¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 1 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La gestión de tiempo es un tema que hemos revisado en el menos un par de ocasiones aquí y aquí.

Y es que para lograr los objetivos del proyecto, y para atender todo el trabajo, el Administrador de proyectos debe saber manejar su agenda.

Es interesante que cuando empecé a preparar el artículo, pensaba mencionar solo 3 o 4 técnicas. Conforme avanzó la investigación, fui agregando otras hasta llegar a la lista que ahora presento.

¿Por qué se debe administrar el tiempo?

En nuestro accionar diario debemos elegir: decidir qué hacer, cuándo terminar y qué tareas abordar para alcanzar los objetivos.

Esto implica priorizar tareas de alto valor orientadas a objetivos, terminarlas antes de la fecha límite, pero también dejando tiempo para llevar una vida saludable.

Al lograr eso se ha conseguido administrar con éxito el tiempo. Y para efectivamente lograr esto se sugiere aplicar algunas técnicas.

La búsqueda de una mayor productividad es una historia sin fin. No importa cuán productivos seamos hoy en día, siempre hay espacio para mejorar, siempre hay otro sistema o método por ahí que puede hacernos subir de nivel. El objetivo, por supuesto, es perder menos tiempo y hacer las cosas.

Y es que cuando una técnica se complementa con la personalidad y estilo de flujo de trabajo realmente puede aumentar la productividad. Por otro lado, la búsqueda de tal técnica puede convertirse en una trampa en la que se desperdicie más tiempo del que se ahorra.

Las técnicas de administración del tiempo son un conjunto de reglas y principios que deben seguir para ser más productivo y eficiente con el tiempo, tomar decisiones mejores y más rápidas, así como lograr más en menos tiempo y con menos esfuerzo.

Administrar eficientemente el tiempo implica entre otras cosas:

1. Identificar todas las tareas que se deben completar en un lapso de tiempo
2. Reservar tiempo para tareas prioritarias, tareas de rutina, pero también para descansos
3. Manejo adecuado del estrés
4. Administración adecuada del equipo de trabajo.
5. Seguimiento del progreso del proyecto e identificación de retrasos

La mayoría de las técnicas de administración de tiempo que vamos a mencionar se ocupan de uno o más de los puntos enumerados, así que al elegir el método personal también deberá considerar las habilidades personales que se requieren.

Habilidades de manejo del tiempo

Las habilidades efectivas de administración del tiempo incluyen:

1. Establecimiento de objetivos INTELIGENTES (SMART): asegúrese de que los objetivos que se establezca sean específicos (Specific) , medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), relevantes (Relevant) y con plazos determinados (Time-bound).
2. Planificación efectiva: Tener objetivos claros, así como tareas y recursos definidos para hacer un plan claro que guíe hacia alcanzar los objetivos.
3. Manejo del estrés: hay que asegúrarse de manejar el estrés con estrategias y tácticas para prevenirlo o aliviarlo.
4. Delegación adecuada de tareas: delegar tareas ayuda a aliviar la carga de trabajo y compartirla con colegas y empleados competentes.
5. Evitar distracciones: las distracciones quitan el tiempo que usarse en trabajo (o incluso relajándose), por lo que deben a evitarse.
6. Tarea única: concentrarse en una tarea a la vez ayuda a entregar resultados finales de calidad mucho mejor que cuando se realizan muchas tareas.
7. Decir "No": esta palabra ayudará a ahorrar más tiempo para las tareas prioritarias.
8. Establecer prioridades: invertir tiempo en las tareas correctas requerirá menos esfuerzo, pero traerá mejores resultados. Esto también se conoce como la regla 20/80, o el principio de Pareto.
9. Vencer la procrastinación: identificar las causas de dilación y enfréntalas.

Para mejorar los esfuerzos de administración del tiempo, se deben practicar estas habilidades.

Estilos de administración del tiempo

No todas las técnicas de administración del tiempo son adecuadas para todos: no todos trabajamos igual, por lo que no todos enfrentamos los mismos problemas. Cada quién tienen un método predominante para tratar el trabajo, es decir, un estilo, que trae sus propios problemas; si lo piensa, normalmente caemos en alguna de estas clases:

Mártir del tiempo

Llena sus horarios con solicitudes de otros, en lugar de centrarse en lo que es importante para él. Sus propias tareas se sienten como demasiada responsabilidad, por lo que aprovecha la oportunidad de asumir cualquier otra cosa: obtiene la validación de los demás, pero descuida las tareas que lo llevarían a la autovalidación.

Problemas: multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz, sin descansos

Indeciso

Los mártires del tiempo al menos abordan las tareas de otras personas: los postergadores retrasan el trabajo en todo lo que es remotamente importante para cualquiera. Algunos afirman que funcionan mejor bajo presión, pero los resultados que obtienen a menudo se ven afectados por el estrés y la ansiedad que trae esta práctica.

Problemas: plazos incumplidos, programación ineficaz, multitarea

Distraído

Su corazón está en el lugar correcto, pero se distrae fácilmente. Es probable que una solicitud aleatoria de un colega atraiga su atención fugaz.

Problemas: multitarea, plazos vencidos, programación ineficaz

Subestimador

Estima que manejar una tarea le llevará mucho menos de lo que realmente lo hace: rara vez cumple con sus plazos optimistas.

Problemas: plazos incumplidos, programación ineficaz

Bombero

Intenta abordar todo por su cuenta, justo en el momento: constantemente apaga "incendios" aquí y allá, y no se siente satisfecho a menos que esté trabajando en 10 tareas a la vez y se sienta "ocupado". Una vez que haya terminado con eso, simplemente pregunta: "¿Qué sigue?" - que es una práctica que lleva al agotamiento, tarde o temprano.

