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mayo 18, 2020

Regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19. ¿Cómo regresar a las actividades?


Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Qué nos espera después del coronavirus?

Voy a escribir este post pensando que el Coronavirus va a quedarse en nuestras vidas, por lo que debemos establecer como seguir siendo funcionales (y ejecutar proyectos) en su presencia.

Como en otros casos, uso como guía para desarrollar las ideas, las áreas de conocimiento de Administración de Proyectos propuestas en el PMBOK (R).

Partamos del hecho de que no va a haber cambios en las definiciones de alcance, porque el cliente espera que gente de ver un proyecto que resuelva sus necesidades.

Tampoco debería de haber cambios en las definiciones de calidad, porque siempre espera que se le entregue el proyecto sus productos con la calidad acordada.

Seguramente los demás aspectos se van a ver impactados por la "Nueva Normalidad".

mayo 13, 2020

¿Cómo será el regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La primera parte de estas notas se tomó de la conferencia de prensa del 13 de mayo de 2020 y de publicaciones en internet. Se citan las fuentes. En la segunda parte hago un resumen de los temas que a mí me parecen importantes desde la perspectiva de la administración de proyectos y como deberemos empezar a trabajar en esta nueva situación.

El resumen de la Conferencia de Prensa (fuente adicional):

El regreso será por etapas:
1a Etapa. A partir del 18 de mayo de 2020.

Reapertura de 269 'municipios de la esperanza' en 15 estados. Estos municipios no tienen contagios y, al mismo tiempo, no son vecinos de otros municipios que tengan contagios.

Se reabre la actividad escolar, el espacio público, el espacio laboral de personas vulnerables.

mayo 12, 2020

En busca de oportunidades y con disponibilidad para trabajo remoto 

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Estoy disponible para trabajo remoto. 

¿Te gusta lo que lees en el blog? Ponte en contacto y platicamos: consultoría, asesoria en temas de certificación, desarrollo de cursos.

O si tenes alguna oportunidad laboral en tu organización.

Mi correo electrónico es contacto <at> ivanrivera-pmp.com 

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mayo 08, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 2 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.



Esta es la Segunda Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Método de Seinfeld
FUNDAMENTO:
Un sistema de trabajo que afirman está inspirado en la cita de Jerry Seinfeld: "No romper la cadena".

VISIÓN GENERAL:
Cada día que se trabaja en algo, se marca ese día con rojo en el calendario formando una cadena de días "rojos". Si no se trabaja durante un día en ello, no se marca con rojo y "se rompe la cadena".

Mejora de las habilidades de administración del tiempo : objetivos inteligentes (SMART)

Resuelve problemas de plazos vencidos

PROCESO:
Obtener un marcador rojo y un calendario grande, que muestra todos los días del año.

Cada día que se trabaja en alguna tarea del objetivo planteado, incluso por un período de tiempo corto, marcar ese día con el marcador rojo

Los días marcados en rojo continúan creciendo a medida que continúa trabajando en tareas de ese objetivo, formando una cadena

Si se pierde un día de trabajo, no se marca ese día con rojo y "se rompe la cadena"

Cada día hay que trabajar en el objetivo para que "no se rompa la cadena"

VENTAJAS:
Conforme crece la cadena de días marcada en rojo, crece la motivación para continuar y trabajar en ese objetivo todos los días

DESVENTAJAS:
Cada día, debe seleccionar una tarea que sea lo suficientemente relevante para sus objetivos, pero también alcanzable, lo que puede ser complicado

Algunos días, será difícil encontrar un momento para el trabajo, debido a otras prioridades y obligaciones, por lo que es posible que se tenga que "romper la cadena"



NOMBRE:
Quién está cargando al mono. (Who's Got the Monkey?)
FUNDAMENTO:
El principio se basa en el libro de William Oncken Managing Management Time: Who's Got the Monkey .

