Translate

julio 31, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 5 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.




Esta es la Quinta Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Getting Things Done (GTD)
FUNDAMENTO:
La técnica Getting Things Done (GTD) es un proceso de 5 pasos que ayuda a reunir, recopilar y organizar sus pensamientos, tareas y proyectos para que pueda abordarlos de manera efectiva.

Un método de cinco pasos que le permite hacer una lluvia de ideas   sobre sus tareas y convertirlas en una lista de tareas directas.

VISIÓN GENERAL:
Getting Things Done (GTD) fue presentado por David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity .

Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART

Resuelve problemas de programación ineficaz

PROCESO:
Capturar: usar una grabadora de voz, un bloc de notas o una aplicación de notas para capturar y grabar todo lo que le llame la atención. Cuanto antes se registre, antes dejará de depender de la memoria, lo que permitirá enfocarse en la resolución de problemas o la tarea en lugar de recordar.

Aclarar: tan pronto como se capture algo, determinar si es accionable y, de ser así, determinar de inmediato el siguiente paso. De lo contrario, si nunca será procesable hay que desecharlo o si eventualmente será procesable hay que archivarlo para después.

Organizar: si algo es procesable, ponerlo con otros elementos procesables similares

Reflexionar: Revisar regularmente las listas y mover las tareas en consecuencia. Si no está progresando en una tarea, es posible que deba archivarlo o prestarle más atención.

Ejecutar: Hacer cada una de las tareas que estén en las listas

VENTAJAS:
Mantiene todas las tareas y proyectos en perspectiva.

Permite tener la mente despejada una vez que se capturan todas las tareas que se puedan imaginar

DESVENTAJAS:
Se debe usar la fuerza de voluntad para progresar con el trabajo: GTD no proporciona pautas para lidiar con las distracciones

La organización de las tareas se realiza por contexto y no por proyecto, lo que puede ser inútil para las personas que están acostumbradas a analizar tareas en relación con un proyecto.

Demasiados elementos en la lista pueden volver ineficaz el método, ya que será menos probable estructurar el trabajo del día

NOTA: Ya hemos comentado del método GTD en esta entrada.

NOMBRE:
Eat that Frog
FUNDAMENTO:
Esta técnica de administración del tiempo está dirigida a priorizar tareas. Elegir la tarea más importante o peor (la "rana") y abordarla   a primera hora de la mañana. Una vez que se ha terminado con la "rana", puede pasar a otras tareas para el día, pero no antes.

VISIÓN GENERAL:
Esta puede ser una tarea que requiere toda su atención (debido a su importancia o dificultad), una que ha estado evitando (porque es aburrida, exigente o difícil).

La premisa "Eat that Frog" fue desarrollada por Brian Tracy, en su libro "Eat that Frog! 21 grandes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempo" .

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART

Resuelve problemas de programación ineficaz, multitarea, plazos vencidos

PROCESO:
Debe identificar las tareas en función de su prioridad y etiquetar en consecuencia:

Tarea A: tarea más importante, la que debe abordar primero o sufrir las consecuencias.

Tarea B: segunda tarea más importante, la que debe abordar después de la Tarea A. Menos importante, pero aún vital.

Tarea C: una tarea que podría hacer, pero no sufriría consecuencias si no lo hiciera.

Tarea D: una tarea que idealmente debería delegar a otra persona y asignar este tiempo a la Tarea A.

Tarea E: una tarea que realmente no necesita hacer, por lo que puede eliminarla.

VENTAJAS:
Hacer la tarea más importante o la peor a primera hora de la mañana garantiza que el resto de los elementos en el día serán más fácil de lograr; esto es motivante y da energía

Priorizar tareas se vuelve más fácil y queda el resto del día para realizar tareas más agradables.

DESVENTAJAS:
Un comienzo del día difícil y desmoralizador.

Puede ser rígido y poco práctico si su tarea más importante cambia   durante el transcurso del día.