Problemas: plazos incumplidos, saltos de descanso, programación ineficaz

Perfeccionista

Es similar al procrastinador y al distractor, pero su incapacidad para terminar una tarea al menos tiene una causa noble: quiere que todo sea perfecto. Trabajará horas extras e invertirá todos sus esfuerzos en entregar un proyecto de alta calidad, pero sin saber cómo regularse por lo que puede perder sus plazos y arriesgarse a agotarse.

Problemas: plazos vencidos, sin descansos

Todos los problemas asociados a los estilos de administración del tiempo pueden resolverse, y todas las habilidades de administración del tiempo necesarias pueden perfeccionarse, si se eligen las técnicas de administración del tiempo adecuadas.

Diferentes técnicas de Administración de Tiempo.

Al final del día, se sugiere encontrar una técnica que sea "suficientemente buena". Si funciona, aceptar que funciona y dejar de buscar algo mejor.

Para facilitar su consulta los he clasificado en:

NOMBRE	CLASE	ENTREGA
Método de autoenfoque	Generales	Primera (esta)
Matriz de Eisenhower
Método de Seinfeld		Segunda
Quién está cargando al mono. (Who's Got the Monkey?)
Inbox Cero		Tercera
Diario de productividad
Método de acción (Action Method)	Basados en tareas	Cuarta
Objetivo superior
Getting Things Done (GTD)	Basados en tareas. Subgrupo Listas	Quinta
Eat that Frog
Lista de logros		Sexta
Lista de cosas que no se deben hacer
Método Kanban	Basados en tareas. Subgrupo   Tableros	Séptima
Método de semáforo
Timeboxing – Bloqueo de Tiempo	Basados en cronómetro	Octava
Regla de los 10 minutos
Técnica Pomodoro		Novena y última
Horario Ideal Biológico (biological prime time)
Flow Time

Este es el detalle de cada una de ellas:

NOMBRE:	Método de autoenfoque
FUNDAMENTO:	La mayoría de los métodos de productividad personal se centran en organizarse y no en hacer las cosas.
VISIÓN GENERAL:	Este método está diseñado en contra de los consejos de productividad tradicionales. Elimina la rigidez y la sobrecarga. Promueve el progreso real. La clave del método de enfoque automático es solo enfocarse en una tarea a la vez: el sistema simplemente facilita saber qué tarea es la siguiente, de ahí el nombre de "enfoque automático". No hay absolutamente ninguna priorización de tareas en este sistema. Simplemente recorrer las listas y completa tareas.
PROCESO:	Hay que iniciar creando tres listas separadas: Nuevas Periódicas Inconclusas Completar la lista Nuevas con todas las tareas que se deban completar, Luego dibujar una línea debajo de la última tarea Todas las tareas por encima de esta línea son "tareas antiguas". Cada vez que necesite agregar otra tarea, hágalo debajo de la línea; estas son "tareas nuevas". Entrar en modo de enfoque automática Ahora, revisar la lista de tareas antiguas una por una. Si es posible trabajar en alguna, hay que hacerlo. Una vez terminada, hay que eliminarla. En caso de que sea una tarea recurrente, escríbala en la lista Periódicas. Si no se termina, hay que pasarla a la lista de Inconclusas. Si llega al final de las “tareas antiguas”, hay que ignorar las nuevas tareas, regresar al principio y repetir. Una vez que llegue al punto donde no puede completar ninguna de las tareas antiguas, se puede comenzar con las tareas nuevas. Cuando no pueda completar ninguna de las tareas nuevas, hay que procesar la lista Periódicas de la misma manera, y luego dar el mismo trato a la lista Inconclusas.
VENTAJAS:	Un proceso totalmente flexible
DESVENTAJAS:	La flexibilidad implica que puede dedicarse tiempo a tareas que no impacten de forma importante en el objetivo final

NOMBRE:	Matriz de Eisenhower
FUNDAMENTO:	Técnica de administración del tiempo en la que se priorizan las tareas. Se basa en etiquetar cada tarea como: importante / no importante y urgente / no urgente.
VISIÓN GENERAL:	Evalúa las tareas según su importancia y urgencia y las aborda en relación con esto. La matriz de Eisenhower lleva el nombre del presidente estadounidense Eisenhower, conocido por su productividad durante su tiempo en el cargo. Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, tareas únicas, decir "No", evitar distracciones, objetivos SMART, delegación de tareas adecuada Resuelve problemas de programación ineficaz, plazos vencidos, multitarea
PROCESO:	Enumere todas sus tareas y divídalas en 4 cuadrantes: El primer cuadrante: tareas que son importantes y urgentes. Debes   hacerlos de inmediato. El segundo cuadrante: tareas que son importantes, pero no urgentes. Debes hacer un plan cuando los abordes. El tercer cuadrante: tareas que no son importantes, pero que son urgentes. Debe delegar estas tareas a sus colegas. El cuarto cuadrante: tareas que no son importantes ni urgentes. Debes eliminarlos por completo de tu agenda.
VENTAJAS:	Un principio directo para priorizar tareas Permite considerar qué tareas se pueden delegar o eliminar
DESVENTAJAS:	Puede ser difícil determinar la importancia y el nivel de urgencia de   las tareas El sesgo actual puede impedir que implemente esta técnica por completo: puede existir la necesidad de concentrarse en tareas urgentes, que no son necesariamente importantes

NOTA: Personalmente considero a la Matriz de Eisenhower como una herramienta que se puede usar con cualquiera de las técnicas descritas.

Fin de la Primera Parte

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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/

Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17

The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191