¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 8 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Esta es la Octava Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:	Timeboxing – Bloqueo de Tiempo
FUNDAMENTO:	Asigna períodos de tiempo (timeboxes) a actividades;  luego se trabaja en ellas dentro de este período de tiempo hasta que se agota. Timeboxing a menudo incluye plazos fijos, por lo que se utiliza en la administración de proyectos. Esta técnica de administración del tiempo se hizo popular por Elon Musk.
VISIÓN GENERAL:	Timeboxing funciona como un enfoque más general de la técnica Pomodoro: en lugar de sesiones de 25 minutos (timeboxes), el período de tiempo dentro de un timebox no es tan fijo. James Martin fue el primero en explicar la técnica con más detalle, en uno de los capítulos de su libro Rapid Application Development . Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, evitar distracciones, tareas únicas, establecer prioridades, metas SMART Resuelve problemas de Plazos vencidos, programación ineficaz, multitarea, saltos de descanso
PROCESO:	Hay 4 etapas para el bloqueo de tiempo: Etapa de planificación: Identificar Objetivos. Definir tareas y actividades. Establecer prioridades Etapa de bloqueo: Asignar cada tarea con un bloque de tiempo específico: minutos u horas, días específicos, horas de inicio y finalización anotadas en el calendario El bloque de tiempo puede ser más corto, por ejemplo, 10 minutos, o más largo, por ejemplo, 90 minutos. Esto depende del nivel de prioridad de la tarea. Se sugiere bloquear más tiempo para tareas prioritarias; además, asignar estas tareas a la hora del día en que se sea más productivo. Igualmente, bloquear su tiempo del día menos productivo para tareas menos importantes- Anotar todo en un calendario: día, hora de inicio y hora de finalización Etapa de actuación: Comenzar a trabajar en la primera tarea diaria (generalmente la tarea prioritaria) Trabajar en el horario establecido Tomar descansos entre bloques de tiempo y programar estos descansos Mantener una visión flexible del horario de bloqueo de tiempo: si se recibe una tarea urgente, bloquear la cantidad de tiempo adecuada para ella y comienzar a trabajar en ella lo antes posible Etapa de revisión: Si ve que una tarea tarda más o menos de lo estimado, revizar el cronograma para otras tareas que ha planeado para ese día
VENTAJAS:	Una forma integral de realizar un seguimiento de la jornada laboral Proporciona la percepción de un mejor control de la carga de trabajo Ideal para una gran cantidad de tareas pequeñas: será más fácil hacer un seguimiento de ellas y abordarlas, una vez que distribuidas en los timeboxes Los plazos son un componente importante, por lo que se busca lograr todo lo que pueda hasta que caduque el timebox. Los perfeccionistas naturales tendrán menos tiempo para modificar   cada detalle, ya que tendrán que pasar a la siguiente tarea en el cronograma. Timeboxing no permite la multitarea, por lo que podrá concentrarse en una tarea a la vez
DESVENTAJAS:	Las interrupciones inesperadas pueden interrumpir su horario Consume mucho tiempo para planificar bloques de tiempo en el calendario para todas las actividades, todos los días Se debe dejar de trabajar en una tarea cuando expira  el tiempo, lo cual es contraproducente cuando se encuentra inmerso en una tarea Puede ser difícil cumplir con un horario estricto determinado por las   cajas de tiempo, cuando considera interrupciones inevitables, como llamadas telefónicas. Sus cálculos de timeboxing pueden ser incorrectos. Timeboxes demasiado cortos implican que deba detenerse el trabajo incluso antes de estar inmerso en una tarea. Timeboxes demasiado largos llevarán a perder el foco o comenzar a postergar el tiempo hasta el final del timebox.

NOMBRE:	Regla de los 10 minutos (variante de timeboxing)
FUNDAMENTO:	Hay dos vertientes de este método. La primera vertiente se sugiere para cuando se está postergando una tarea: solo se necesita dedicar 10 minutos de esfuerzo a la tarea, luego de eso detenerse si se desea. Esta regla funciona porque 10 minutos generalmente es suficiente tiempo para "entrar en la zona". Si se pueden dedicar los 10 minutos iniciales, es probable que se pueda seguir adelante. La otra vertiente es para cuando se tienen demasiadas tareas: cada tarea en la lista no debe tomar más de 10 minutos en completarse. Si una tarea no cumple con esta regla, hay que dividirla en tareas más pequeñas que se ajusten a la regla. Esta regla funciona porque ayuda a establecer la mentalidad correcta para fijar objetivos. Si sabe que una tarea no tomará más de 10 minutos, se hace más fácil reunir la energía para sentarse y abordarla. Psicológicamente, es mucho más fácil abordar seis tareas de 10 minutos que una tarea de 60 minutos.
VISIÓN GENERAL:	Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, tareas únicas, establecimiento de prioridades Resuelve problemas de multitarea, saltos de descanso
PROCESO:	Seleccionar una tarea Comenzar a trabajar en ella inmediatamente Después de que hayan pasado diez minutos, reflexionar sobre su enfoque y paciencia: ¿desea dejar de trabajar en la tarea o desea continuar durante 10 minutos más? Trabajar por períodos de 10 minutos hasta que quieras dejar de trabajar en ella por el día
VENTAJAS:	Analizar las tareas en pequeños fragmentos de tiempo ayudará a ganar un sentido de impulso porque solo se va a a trabajar en ellas 10 minutos a la vez Teniendo en cuenta que 10 minutos es una pequeña cantidad de tiempo, es probable que se continúe trabajando durante más series de 10 minutos después del principio. Comenzar a trabajar inmediatamente después de haber seleccionado la tarea significa que no se tendrá tiempo para pensamientos negativos y predicciones Menos posibilidades de procrastinación: crea la costumbre de sumergirse directamente en el trabajo Desde un punto de vista psicológico, es más fácil abordar una tarea de 90 minutos como fragmentos de 9x10 minutos
DESVENTAJAS:	Parar cada 10 minutos para considerar si estás preparado para otros 10 minutos de trabajo puede distraerte, especialmente si se ha alcanzado “la zona”

Fin de la Octava Parte

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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/

Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17

The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191