Fin de la Quinta Parte

Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:




Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

julio 17, 2020

¿Cómo apoya el software de código abierto durante la pandemia de COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


La comunidad de Software de código abierto Sourceforge revisa en este artículo, el impacto que el software de código abierto ha tenido durante la pandemia de COVID-19.

En éste post ya hemos hablado de cómo ejecutar proyectos en presencia del Coronavirus. En éste otro revisamos algunas actividades y herramientas especialmente útiles al PM.

En resumen: hay que considerar el trabajar con equipos dispersos, en donde habrá personas que trabajen desde sus casas. Y para equipos de trabajo que tenían que estar ubicados en el espacio físico de la empresa, ya no deberá haber tantas personas en un solo lugar.

julio 03, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 4 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.





Esta es la Cuarta Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Método de acción (Action Method)
FUNDAMENTO:
El Método de acción se basa en la premisa de que todo es un proyecto: se ven todas las actividades como proyectos, se analizan y administran en consecuencia.

VISIÓN GENERAL:
Mejora las habilidades de administración del tiempo : objetivos SMART, planificación efectiva

Resuelve problemas de programación ineficaz

PROCESO:
Marcar todas las tareas diarias como proyectos de tres tipos, para que sean más manejables:
1-      De acción: tareas en un proyecto que lo ayudan a progresar: volver a redactar una propuesta, enviar el software terminado, depurar la última aplicación.
2-      Referencias: notas, una lista de enlaces a investigaciones relevantes, esquemas. Todo lo que no implica progresar directamente, sino que sirve como punto de referencia.
3-      Elementos retrospectivos: todas las ideas y planes en los que no está trabajando actualmente, pero que puede poner en marcha algún día

VENTAJAS:
Ver todas sus actividades diarias como proyectos significa que tendrán pasos establecidos para cada actividad, por lo que es probable que se puedan atacar más rápido y más eficientemente

DESVENTAJAS:
Lleva mucho tiempo y es potencialmente abrumador: ver todo como un proyecto significa que se pasará mucho tiempo planeando

No hay un cronograma para la revisión de los ítems de retroceso: no hay claridad sobre cuándo o si debe abordar estos ítems



junio 29, 2020

Gracias!!!

Todo mi respeto para aquellas personas que han perdido un ser querido.

Ahora que la fase más estricta del encierro ha terminado en CDMX, hay mucho que agradecer.

El estar vivos y estar sanos. El estar cuerdos. Al final del día, cada quien lo vivió de la mejor forma que pudo.

Yo, tengo mucho que agradecer a muchas personas:

De entrada: gracias a todos los que pueda haber olvidado y me falte mencionar, pero que fueron parte de esta experiencia. Gracias.

- A pedro Garnica y el grupo de amigos que me están enseñando una visión filosófica de la vida.

- A toda la Academia Don Mere, también por las enseñanzas filosóficas, y por las enseñanzas de Dominó.

- A mis padres, mi hermano y su familia. Por estar al pendiente.

- A todos los primos que estuvieron atentos y compartiendo sus vivencias, alegrías y tristezas.

- A Laura, Michelle, Martha, Daniel. Amigos entrañables dispuestos a escuchar.

- A Brenda, Uriel y la Dra. Aloisi por ser una familia unida.

- A mis hijos, sus familias, su mamá, por ser pacientes, y por haber estado en contacto.

Y muy especialmente a Barbie. Por la compañía, la comprensión, el apoyo, el cariño.


Mucha paciencia. Aún no se acaba y va a ser un proceso largo.

Gracias a todos por seguirse cuidando.

junio 19, 2020

¿Cómo será la Administración de Proyectos despúes de la pandemia de COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


Si bien parece claro que el aumento en el trabajo remoto es la consecuencia más importante que se verá en el ámbito de la Administración de Proyectos después de la pandemia de COVID-19, esta tiene algunas consideraciones.

