7 razones para crear la WBS/EDT

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

Pero es cierto: en práctica la WBS/EDT rara vez es utilizada por los Administradores de Proyecto. A muchos les resulta engorroso representarla, mientras que otros piensan que es inútil, y muchos simplemente no entienden cómo prepararla.

La WBS/EDT debería ser muy fácil de entender y bastante fácil de representar. Además, de que tiene una gran utilidad, como dice Paveen, es un pilar proverbial para completar con éxito los proyectos.

Sobre si como debe representarse, la WBS/EDT se puede dibujar / representar como una estructura jerárquica (como un árbol invertido) o como una lista de puntos. Ambas técnicas tienen ciertas ventajas y desventajas, se puede utilizar cualquiera de ellas.

La definición formal dice que la WBS/EDT es una descomposición jerárquica orientada a la entrega del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Así que:

• Representa el alcance total del trabajo. El trabajo que no está representado en la WBS/EDT, no es parte del proyecto. La WBS/EDT se debe dibujar completamente para delinear el alcance completo; nada debe quedar fuera.
• Es una descomposición jerárquica: el alcance del trabajo se descompone (se divide y se subdivide) jerárquicamente. Un nodo de nivel superior representa segmentos de trabajo más grandes, mientras que el nodo de nivel inferior representa un segmento más pequeño (o una división) de trabajo. Todos los nodos secundarios se agregan en el nodo primario. El proyecto finalizará si el equipo completa todo el trabajo representado por los nodos del nivel más bajo.
• Se sugiere que esté orientada a entregables: siempre se debe pensar en entregables al definir cualquier nodo y descomponer un nodo principal en nodos secundarios. Un entregable es un resultado que puede percibirse y tiene cierto valor. Un entregable es requerido por las partes interesadas. Un entregable representado por un nodo WBS puede ser un resultado intermedio que conduzca al resultado final o al resultado final en sí.
• La WBS/EDT NO está orientada a tareas y no debe estar representado por tareas o actividades.

Hay que dejar clara la diferencia entre un entregable y una actividad: un entregable es el resultado de una serie de actividades. Una actividad, por sí misma, puede no producir ningún resultado tangible.

¿Por qué es importante la WBS/EDT?

1. La WBS/EDT es una representación del alcance; Representa el alcance total del trabajo. Una imagen vale más que mil palabras y, por lo tanto, es fácil de entender y seguir.
2. La WBS/EDT representa el alcance total y, por lo tanto, puede actuar como una lista de verificación para el proyecto. Con ella, el Administrador del Proyecto puede decir fácilmente lo que se ha terminado y lo que está pendientes en el proyecto.
3. Cada nivel sucesivo de la WBS/EDT proporciona una base para una estimación más precisa del esfuerzo, la duración, los recursos y el costo.
4. El entregable final, representado por la WBS/EDT, puede ser fácilmente monitoreado y rastreado.
5. Las WBS/EDTs de otros proyectos puede actuar como plantillas para trabajos futuros, específicamente para algunos procesos repetitivos. Resultando en una planificación de proyectos más fácil y más rápida.
6. Aún el trabajo más pequeño se puede asignar fácilmente a los miembros individuales del equipo, por lo que ayuda a delimitar responsabilidades.
7. Reduce el riesgo del proyecto.

Paveen cierra recordando pensar en “sustantivos” (entregables) mientras se prepara la WBS/EDT.

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