El énfasis de este método está en delegar tareas y está principalmente dirigido a gerentes de proyecto, aunque otros también pueden utilizarlo. Los monos son tareas, y debes considerar cómo lidiar con ellos.

VISIÓN GENERAL:
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación eficaz, delegación de tareas adecuada, establecimiento de prioridades, objetivos SMART, administración del estrés, tareas individuales

Hay 3 tipos de "monos":

Tiempo impuesto por el jefe: actividades que el jefe requería
Tiempo impuesto por el sistema: solicitudes y preguntas de colegas
Tiempo autoimpuesto: las acciones que decides emprender. Puede usarlo para sus propias tareas e ideas (tiempo discrecional), o para abordar problemas y solicitudes de subordinados (tiempo impuesto por subordinados)

El objetivo es eliminar el tiempo impuesto por subordinados, el sistema de control y el tiempo impuesto por el jefe, y aumentar el tiempo discrecional.

Resuelve problemas de multitarea, programación ineficaz

PROCESO:
Reconocer y describir el "mono": especificar cuál es la tarea y qué acciones son necesarias para completarla

Asignar el "mono" - Asignar el "mono" a una persona

Asegurar al "mono" - Asegurarse de que la persona maneje al "mono" de manera apropiada:

Si un mono es importante y no permite errores, entonces se debe recomendar que hacer y actuar si es necesario.

Cuando se está seguro de que la persona asignada con el mono puede manejarlo, actúar y luego dar consejos

Comprobar el "mono": especificar cuándo se dará seguimiento para el mono, para asegurarse de que todo está trabajando

VENTAJAS:
Los gerentes pueden usar su tiempo de manera efectiva

Resulta más fácil resolver los problemas de los empleados.

Da una perspectiva clara sobre quién está asignado a qué

Una forma sencilla de delegar tareas

DESVENTAJAS:
Se ocupa solo de las tareas de administración y delegación: debe combinarse con otros métodos de administración del tiempo para obtener mejores resultados de productividad en general


Fin de la Segunda Parte



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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

abril 24, 2020

La EDT (WBS) como fundamento del proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

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Work Breakdown Structure of Aircraft System

Desde el correo de Method123 propongo hoy esta explicación de porqué la EDT (WBS) es la piedra angular de toda la Adminsitración del Proyecto.

El manejo de la EDT (WBS) en el proceso de Adminsitración de Proyectos ha sido un tema recurrente en este blog. Todas estas entradas tratan, al menos en parte, sobre el uso de esta herramienta. Es un claro indicador de la importancia que personalmente le doy a esta herramienta.

La estructura de desglose del trabajo (WBS - EDT) es una herramienta de Administración de proyectos que, como señala el artículo, a menudo es mal entendida y poco apreciada a pesar de ser pieza fundamental de la base de cualquier metodología de Administración de proyectos. Y es que existen muchos conceptos erróneos sobre qué es una WBS, cómo se usa y por qué es una parte tan importante del proceso de gestión del proyecto.

La WBS es una agrupación jerárquica orientada a la entrega del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto (es decir, una descomposición del trabajo del proyecto).

¿Qué NO debe incluir?
  • Ninguna referencia a QUIÉN está haciendo el trabajo
  • Ninguna referencia a CUANDO se está haciendo el trabajo
  • Ninguna referencia a CÓMO se está haciendo el trabajo


Para elaborar la WBS se sugiere:
Usar sustantivos y adjetivos para describir el resultado del trabajo
No indicar dependencias, duraciones, ni asignaciones de recursos.

La WBS aborda QUÉ es un proyecto. El siguiente paso para determinar el CÓMO es el trabajo del Diagrama de red. Y finalmente, el cronograma del proyecto se usará para determinar CUÁNDO y QUIÉN hará el trabajo.

Una buena WBS ayuda a mentener el rumbo para entregar el 100% del alcance acordado y evitará la corrupción del alcance.

Una vez que se establece el primer nivel de la WBS, inicia el proceso real de Adminsitración de proyectos .

