La EDT (WBS) como fundamento del proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de Method123 propongo hoy esta explicación de porqué la EDT (WBS) es la piedra angular de toda la Adminsitración del Proyecto.

El manejo de la EDT (WBS) en el proceso de Adminsitración de Proyectos ha sido un tema recurrente en este blog. Todas estas entradas tratan, al menos en parte, sobre el uso de esta herramienta. Es un claro indicador de la importancia que personalmente le doy a esta herramienta.

La estructura de desglose del trabajo (WBS - EDT) es una herramienta de Administración de proyectos que, como señala el artículo, a menudo es mal entendida y poco apreciada a pesar de ser pieza fundamental de la base de cualquier metodología de Administración de proyectos. Y es que existen muchos conceptos erróneos sobre qué es una WBS, cómo se usa y por qué es una parte tan importante del proceso de gestión del proyecto.

La WBS es una agrupación jerárquica orientada a la entrega del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto (es decir, una descomposición del trabajo del proyecto).

¿Qué NO debe incluir?

• Ninguna referencia a QUIÉN está haciendo el trabajo
• Ninguna referencia a CUANDO se está haciendo el trabajo
• Ninguna referencia a CÓMO se está haciendo el trabajo

Para elaborar la WBS se sugiere:

Usar sustantivos y adjetivos para describir el resultado del trabajo

No indicar dependencias, duraciones, ni asignaciones de recursos.

La WBS aborda QUÉ es un proyecto. El siguiente paso para determinar el CÓMO es el trabajo del Diagrama de red. Y finalmente, el cronograma del proyecto se usará para determinar CUÁNDO y QUIÉN hará el trabajo.

Una buena WBS ayuda a mentener el rumbo para entregar el 100% del alcance acordado y evitará la corrupción del alcance.

Una vez que se establece el primer nivel de la WBS, inicia el proceso real de Adminsitración de proyectos .

¿Cuántos niveles se necesitan? Esta respuesta es diferente para cada proyecto. La recomendación es descomponer a un nivel suficiente donde haya una comprensión clara de cuál es el producto entregable, sin llegar a la exageracion. Es un tema que requiere el uso de la experiencia por parte del Adminstrador, patrocinadores y el equipo del Proyecto.

Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:

7 razones para crear la WBS/EDT

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

¿Se pueden usar los procesos establecidos para manejar pequeños proyectos?

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde el correo de TenStep, propongo ahora este artículo que recomienda usar los procesos ya establecidos en la PMO para manejar pequeños proyectos.

Los procesos de Administración de proyectos deben aplicarse de manera escalable en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan más rigor y estructura. Los proyectos pequeños no deberían necesitar tanta rigidez.

Estos pequeños proyectos cubren muchos tipos de esfuerzos de trabajo modestos. En la mayoría de las empresas, estos pequeños proyectos ni siquiera se ven como "proyectos". El negocio puede denominarlos mejoras, solicitudes de servicio u órdenes de trabajo. Una de las razones por las que muchas empresas no consideran que estos pequeños esfuerzos sean proyectos es porque generalmente se ejecutan en la Gerencia de soporte u operaciones. En general, los proyectos pequeños pueden incluir lo siguiente:

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

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Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

Eliminado mitos de la EDT (WBS)

Retomo (por fin) las entradas del blog, con este post a partir de un correo de Method123 sobre la importancia de la WBS.

Es un tema que ya se ha tratado aquí en estas entradas:

Algunos mitos de la estructura de desglose del trabajo.

La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una herramienta a menudo malentendida y subestimada de la gestión de proyectos, a pesar de ser la base de la gestión del proyecto. El autor consdiera, y yo comparto, que es una pieza fundamental de la base de cualquier metodología de gestión de proyectos. 

Pero existen muchos conceptos erróneos sobre lo que es una WBS, cómo se usa y por qué es una parte tan importante del proceso de gestión del proyecto.

Propuesta de esquema híbrido de seguimiento y control de proyectos

Soy Iván Rivera, PMP

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Cada semana participó en una reunión virtual de administradores de proyectos en Twitter que se denomina @PMChat y que se puede buscar también con el hashtag #pmchat.