A continuación algunos aspectos importantes que puedo remarcar a partir de algunos artículos (este, este, este y este).

1. Trabajo remoto.

Una primera consecuencia del trabajo remoto son los beneficios para el empleado: menos inversión de tiempo y dinero en transporte, lo que también se traduce en beneficios financieros: ahorros en viajes diarios, comidas de oficina y otros gastos varios.

Luego tenemos los beneficios para la empresa, empezando por menos costos indirectos (renta, luz, agua, teléfono). También hay reducción del gasto en tecnología en el sitio.

Solo no hay que olvidar que una cierta cantidad de empleados preferirán no trabajar desde casa, ya sea debido a las diversas distracciones en su casa o su preferencia de ir a un espacio de trabajo físico. Esto requeriría que las empresas introduzcan políticas de trabajo remoto adecuadas para garantizar una cultura sólida en el lugar de trabajo y operaciones eficientes mientras trabajan con equipos distribuidos.

Las organizaciones deben mejorar continuamente sus políticas de trabajo remoto a largo plazo.

junio 05, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 3 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.




Esta es la Tercera Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Inbox Cero
FUNDAMENTO:
Un enfoque para administrar la bandeja de entrada de correo electrónico: el objetivo es mantener la bandeja de entrada vacía o casi vacía.

VISIÓN GENERAL:
El enfoque fue desarrollado por Merlin Mann, un experto en el campo de la productividad.

Mejora las habilidades de administración del tiempo: evitar distracciones, tareas individuales, establecer prioridades, manejo del estrés, planificación efectiva

Resuelve problemas de programación ineficaz, multitarea

PROCESO:
Para llegar a la bandeja de entrada cero, se debe:
  • Determinar la hora del día en la que trabajará para administrar la bandeja de entrada: cumplir con esta hora
  • Silenciar las notificaciones y no dejar abierta la pestaña de correo electrónico en el navegador
  • Prioriza tus correos electrónicos:
    • Responder de inmediato a los correos electrónicos más importantes y correos electrónicos que se pueden responder rápidamente
    • Mover los correos electrónicos que tomará más tiempo responder a una carpeta "necesitan respuesta" (asignar parte del tiempo de "administrar bandeja de entrada" a estas respuestas)
    • Decidir qué mensajes se pueden delegar y luego reenviarlos a otros miembros del equipo
    • Eliminar y archivar mensajes no deseados o antiguos

VENTAJAS:
Un excelente método para administrar una bandeja de entrada con mucho tráfico

Disminuye la cantidad de mensajes no leídos, los que le impiden encontrar aquellos correos electrónicos importantes

Enfocado en asignar la administración de la bandeja de entrada solo a una parte específica del día, para que no distraerse con correos electrónicos durante todo el día

DESVENTAJAS:
Requiere mucho tiempo, teniendo en cuenta que tiene que reenviar, archivar y eliminar muchos mensajes

Solo se ocupa de la administración de la bandeja de entrada, por lo   que debe combinarse con otras técnicas de administración del tiempo, que se centran en la administración de tareas y proyectos

Problemática para las personas que conversan con clientes y colegas a través del correo electrónico: los correos electrónicos importantes pueden perderse



NOMBRE:
Diario de productividad
FUNDAMENTO:
Esta técnica es un poco inusual en comparación con las anteriores, su objetivo es pensar en la productividad de una manera diferente. Está diseñado para hacer que la productividad sea más agradable. Implica mantener un diario de productividad.

Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART

VISIÓN GENERAL:
Quita el estrés de los plazos y la culpa de una lista de tareas sin cambios. Proporciona un historial de productividad.

Este diario permite mirar hacia atrás y ver que son posibles días productivos, lo que incluso puede aumentar la confianza.

Este método es perfecto cuando se han probado todo tipo de aplicaciones, consejos, métodos, estrategias de productividad y ninguna ha sido útil. Algunas personas simplemente no están conectadas a listas de tareas y plazos. En estos casos un diario de productividad podría ser la alternativa perfecta.