¿Cuántos niveles se necesitan? Esta respuesta es diferente para cada proyecto. La recomendación es descomponer a un nivel suficiente donde haya una comprensión clara de cuál es el producto entregable, sin llegar a la exageracion. Es un tema que requiere el uso de la experiencia por parte del Adminstrador, patrocinadores y el equipo del Proyecto.



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abril 10, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 1 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

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La gestión de tiempo es un tema que hemos revisado en el menos un par de ocasiones aquí y aquí.

Y es que para lograr los objetivos del proyecto, y para atender todo el trabajo, el Administrador de proyectos debe saber manejar su agenda.

Es interesante que cuando empecé a preparar el artículo, pensaba mencionar solo 3 o 4 técnicas. Conforme avanzó la investigación, fui agregando otras hasta llegar a la lista que ahora presento.

¿Por qué se debe administrar el tiempo?
En nuestro accionar diario debemos elegir: decidir qué hacer, cuándo terminar y qué tareas abordar para alcanzar los objetivos.

Esto implica priorizar tareas de alto valor orientadas a objetivos, terminarlas antes de la fecha límite, pero también dejando tiempo para llevar una vida saludable.

Al lograr eso se ha conseguido administrar con éxito el tiempo. Y para efectivamente lograr esto se sugiere aplicar algunas técnicas.

La búsqueda de una mayor productividad es una historia sin fin. No importa cuán productivos seamos hoy en día, siempre hay espacio para mejorar, siempre hay otro sistema o método por ahí que puede hacernos subir de nivel. El objetivo, por supuesto, es perder menos tiempo y hacer las cosas.

Y es que cuando una técnica se complementa con la personalidad y estilo de flujo de trabajo realmente puede aumentar la productividad. Por otro lado, la búsqueda de tal técnica puede convertirse en una trampa en la que se desperdicie más tiempo del que se ahorra.

Las técnicas de administración del tiempo son un conjunto de reglas y principios que deben seguir para ser más productivo y eficiente con el tiempo, tomar decisiones mejores y más rápidas, así como lograr más en menos tiempo y con menos esfuerzo.

Administrar eficientemente el tiempo implica entre otras cosas:
  1. Identificar todas las tareas que se deben completar en un lapso de tiempo
  2. Reservar tiempo para tareas prioritarias, tareas de rutina, pero también para descansos
  3. Manejo adecuado del estrés
  4. Administración adecuada del equipo de trabajo.
  5. Seguimiento del progreso del proyecto e identificación de retrasos

La mayoría de las técnicas de administración de tiempo que vamos a mencionar se ocupan de uno o más de los puntos enumerados, así que al elegir el método personal también deberá considerar las habilidades personales que se requieren.

Habilidades de manejo del tiempo

Las habilidades efectivas de administración del tiempo incluyen:
  1. Establecimiento de objetivos INTELIGENTES (SMART): asegúrese de que los objetivos que se establezca sean específicos (Specific) , medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), relevantes (Relevant) y con plazos determinados (Time-bound).
  2. Planificación efectiva: Tener objetivos claros, así como tareas y recursos definidos para hacer un plan claro que guíe hacia alcanzar los objetivos.
  3. Manejo del estrés: hay que asegúrarse de manejar el estrés con estrategias y tácticas para prevenirlo o aliviarlo.
  4. Delegación adecuada de tareas: delegar tareas ayuda a aliviar la carga de trabajo y compartirla con colegas y empleados competentes.
  5. Evitar distracciones: las distracciones quitan el tiempo que usarse en trabajo (o incluso relajándose), por lo que deben a evitarse.
  6. Tarea única: concentrarse en una tarea a la vez ayuda a entregar resultados finales de calidad mucho mejor que cuando se realizan muchas tareas.
  7. Decir "No": esta palabra ayudará a ahorrar más tiempo para las tareas prioritarias.
  8. Establecer prioridades: invertir tiempo en las tareas correctas requerirá menos esfuerzo, pero traerá mejores resultados. Esto también se conoce como la regla 20/80, o el principio de Pareto.
  9. Vencer la procrastinación: identificar las causas de dilación y enfréntalas.