En una de esas reuniones surgió la conversación respecto a algunas herramientas qué se puede usar en el mundo ágil y en la administración de proyectos tradicional. La charla derivó finalmente a proponer el uso de tableros kanban, reuniones diarias de avance (standups) y la WBS. Esta es mi propuesta sobre cómo podrían usarse juntas estas herramientas.

¿Qué es la estructura de desglose de objetivos (goal breakdown structure)?

Normalmente el Adminsitrador de Proyectos controla en el proyecto algunas estructuras de desglose: de trabajo (EBS / EDT), de recursos (RBS), de Riesgos (tambien abreviada RBS), de personas (OBS), etc.

En su libro "Improving Your Project Management Skills", Larry Richman propone una esturctura de desglose adicional: la estructura de desglose de Objetivos o Goal Breakdown Structure. (Complemento el artículo con algunas definiciones de Wikipedia

Dice Larry: "La estructura de desglose de objetivos es también una estructura lógica y jerárquica que demuestra, al aumentar los niveles de detalle, los resultados que un proyecto debe lograr". Al igual que en la WBS, el propósito de GBS es definir todos los objetivos y sólo los objetivos necesarios para alcanzar las metas de más alto nivel del proyecto.

Para crearla se siguen reglas de descomposición similares a las usadas para crear la WBS.

Seis reglas para elaborar una buena EDT (WBS)

"WBS" by DoD - DoD. Via Wikipedia.

En el blog de CapTech me he encontrado un artículo de Tim Fite que nos comparte algunas reglas para elaborar una buena EDT.

Como bien reconoce Tim, no se trata de un conocimiento nuevo que vaya a revolucionar el campo de la Administración de Proyectos. Al contrario, se trata de un repaso a cosas que ya se han escrito. (De hecho, apenas unos dias atras una amable lectora platicaba del tema en este post -La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha-).

1. La motivación básica o el Imperativo Existencial

En primer lugar, si no se tiene una EDT, ni siquiera ay que seguir leyendo. Una EDT que no existe no tiene por qué seguir ninguna regla en absoluto.

(En articulos anteriores como este y este hablamos ya de la utilidad de contar con una EDT para el proyecto. Nota del Traductor).

¿Como hacer que la planificación contribuya al éxito del proyecto?

A partir de un par de arículos, propongo ahora algunas ideas sobre planificación del proyecto.

Primero, ciertas preguntas que se deben responder antes de planificar y luego los pasos que nos pueden llevar al éxito en el proceso de planificación, mismas que surgen de un artículo de ProjectManagers.com.

Las preguntas inciales son importantes por que ayudan a entender los objetivos del proyecto. Parece obvio que solo si se entiende lo que se espera del proyecto, este se puede planificar adecuadamente.

Las preguntas que se sugiere responder son:

1. ¿Qué se necesita conseguir? 

Esta primera pregunta es muy importante, ya que define el tamaño del "universo del proyecto". Es necesario comprender el tamaño relativo del proyecto y para hacer eso primero hay que entender lo que se necesita lograr. Esta primera pregunta ayuda a proporcionar una base para las siguientes. 

Como elaborar la matriz de riesgos del proyecto

En su blog, Glen B. Alleman nos propone un método para elaborar la matriz de riesgos de nuestro proyecto.

Antes de comentar el artículo de Glen, me permito revisar algunos conceptos del artículo "Understanding Project Risk Exposure Using the Two-Dimensional Risk Breakdown Matrix". 

Los proyectos son esfuerzos complejos que implican un conjunto único de tareas y actividades realizadas tomando en cuenta una o más restricciones para cumplir los objetivos definidos. Una de las áreas clave que requieren una gestión proactiva en los proyectos es la gestión de riesgos, que surgen de las incertidumbres que pueden afectar el logro de los objetivos. Los riesgos pueden ser complejos, sobre todo por la amplia gama de orígenes y de posibles efectos sobre el proyecto.

