas a continuación se basan en el trabajo de la Dra. Gresse. 

Además, este post se origina en una sesión del #PMChat en la que participé como invitado. 

El #PMChat es una charla semanal de Twitter organizada por Robert Kelly y Rob Prinzo los viernes de 11-12am (EST) a través de hashtag #PMChat. La grabación de la sesión previa a la charla se puede escuchar en el Pre-Game Show. 

Introducción. 

Recientemente he tenido la oportunidad de enseñar Administración de Proyectos para los estudiantes de semestres intermedios y finales de carreras de TI en el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Ahora quiero compartir las experiencias educativas en este sentido. 

Administración de Proyectos eficaz mediante el uso de las normas ISO

Ahora desde blog de Cobalt revizaremos la propuesta de Ronelle Smith que nos sugiere como usar los estándares ISO para conseguir que nuestros procesos de Administración de Proyectos sean mas eficaces. 

Primero Ronelle nos recuerda que las Normas ISO constituyen un sistema de normas universales para la mejora a través de una amplia gama de industrias, incluidas las normas de gestión de calidad y normas de administración de proyectos. 

Estas normas ofrecen una guía de buenas prácticas propuestas por la Organización Internacional de Estándares (ISO por sus siglas en inglés). 

La norma que aplica a los procesos de Administración de Proyectos es la ISO 21500. Esta norma se basa en una serie de otras normas existentes, y es aplicable a organizaciones de todos los tamaños y naturalezas.