Para mejorar los esfuerzos de administración del tiempo, se deben practicar estas habilidades.

Estilos de administración del tiempo
No todas las técnicas de administración del tiempo son adecuadas para todos: no todos trabajamos igual, por lo que no todos enfrentamos los mismos problemas. Cada quién tienen un método predominante para tratar el trabajo, es decir, un estilo, que trae sus propios problemas; si lo piensa, normalmente caemos en alguna de estas clases:

Mártir del tiempo
Llena sus horarios con solicitudes de otros, en lugar de centrarse en lo que es importante para él. Sus propias tareas se sienten como demasiada responsabilidad, por lo que aprovecha la oportunidad de asumir cualquier otra cosa: obtiene la validación de los demás, pero descuida las tareas que lo llevarían a la autovalidación.
Problemas: multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz, sin descansos

Indeciso
Los mártires del tiempo al menos abordan las tareas de otras personas: los postergadores retrasan el trabajo en todo lo que es remotamente importante para cualquiera. Algunos afirman que funcionan mejor bajo presión, pero los resultados que obtienen a menudo se ven afectados por el estrés y la ansiedad que trae esta práctica.
Problemas: plazos incumplidos, programación ineficaz, multitarea

Distraído
Su corazón está en el lugar correcto, pero se distrae fácilmente. Es probable que una solicitud aleatoria de un colega atraiga su atención fugaz.
Problemas: multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz

Subestimador
Estima que manejar una tarea le llevará mucho menos de lo que realmente lo hace: rara vez cumple con sus plazos optimistas.
Problemas: plazos incumplidos, programación ineficaz

Bombero
Intenta abordar todo por su cuenta, justo en el momento: constantemente apaga "incendios" aquí y allá, y no se siente satisfecho a menos que esté trabajando en 10 tareas a la vez y se sienta "ocupado". Una vez que haya terminado con eso, simplemente pregunta: "¿Qué sigue?" - que es una práctica que lleva al agotamiento, tarde o temprano.
Problemas: plazos incumplidos, saltos de descanso, programación ineficaz

Perfeccionista
Es similar al procrastinador y al distractor, pero su incapacidad para terminar una tarea al menos tiene una causa noble: quiere que todo sea perfecto. Trabajará horas extras e invertirá todos sus esfuerzos en entregar un proyecto de alta calidad, pero sin saber cómo regularse por lo que puede perder sus plazos y arriesgarse a agotarse.
Problemas: plazos vencidos, sin descansos

Todos los problemas asociados a los estilos de administración del tiempo pueden resolverse, y todas las habilidades de administración del tiempo necesarias pueden perfeccionarse, si se eligen las técnicas de administración del tiempo adecuadas.

Diferentes técnicas de Administración de Tiempo.

Al final del día, se sugiere encontrar una técnica que sea "suficientemente buena". Si funciona, aceptar que funciona y dejar de buscar algo mejor.

Para facilitar su consulta los he clasificado en:

NOMBRE
CLASE
ENTREGA
Método de autoenfoque



Generales
Primera (esta)
Matriz de Eisenhower
Método de Seinfeld
Segunda
Quién está cargando al mono. (Who's Got the Monkey?)
Inbox Cero
Tercera
Diario de productividad
Método de acción (Action Method)
Basados en tareas
Cuarta
Objetivo superior
Getting Things Done (GTD)

Basados en tareas. Subgrupo Listas
Quinta
Eat that Frog
Lista de logros
Sexta
Lista de cosas que no se deben hacer
Método Kanban
Basados en tareas. Subgrupo   Tableros
Séptima
Método de semáforo
Timeboxing – Bloqueo de Tiempo


Basados en cronómetro
Octava
Regla de los 10 minutos
Técnica Pomodoro
Novena y última
Horario Ideal Biológico (biological prime time)
Flow Time

Este es el detalle de cada una de ellas:

NOMBRE:
Método de autoenfoque
FUNDAMENTO:
La mayoría de los métodos de productividad personal se centran en organizarse y no en hacer las cosas.