Sin embargo, el proceso de riesgo a menudo no produce nada más que una larga lista de riesgos, que puede ser difícil de entender o manejar. A esta lista se le puede organizar para determinar qué riesgos deben abordarse primero, pero esto no proporciona ninguna información sobre la estructura de la exposición al riesgo en un proyecto.

Para organizar la información sobre la exposición al riesgo en un proyecto se usa la estructura de desglose de Riesgos (RBS).

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.

Los 5 principios del éxito de un Proyecto

Glen B. Alleman es un prolífico escritor sobre temas de proyectos, por lo que en varias ocasiones he usado su material como fuente para este blog. En esta ocasión vamos a revisar su propuesta sobre los 5 principios del éxito de un Proyecto.  

Glenn dice que los cinco principios inmutables de éxito del proyecto deben ocurrir para tener cualquier oportunidad real de terminar a tiempo, dentro del presupuesto, y cumpliendo con las especificaciones. 

Estos son los 5 principios propuestos por Glenn:

Como usar la EDT en el control de riesgos del proyecto

Siguiendo con los artículos sobre el uso de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) en los proyectos, Glen B. Alleman nos sugiere en un artículo de su blog algunas ideas para usarla EDT en el control de riesgos.

El artículo se titula: "Connecting Risk and the WBS". En él, Glen señala que en ocasiones la administración del riesgo no se maneja en el contexto adecuado y propone ideas para usarla en la administración y control de riesgos del proyecto:

1. La medición del porcentaje completado para cada "paquete de trabajo" debe ser definida de manera que realmente mida el porcentaje físico completado.

La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha.

En un segundo artículo, Bruce Lofland nos presenta en su blog PM Technix (del que comente algo la entrada previa -Como distinguir entre un riesgo o un problema-) sus notas sobre la utilidad de la EDT cuando está bien hecha.

La estructura de desglose de trabajo (EDT o Work Breakdown Structure - WBS) es una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto en términos de sus entregables, divididos en piezas que son lo suficientemente pequeñas para planificar y trabajar fácilmente. Estas piezas se llaman paquetes de trabajo.

La EDT se crea al arranque del proyecto justo después que se aprueba el acta del proyecto y se conforma el equipo de trabajo. El equipo de trabajo debe crear la EDT en una reunión en la que debe estar presente la gente que realmente va a hacer el trabajo.

Algunos consejos para construir la Estructura Detallada de Trabajo (WBS)

La Estructura Detallada de Trabajo es para algunos la herramienta clave para iniciar un proyecto (soy uno de ellos). Sin embargo parece ser una herramienta que, en el mejor de los casos no es aprovechada a su máximo potencial.

Para ayudar a comprender mejor la EDT, comparto ahora un artículo de Tom Mochal y notas de un libro de Liliana Buchtik.

Tom nos presenta en este artículo de TechRepublic algunos consejos para la creación de una estructura detallada de trabajo, y complementan la lista otros consejos que he obtenido del libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects: The Most Practical Approach to Work Breakdown Structures (Wbs)! de Liliana Buchtik.

La hoja de ruta: administración de proyectos paso a paso

En la misma línea que el post anterior ahora comparto un post en el que Jason Westland nos propone una metodología que explica paso a paso como administrar proyectos.

Jason nos recuerda que a menudo los proyectos pueden ser caóticos y recomienda que para permanecer centrado y lograr el éxito, se ataquen paso a paso, lo que permitirá tener control total sobre cada acción que se emprenda.

¿Como se debe enfrentar un proyecto cuando es imposible definir el alcance total del mismo?

Planificación Gradual

El administrador es asignado a un proyecto recién autorizado y debe iniciar a la brevedad, a pesar de que el alcance total del mismo aun no ha sido definido.

Esta situación es más o menos común dependiendo de la madurez de la organización y de su apego a las mejores prácticas de administración de proyectos y ocurre que aunque están claros los siguientes pasos (la primera fase del proyecto, el primer entregable), no se puede planear mucho más adelante. Para estos casos puede resultar útil una mejor práctica denominada Rolling Wave Project Planning (RWPP).