Es similar a un diario normal, solo que no se anota pensamientos personales, sino acciones, actividades que se pudieron completar para luego reflexionar.

Resuelve problemas de programación ineficaz, plazos vencidos

PROCESO:
Al final de cada día, tomar cinco minutos para registrar todas las cosas que se lograron. En un buen día, tal vez se completaron 15 tareas. En un mal día, tal vez solo se terminó una o ninguna. Lo único que importa es registrarlo de forma honesta.

Es posible:
  1. Registrar ideas y pensamientos de trabajo para poder ponerlos en práctica más adelante
  2. Registrar todas las tareas que se hayan terminado en un día: acciones que se hayan completado y en las que se pueda reflexionar
  3. Enumerar todas las tareas que se deben realizar al día siguiente: acciones siguen
  4. Hacer seguimiento de la cantidad de tiempo que lleva terminar cada tarea
  5. Hacer una lista de distracciones (redes sociales, YouTube, teléfono), para analizar como evitarlas
  6. Reflexionar sobre el día, anotando comentarios sobre:
  7. Qué tareas se han logrado con éxito
  8. Qué problemas se han encontrado y si fue posible o no superarlos

VENTAJAS:
Contiene todo su historial de productividad: ideas, listas de tareas pendientes, plazos para tareas y proyectos en un solo lugar

Anotar los problemas puede aliviar el estrés.

DESVENTAJAS:
El diario puede desestructurarse; mucho depende de la propia capacidad para estructurar el diario, ya que no existen reglas claras para esto.


Fin de la Tercera Parte


Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:




Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

mayo 18, 2020

Regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19. ¿Cómo regresar a las actividades?


Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Qué nos espera después del coronavirus?

Voy a escribir este post pensando que el Coronavirus va a quedarse en nuestras vidas, por lo que debemos establecer como seguir siendo funcionales (y ejecutar proyectos) en su presencia.

Como en otros casos, uso como guía para desarrollar las ideas, las áreas de conocimiento de Administración de Proyectos propuestas en el PMBOK (R).

Partamos del hecho de que no va a haber cambios en las definiciones de alcance, porque el cliente espera que gente de ver un proyecto que resuelva sus necesidades.

Tampoco debería de haber cambios en las definiciones de calidad, porque siempre espera que se le entregue el proyecto sus productos con la calidad acordada.

Seguramente los demás aspectos se van a ver impactados por la "Nueva Normalidad".

mayo 13, 2020

¿Cómo será el regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La primera parte de estas notas se tomó de la conferencia de prensa del 13 de mayo de 2020 y de publicaciones en internet. Se citan las fuentes. En la segunda parte hago un resumen de los temas que a mí me parecen importantes desde la perspectiva de la administración de proyectos y como deberemos empezar a trabajar en esta nueva situación.

El resumen de la Conferencia de Prensa (fuente adicional):

El regreso será por etapas:
1a Etapa. A partir del 18 de mayo de 2020.

Reapertura de 269 'municipios de la esperanza' en 15 estados. Estos municipios no tienen contagios y, al mismo tiempo, no son vecinos de otros municipios que tengan contagios.

Se reabre la actividad escolar, el espacio público, el espacio laboral de personas vulnerables.

mayo 12, 2020

En busca de oportunidades y con disponibilidad para trabajo remoto 

¿Buscas un experto en liderazgo y administración de proyectos?

¿Quieres ayuda con tu proceso de certificación?

¿Requieres apoyo con traducciones?

Estoy disponible para trabajo remoto. 

¿Te gusta lo que lees en el blog? Ponte en contacto y platicamos: consultoría, asesoria en temas de certificación, desarrollo de cursos.

O si tenes alguna oportunidad laboral en tu organización.