VISIÓN GENERAL:
Este método está diseñado en contra de los consejos de productividad tradicionales. Elimina la rigidez y la sobrecarga. Promueve el progreso real.

La clave del método de enfoque automático es solo enfocarse en una tarea a la vez: el sistema simplemente facilita saber qué tarea es la siguiente, de ahí el nombre de "enfoque automático". No hay absolutamente ninguna priorización de tareas en este sistema. Simplemente recorrer las listas y completa tareas.

PROCESO:
  1. Hay que iniciar creando tres listas separadas:
    • Nuevas
    • Periódicas
    • Inconclusas
  2. Completar la lista Nuevas con todas las tareas que se deban completar,
  3. Luego dibujar una línea debajo de la última tarea
  4. Todas las tareas por encima de esta línea son "tareas antiguas". Cada vez que necesite agregar otra tarea, hágalo debajo de la línea; estas son "tareas nuevas".
  5. Entrar en modo de enfoque automática
  6. Ahora, revisar la lista de tareas antiguas una por una. Si es posible trabajar en alguna, hay que hacerlo.
  7. Una vez terminada, hay que eliminarla.
  8. En caso de que sea una tarea recurrente, escríbala en la lista Periódicas.
  9. Si no se termina, hay que pasarla a la lista de Inconclusas.
Si llega al final de las “tareas antiguas”, hay que ignorar las nuevas tareas, regresar al principio y repetir. Una vez que llegue al punto donde no puede completar ninguna de las tareas antiguas, se puede comenzar con las tareas nuevas. Cuando no pueda completar ninguna de las tareas nuevas, hay que procesar la lista Periódicas de la misma manera, y luego dar el mismo trato a la lista Inconclusas.

VENTAJAS:
Un proceso totalmente flexible

DESVENTAJAS:
La flexibilidad implica que puede dedicarse tiempo a tareas que no impacten de forma importante en el objetivo final



NOMBRE:
Matriz de Eisenhower
FUNDAMENTO:
Técnica de administración del tiempo en la que se priorizan las tareas. Se basa en etiquetar cada tarea como: importante / no importante y urgente / no urgente.

VISIÓN GENERAL:
Evalúa las tareas según su importancia y urgencia y las aborda en relación con esto.

La matriz de Eisenhower lleva el nombre del presidente estadounidense Eisenhower, conocido por su productividad durante su tiempo en el cargo.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, tareas únicas, decir "No", evitar distracciones, objetivos SMART, delegación de tareas adecuada

Resuelve problemas de programación ineficaz, plazos vencidos, multitarea

PROCESO:
Enumere todas sus tareas y divídalas en 4 cuadrantes:

El primer cuadrante: tareas que son importantes y urgentes. Debes   hacerlos de inmediato.

El segundo cuadrante: tareas que son importantes, pero no urgentes. Debes hacer un plan cuando los abordes.

El tercer cuadrante: tareas que no son importantes, pero que son urgentes. Debe delegar estas tareas a sus colegas.

El cuarto cuadrante: tareas que no son importantes ni urgentes. Debes eliminarlos por completo de tu agenda.

VENTAJAS:
Un principio directo para priorizar tareas

Permite considerar qué tareas se pueden delegar o eliminar

DESVENTAJAS:
Puede ser difícil determinar la importancia y el nivel de urgencia de   las tareas

El sesgo actual puede impedir que implemente esta técnica por completo: puede existir la necesidad de concentrarse en tareas urgentes, que no son necesariamente importantes

NOTA: Personalmente considero a la Matriz de Eisenhower como una herramienta que se puede usar con cualquiera de las técnicas descritas.

Fin de la Primera Parte


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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

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