Mejores prácticas en la adminstración de proyectos

Desde las diferentes redes sociales me han recomendado recientemente un artículo sobre mejores prácticas en la administración de proyectos.

El artículo es: 10 Project Management Best Practices, de Jason Freih.

Comparto ahora algunas notas sobre mejores prácticas en administración de proyectos que se desprenden de esta lectura:

1. No hay proyectos técnicos. Hay proyectos de negocios con componentes técnicos. Cualquier iniciativa para desarrollar nuevos productos técnicos se basa en una necesidad del negocio. El administrador del proyecto debe entender el panorama general, el objetivo del negocio y cómo la experiencia técnica puede agregar valor a ese objetivo.
2. Hay que involucrarse en forma temprana. El administrador debe involucrarse pronto en el proceso de la puesta en marcha del proyecto. Incluso si la necesidad de recursos no se ha decidido el administrador debe participar en las reuniones iníciales con el fin de obtener una mejor perspectiva de las necesidades del negocio. Además por lo general puede añadir valor al señalar mejore formas en las que determinadas tareas pueden realizarse o la mejor manera de utilizar los recursos. Todo esto permite tener una visión clara de la meta de negocio, facilitando la comunicación con el equipo, lo que ayuda a obtener mejores resultados.
3. Una hora de planificación de hoy ahorrará dos horas de trabajo de mañana. Aunque el autor dice estar de acuerdo en que la planificación en exceso puede ser un aspecto negativo, también reconoce que la actitud de lanzarse a la ejecución demasiado pronto conduce a objetivos poco claros y proyectos que tienen problemas en todas las áreas clave.
4. Si no está escrito, no ocurrió. Cualquier cosa que pueda tener un impacto en el proyecto, cualquier elemento que forme parte de una decisión formal debe quedar registrado por escrito en el repositorio de documentos del proyecto. Si no existe un proceso formal para documentar las reuniones, al menos se recomienda circular un correo electrónico a todos los participantes con los puntos clave de la reunión.
5. Facilitar la comunicación franca. Permitir a las personas acercarse al administrador sin miedo a represalias, permite que el equipo comunique los problemas en cuanto se detectan, lo que ayuda a evitar problemas costosos más adelante. También favorece que el equipo aporte nuevas ideas que podrían conducir a beneficios inesperados a su proyecto.
6. Abordar todos los asuntos rápidamente y sin detenerse hasta que se hayan solucionado. En un proyecto es seguro que van a presentarse muchas cuestiones y problemas, en cuanto a presupuesto, alcance, tiempo, calidad, y especialmente recursos humanos. Siempre hay que documentar y discutir estas situaciones con el equipo, incluso si no se pueden resolver en forma inmediata.
7. No hay que tener miedo de sustituir a las personas malas para el equipo. Jason señala que hay administradores que ignoran los problemas con los empleados por miedo a la confrontación o por falta de comprensión de los aspectos técnicos del trabajo del empleado. Sugiere que se busque cambiar la actitud de un empleado problema, destacando que si después de tratar de negociar con un empleado este no mejora su rendimiento o sigue causando problemas, debe ser sustituido.
8. Predicar con el ejemplo. El trabajo duro y la honestidad no se pueden fingir, y si el administrador intenta inspirar a otros a alcanzar ciertas metas, debe asegurarse de estar dispuesto a trabajar con ellos y exhibir la misma actitud. Se deben establecer metas realistas para el equipo.
9. Mantener un equipo integrado. Jason considera que Es muy bueno para el proyecto que todo el equipo participe en el ciclo de vida completo.
10. No perder el foco. Hay que asegurarse de que los patrocinadores del proyecto tengan claros los productos o prestaciones necesarias, antes de comenzar el proyecto. Se debe desarrollar una visión clara para compartirla con el equipo. Las modificaciones introducidas en el proyecto deben ser documentadas y evaluadas y se introduce un cambio, su impacto debe ser comunicado a todo el equipo, incluidos los patrocinadores del proyecto.

Aunque se pueden agregar otras prácticas a la lista propuesta por Jason, parece positivo considerar estas recomendaciones en cualquier proyecto nuevo o en ejecución.

Bibliografía:

Freih, J. (2010). 10 Project Management Best Practices. The Project Management Hut, NA. Retrieved August 25, 2010, from http://http://www.pmhut.com/10-project-management-best-practices