Mi correo electrónico es contacto <at> ivanrivera-pmp.com 

Este es mi perfil de Linkedin

mayo 08, 2020

¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 2 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.



Esta es la Segunda Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:
Método de Seinfeld
FUNDAMENTO:
Un sistema de trabajo que afirman está inspirado en la cita de Jerry Seinfeld: "No romper la cadena".

VISIÓN GENERAL:
Cada día que se trabaja en algo, se marca ese día con rojo en el calendario formando una cadena de días "rojos". Si no se trabaja durante un día en ello, no se marca con rojo y "se rompe la cadena".

Mejora de las habilidades de administración del tiempo : objetivos inteligentes (SMART)

Resuelve problemas de plazos vencidos

PROCESO:
Obtener un marcador rojo y un calendario grande, que muestra todos los días del año.

Cada día que se trabaja en alguna tarea del objetivo planteado, incluso por un período de tiempo corto, marcar ese día con el marcador rojo

Los días marcados en rojo continúan creciendo a medida que continúa trabajando en tareas de ese objetivo, formando una cadena

Si se pierde un día de trabajo, no se marca ese día con rojo y "se rompe la cadena"

Cada día hay que trabajar en el objetivo para que "no se rompa la cadena"

VENTAJAS:
Conforme crece la cadena de días marcada en rojo, crece la motivación para continuar y trabajar en ese objetivo todos los días

DESVENTAJAS:
Cada día, debe seleccionar una tarea que sea lo suficientemente relevante para sus objetivos, pero también alcanzable, lo que puede ser complicado

Algunos días, será difícil encontrar un momento para el trabajo, debido a otras prioridades y obligaciones, por lo que es posible que se tenga que "romper la cadena"



NOMBRE:
Quién está cargando al mono. (Who's Got the Monkey?)
FUNDAMENTO:
El principio se basa en el libro de William Oncken Managing Management Time: Who's Got the Monkey .

El énfasis de este método está en delegar tareas y está principalmente dirigido a gerentes de proyecto, aunque otros también pueden utilizarlo. Los monos son tareas, y debes considerar cómo lidiar con ellos.

VISIÓN GENERAL:
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación eficaz, delegación de tareas adecuada, establecimiento de prioridades, objetivos SMART, administración del estrés, tareas individuales

Hay 3 tipos de "monos":

Tiempo impuesto por el jefe: actividades que el jefe requería
Tiempo impuesto por el sistema: solicitudes y preguntas de colegas
Tiempo autoimpuesto: las acciones que decides emprender. Puede usarlo para sus propias tareas e ideas (tiempo discrecional), o para abordar problemas y solicitudes de subordinados (tiempo impuesto por subordinados)

El objetivo es eliminar el tiempo impuesto por subordinados, el sistema de control y el tiempo impuesto por el jefe, y aumentar el tiempo discrecional.

Resuelve problemas de multitarea, programación ineficaz

PROCESO:
Reconocer y describir el "mono": especificar cuál es la tarea y qué acciones son necesarias para completarla

Asignar el "mono" - Asignar el "mono" a una persona

Asegurar al "mono" - Asegurarse de que la persona maneje al "mono" de manera apropiada:

Si un mono es importante y no permite errores, entonces se debe recomendar que hacer y actuar si es necesario.

Cuando se está seguro de que la persona asignada con el mono puede manejarlo, actúar y luego dar consejos

Comprobar el "mono": especificar cuándo se dará seguimiento para el mono, para asegurarse de que todo está trabajando

VENTAJAS:
Los gerentes pueden usar su tiempo de manera efectiva

Resulta más fácil resolver los problemas de los empleados.

Da una perspectiva clara sobre quién está asignado a qué

Una forma sencilla de delegar tareas

DESVENTAJAS:
Se ocupa solo de las tareas de administración y delegación: debe combinarse con otros métodos de administración del tiempo para obtener mejores resultados de productividad en general


Fin de la Segunda Parte



Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:




Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191

Entradas populares