¿Como hacer que la planificación contribuya al éxito del proyecto?

A partir de un par de arículos, propongo ahora algunas ideas sobre planificación del proyecto.

Primero, ciertas preguntas que se deben responder antes de planificar y luego los pasos que nos pueden llevar al éxito en el proceso de planificación, mismas que surgen de un artículo de ProjectManagers.com.

Las preguntas inciales son importantes por que ayudan a entender los objetivos del proyecto. Parece obvio que solo si se entiende lo que se espera del proyecto, este se puede planificar adecuadamente.

Las preguntas que se sugiere responder son:

1. ¿Qué se necesita conseguir? 

Esta primera pregunta es muy importante, ya que define el tamaño del "universo del proyecto". Es necesario comprender el tamaño relativo del proyecto y para hacer eso primero hay que entender lo que se necesita lograr. Esta primera pregunta ayuda a proporcionar una base para las siguientes. 

2. ¿Quién debe participar? 

Una vez que se tiene una idea de lo que se necesita lograr, hay que terminar quien tiene que participar. Y la participación en el proyecto se produce en dos niveles: Aquellos que están involucrados en el proceso de "planificación" y los que están involucrados en el proceso de "generación de productos del proyecto". La parte difícil de la planificación de proyectos es asegurarse de que tiene la gente adecuada para ambos aspectos. Se deben considerar a todos los ejecutivos, gerentes funcionales y otros actores que deben estar involucrados en el proceso de planificación para comprender claramente quién de ellos va a participar, y cómo va a hacerlo. 

3. ¿Dentro de qué parámetros se debe trabajar? 

Una tercera pregunta es ¿cuáles son los límites de este proyecto? Es decir, cuales son las restricciones. Por ejemplo, una restricción podría ser que el equipo de pruebas de software no va a estar disponible durante todo el tiempo programado para las pruebas en este proyecto. Esto implica que se debe encontrar un equipo diferente para llevar a cabo las pruebas. Otro tipo de restricción es un plazo que se debe cumplir. Por ejemplo, una feria comercial en el final del 3er trimestre en la que el nuevo producto se debe mostrar. 

5. ¿Qué suposiciones se han hecho sobre este proyecto? 

Cuando se hace suposiciones se agrega incertidumbre al proyecto. Por ejemplo, la restricción identificada anteriormente sobre el equipo de pruebas puede haber sido una suposición por parte de otra persona. Alguien pudo haber comprometido cumplir una fecha determinada en el supuesto de que el equipo estaba disponible. Se deben identificar todas las suposiciones y determinar la realidad de cada situación. 

6. ¿Qué se tiene que hacer? 

Esta pregunta es más profunda que la primera ("lo que se necesita conseguir"). El objetivo de la pregunta es tener una visión general de los principales hitos que se deberán cumplir desde el principio hasta el final del proyecto. Esto pone a todo el equipo a pensar en la misma dirección y permite identificar cualquier cosa que haya quedado fuera. 

7. ¿De cuato tiempo se dispone? 

¿Qué plazo se está discutiendo? Se sugiere preguntar si ya ha sido decidida una fecha de finalización. Independientemente de que se pueda o no estar de acuerdon con esta fecha, es importante conocerla, ya que ayudará en las actividades de planificación y de asignación de recursos. 

8. ¿Qué podría evitar este proyecto se desarrolle con éxito? 

Otra pregunta es, ¿qué podría llevar este proyecto a un punto muerto? ¿Hay algún proveedor cuya participación pueda comprometer el éxito del proyecto? ¿Existen reglas o leyes de un Estado que podrían provocar que el proyecto se cancele? Las respuestas a estas preguntas permiten identificar el riesgo al que se expone el proyecto y poner en marcha acciones para mitigar los riesgos de que se produzcan. 

4. Cómo saber si el proyecto tiene éxito? 

Esta es una gran pregunta que por lo general se pasa por alto. Una vez que se ha realizado todo el esfuerzo, la energía y los recursos necesarios para completar este proyecto ... ¿cómo sabremos que fue un éxito? 

Dejé para el final esta pregunta del artículo de ProjectManagers.com, por que permite enlazar la siguiente idea: una vez que se han respondido estas preguntas, desde ProjectTimes, John Ager nos propone cuatro pasos para lograr el éxito en la planificación del proyecto.

John inicia señalando que la buena planificación del proyecto no necesariamente implica obtener buenos resultados.

La planificación del proyecto, a menudo asociada a diagramas de Gantt y de red, describe el "cómo" se debe realizar el proyecto. Y considera que es igualmente crítico para el éxito del proyecto la identificación de "qué" y "por qué". El trabajo previo de establecer los límites y definir lo que el proyecto tiene la intención de lograr (y lo que no espera conseguir) puede hacer toda la diferencia. Esta fase de definición del proyecto puede despejar el camino para una buena planificación y el éxito final del proyecto.

Entonces, la clara definición del Proyecto, que permita lograr el éxito, se consigue estableciendo el qué y el por qué.

Desarrollar un enunciado del proyecto claro. Para establecer los límites, hay que comenzar con un enunciado de alcance del proyecto que enumere los principales resultados del proyecto y la fecha de finalización. Por ejemplo, "Llevar a cabo el mantenimiento preventivo de la caldera de recuperación #2 durante el descanso de agosto", o "Poner en marcha un nuevo proceso de seguridad al segundo trimestre de 2014".

Establecer los límites desarrollando objetivos claros. Como el enunciado de alcance del proyecto no incluye todos los resultados deseados del proyecto ni sus limitaciones, se deben enlistar sus objetivos para afinar y perfeccionar la imagen del resultado final. Todos los objetivos deben ser escritos con las medidas y estándares de desempeño claros, y las actividades deben ser controlados regularmente verificando contra ellos. A veces los objetivos del proyecto parecen obvios , como "trabajar con seguridad" o "reducir los costos". Los objetivos que no son obvios o no estan escritos previamente, como "Apoyar el desarrollo personal de un nuevo ingeniero para que llegue a ser subgestor del proyecto" o "Evaluar a un nuevo contratista" pueden agotar rápidamente los fondos del proyecto. Es importante involucrar a las personas adecuadas en el desarrollo de los objetivos del proyecto. El Administrador del proyecto, los miembros del equipo, y los interesados tienen que contribuir al desarrollo de los objetivos del proyecto.

Definir las tareas a partir de la estructura detallada del trabajo. Una vez que se cuenta con la declaración y objetivos de proyecto, se deben delinear las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Esta lista que surge de la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) proporciona un inventario de los principales entregables y todas las tareas necesarias para construirlos.

Identificar recursos necesarios. La mayoría de los planes de Proyecto permiten identificar los recursos que deben ser construidos o instalados. Pero a menudo pasan por alto los requisitos aparentemente menores. Por ejemplo, si uno de los objetivos del proyecto incluye el desarrollo personal de un nuevo administrador de sub-proyecto, entonces se debe considerar los recursos necesario para proporcionar la «tutoría». Una lista detallada de los recursos ayuda a que los presupuestos del proyecto sea más preciso.

La clara definición del proyecto es la clave para un resultado exitoso. Un enunciado del proyecto que especifique la fecha de terminación y el entregable final, objetivos que describan lo que deba ser cumplido, una estructura de desgloce del trabajo que permita detallar los pasos necesarios, y una lista de recursos necesarios para completar el proyecto aseguran de que se está "planificando el trabajo y después se pueda ejecutar adecuadamente el plan".