7 razones para crear la WBS/EDT

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

Revisión sobre el tema de #NoEstimates

En mi constante proceso de aprendizaje sobre la profesión de la Administración de Proyectos, llegué hace tiempo al blog de Glen B. Alleman: Herding Cats.

Glen escribe mucho sobre la pretendida imposibilidad de hacer una estimación real al inicio del proyecto, alegando que en realidad no se sabe nada del mismo. Y usa para referise a esta imposibilidad, el término #NoEstimates.

En su post del 16 de Julio de 2013, Glen aclara que no se trata de desarrolladores que quieran o no hacer estimaciones. No se trata de explorar nuevas formas de hacer las cosas o pretender que se és Yoda y aplicar preguntas de de lógica invertida, o de bloquear a la gente cuando no responden a las preguntas difíciles.

La conversación de #NoEstimates gira en torno a dos puntos:

¿Como hacer mejores estimaciones?

Del boletín mensual de ProjectManager.com presento ahora algunos consejos para hacer mejores estimaciones.

Identificar las tareas para Estimar

Hay que revisar la lista de tareas del proyecto e identificar qué tareas necesitan estimaciones. Aquellas tareas rutinarias como reuniones o talleres del proyecto se puede poner en el cronograma en un día concreto. Para todo lo demás, alguien deberá determinar el tiempo que se tardará en completar cada tarea.

Identificar a los expertos del equipo

Los recursos asignados para completar cada tarea pueden no ser las personas adecuadas para hacer la estimación. Se sugiere involucrar a sus gerentes u otros expertos en la materia. También puede involucrarse a personas con experiencia en proyectos similares - que no están asignados al proyecto pero con una idea clara sobre el tiempo que se necesita para hacer el trabajo.

Es recomendable agrupar tareas, determinar quienes pueden apoyar en su estimación y convocar a reuniones con las personas adecuadas, centrandose en ciertas secciones del proyecto cada vez.

Revisar las técnicas de estimación

Hay varias maneras de estimar cuánto tiempo tomará una tarea:

¿Cuál es la mejor forma de hacer estimaciones? (2 de 2)

"Old handwritten estimate" by Gshills - scanned from personal paper files. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikipedia.

Continuando con el tema de estimaciones, desde el blog de PMStudent, propongo este post en el que Josh Nankivel propone una idea para estimar el trabajo requerido por el proyecto. El método propuesto es una combinación del método Delphi y el Planning póker.

Josh señala que Planning Poker es el método que usa normalmente (junto con su equipo de trabajo) para hacer las estimaciones del proyecto, debido a que es excelente para conseguir que todos se pongan de acuerdo.

¿Cuál es la mejor forma de hacer estimaciones? (1 de 2)

"Candy corn contest jar" by Apneet Jolly
- originally posted to Flickr as Candy corn contest jar.
Licensed under CC BY 2.0 via Wikimedia Commons.

Desde mi punto de vista, es probable que el trabajo más complicado al que se enfrenta un Administrador de Proyectos sea hacer estimaciones lo más correctas posible.

Ya sea estimar costos, tiempos, el trabajo a realizar, etc. y por mucho conocimiento que el Administrador de Proyectos tenga en el dominio del problema, lo cierto es que hay factores que uno no puede controlar y que se vuelen justo en las dificultades para hacer una proceso sencillo de estimaciones.

Sin embargo, la realidad es que hay que responder preguntas que implican hacer estimaciones. Y el tema se vuelve polémico entre los que están a favor de no hacer estimaciones y lo que creemos que siempre es mejor hacerlas. De hecho hay un hashtag en twitter: #NoEstimates, de gente que discute este tema.

En su blog, Glen B. Alleman escribe mucho sobre el problema que representa no hacer estimaciones precisas. Glen sugiere que antes de preguntar si es mejor tener o no una estimación, se debe responder la pregunta: ¿Cuál es el valor en riesgo?

¿Como expresar el grado de avance del proyecto? (Y como calcularlo como un porcentaje)

Desde el blog de Project Conections Geof Lory nos propone como expresar el avance del proyecto, tema que también se alínea con otros artículos del blog, como este y este.

Como indica Geof, una de las responsabilidades regulares del Administrador del Proyecto, es la creación de informes de estado que proporcionan los grupos de interesados una idea precisa de cómo van las cosas en el proyecto ya sea en forma semanal o mensual.

Estos informes de estado no están diseñados para ayudar directamente al equipo o al Administrador del Proyecto. Su propósito es proporcionar a los que están financiando o a los responsables de la supervisión del proyecto, una idea de cómo se está ocupando su dinero. Y si bien cada grupo de interesados parece requerir su propio formato para los mismos datos, la medida común que todos quieren para medir el progreso general es el porcentaje completado.

Si bién el porcentaje completado puede ser interesante, pero Geof no lo recomienda por muchas razones: