7 razones para crear la WBS/EDT

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Del correo de ProjectManager.com, propongo ahora 5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Estos 5 pasos simples ayudarán a comprender el progreso del proyecto en todo momento.

1. Concentrarse en lo importante

Antes de comenzar a dar seguimiento al proyecto, hay que saber dónde debe enfocar la atención. En cada proyecto hay tantos elementos que podrían rastrearse, que vale la pena revisar en cada caso a fin de descubrir qué elementos son importantes para los patrocinadores y el equipo.

10 icebergs que hundirán al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me

ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de SmartDraw Software, propongo ahora 10 icebergs que hundirán al proyecto.

Se dijo que el Titanic era insumergible. Sabemos lo que pasó.

Muchos proyectos parecen igual de sólidos al principio, impulsados por el optimismo que naturalmente viene con cosas nuevas. Pero hay una gran cantidad de obstáculos que pueden convertir rápidamente un proyecto en un desastre.

Estos son los diez posibles icebergs que pueden hundir tu nave:

1. Objetivos poco claros

2. Insuficiente detalle.

3. Corrupción de Alcance.

4. Personas equivocadas para el trabajo.

5. Problemas de responsabilidad

6. Procesos inconsistentes.

7. Mala comunicación

8. Plazos poco realistas.

9. Mala (o nula) gestión de riesgos.

10. Apatía de los interesados

9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

De la página de proofhub propongo ahora 9 retos comunes que enfrenta el Project Manager y como resolverlos.

Como recuerda el artpiculo, en USA solo el 2,5% de las empresas completan sus proyectos con éxito. Administrar Proyectos es como gestionar una pequeña ciudad: hay que vigilar los recursos, plazos, administrar el presupuesto, asegurar una comunicación adecuada, prevenir riesgos potenciales, etc.

Vigilar tantas cosas en forma simultánea puede ser estresante, por lo que no sorprende que se poerda de vista algo.

Todos los días se escuchan historias sobre desafíos y problemas comunes en la administración de proyectos. La pregunta es ¿por qué solo algunas empresas se las arregla para entregar proyectos con éxito?

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.

El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

¿Qué información extraer del Enunciado de Alcance para arrancar el proyecto?

Desde la página de la empresa ProjectManager.com traigo este artículo en el que se propone un método para convertir las ideas y jerga legal del Ensuciado de Trabajo del Proyecto (Statement of Work), en información útil para los inicios de un plan de proyecto. Tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Leer el Enunciado de trabajo de principio a fin - La primera cosa que se sugiere hacer es tomar el Enunciado de trabajo y una taza caliente de café (o la bebida de su elección) y leerlo de principio a fin. Y no hay que desanimarse si no se puede comparar a una de las exitosas novelas de moda. De hecho, una Declaración de trabajo es un documento tedioso, aburrido, mecánico, y difícil de seguir. Pero esto es parte del proceso que proporciona la exposición se necesita para comprender el espíritu del proyecto y cuáles son los entregables terminados.

2. Entender las definiciones - Lo siguiente que se sugiere es entender las definiciones que normalmente se incluyen al principio del documento. Esto es, en el glosario de términos que ayuda a entender los detalles del Enunciado de trabajo. Los términos utilizados en el documento típicamente infieren un contexto legal, por lo que la comprensión de las definiciones arrojará luz sobre aquellas áreas que podrían causar malentendidos que surgen entre proveedor y cliente.

15 Técnicas para usar cuando el tiempo del proyecto se está agotando

Este artículo surge de una publicación del 16 de marzo de 2011 de Mike Brown en Brainzooming quien a su vez retoma una pregunta de Kelli Schmith en Twitter.

Mike propone esta lista (sin ningún orden en particular) de técnicas de Administración de Proyectos que usa cuando se está agotando el tiempo para completar un proyecto:

1. Determinar qué cosas se estan entregando que no se han comprometido y dejar de gastar tiempo en ellas.

Tres técnicas para controlar el alcance del proyecto

Uno de los factores más importantes para el éxito de un proyecto es establecer y controlar el alcance del mismo. Este artículo del boletín de TenStep sugiere tres técnicas que ayudarán a conseguir proyectos exitosos.

Congelar solicitudes tardías de cambio Alcance

Mientras mas tarde ocurre un cambio de alcace, más impacta al cronograma y al presupuesto. 

Se podría pensar que si el patrocinador está dispuesto a aprobar los aumentos de presupuesto y tiempo para hacer el cambio, simplemente debería hacerlo.

¿Como hacer que la planificación contribuya al éxito del proyecto?

A partir de un par de arículos, propongo ahora algunas ideas sobre planificación del proyecto.

Primero, ciertas preguntas que se deben responder antes de planificar y luego los pasos que nos pueden llevar al éxito en el proceso de planificación, mismas que surgen de un artículo de ProjectManagers.com.

Las preguntas inciales son importantes por que ayudan a entender los objetivos del proyecto. Parece obvio que solo si se entiende lo que se espera del proyecto, este se puede planificar adecuadamente.

Las preguntas que se sugiere responder son:

1. ¿Qué se necesita conseguir? 

Esta primera pregunta es muy importante, ya que define el tamaño del "universo del proyecto". Es necesario comprender el tamaño relativo del proyecto y para hacer eso primero hay que entender lo que se necesita lograr. Esta primera pregunta ayuda a proporcionar una base para las siguientes. 

¿Como se define "Terminado"?, y ¿por que es importante para el proyecto?

Ahora que estoy dando de nuevo la clase de preparacitión para el examen de CAPM, me encuentro en la necesidad de explicar a mis alumnos lo crírico que es para el éxito de proyecto que nuestro equipo entienda claramente cuando estará terminado el proyecto y como "se ve" el producto final de nuestro esfuerzo.

Ademas, el tema permite dar seguimiento a lo expresado en el post anterior (PENDIENTE): Podemos expresar el avance de nuestro proyecto, ahora hay que saber cuando hemos terminado.

Traigo entonces un artículo publicado por Wayne Grant, en Projects at Work el pasado 23 de enero de 2014: ¿Como definir a nuestro equipo lo que significa "hecho" (o "terminado")?

Como dice Wayne, la adecuada definición de "Hecho" aporta transparencia a la forma en que un equipo trabajo, por lo que proone una lista de comprobación (o un taller) para ayudar a los equipos a acordar y publicar una definición de "Hecho".

Wayne dice que en su trabajo constantemente le sorprende que los equipos de trabajo no tengan una definición de "Hecho".

Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance.

Iniciamos el año con una propuesta de la empresa Method 123 (http://method123.com/): Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance

Es claro que cuando se registran grandes cambios en el proyectouna se debe aplicar una solicitud de cambio de alcance. Sin embargo puede exitir resistencia al manejo formal de cambios de alcance para las solicitudes de cambio pequeñas. Tanto el patrocinador como otros miembros del equipo del proyecto pueden considerar que se trata de una sobrecarga innecesaria para pequeñas decisiones.

Hay tres técnicas alternativas que pueden ayudar a controlar pequeños cambios, sin dejar de controlar y dar seguimiento a los cambios de alcance.

Consejos efectivos para la Administración del Tiempo

Desde el Blog de Cobal, Robert Bell nos comparte algunos Consejos efectivos para la Administración del Tiempo.

Robert señala que es común que el tiempo pase rápidamente cuando se está bajo presión en un proyecto. En lugar de tratar de trabajar cada hora del día, es mucho mejor tratar de organizar el tiempo de manera que permita hacer las cosas a tiempo. Los consejos que Robert nos da al respecto son:

Permita que el equipo trabaje

No es buena tratar de controlar en exceso el trabajo del equipo una vez que se han delegado funciones. Muestra falta de confianza en otras personas y va a consumir gran cantidad de su tiempo. El trabajo en equipo busca dividir el esfuerzo necesario. Al inicio del proyecto, se deben asignar ciertas tareas a cada persona. Posteriormente sólo hay que asegurarse de que el equipo informe periódicamente sus actualizaciones y los problemas que se encuentren.

5 secretos de la gestión proyectos

Desde la pagina de Business 2 Community, Vanessa Fiorido nos propone 5 secretos útiles de la administración de proyectos.

Vanessa inicia recordando que la administración de proyectos es uno de los campos de los que mucha gente ha oído hablar, pero pocos están realmente familiarizados con él. De hecho, algunas personas pueden verlo como francamente intimidante  especialmente si se considera el tamaño y la complejidad de algunos de los proyectos que manejan:  construcción, software, etc.

Pero si bien es cierto que la administración de proyectos requiere conocimientos  especializados y procedimientos estrictos, también utiliza principios clave, poco conocidos, que todo el mundo puede utilizar, independientemente de su sector o industria.

¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto?

Desde la página Project Management Tips Brad Egeland nos ayuda a responder a la siguiente pregunta: ¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto? 

Brad nos propone cinco preguntas que se deben hacer al cliente potencial en un nuevo proyecto a fin de obtener detalles sobre qué considera que necesita. 

1. ¿Existe presupuesto para esta actividad? 

Brad considera que es importante hacer esta pregunta en primer lugar, para no perder el tiempo defendiendo una posición que no tiene el respaldo de la organización. 

Esta es sin duda una pregunta que debe hacerse lo más pronto posible, durante las primeras reuniones con un cliente potencial. Y no es necesario saber cuánto puede gastar. Pero es necesario saber que si puede invertir en el proyecto. 

2. ¿Existe un plazo dentro del cual el proyecto deba ser completado? 

Si hay algún compromiso de tiempo a nivel gerencial, usted necesita saberlo. Las necesidades específicas y plazos respecto al calendario del cliente del proyecto son cosas que usted necesita saber ya que influyen directamente en todas las otras decisiones que se tomen respecto al proyecto. 

3. ¿Cuál es el mayor problema que enfrentamos que nos ha llevado a estar aquí? 

El cliente siempre tiene una gran necesidad de la que es consciente y que le ha llevado a buscar el desarrollo de un proyecto. 

Además, puede haber más problemas ocultos que se deberán determinar y reconocer. Por esto, Brad sugiere hacer las preguntas correctas para encontrar el problema que el cliente percibe, y luego hacer más preguntas para ver si el problema en realidad es sólo un síntoma del verdadero problema o problemas que necesitan resolverse. 

Si el proyecto resuelve sólo el problema inicial percibido por el cliente, este será feliz a corto plazo. Pero si se localiza y resuelve el verdadero problema, se gana más con el cliente, tanto en confianza como en ingresos. 

4. ¿Qué retroalimentación tiene el cliente de sus usuarios finales? 

Es recomendable verificar que se haya consultado a los usuarios finales de cualquier proceso actual o los usuarios finales del proceso de nuevos potenciales que sean afectados por el proyecto. 

Este es un tema que hemos tratado en forma recurrente en este blog: Hay que tomar en cuenta la opinión de todos los interesados en el proyecto (entre otras entradas, aquí y aquí).

Como sugiere Brad, hay que asegurarse de que el cliente ha discutido la situación con sus usuarios finales. Si no es así, esta actividad se vuelve trabajo del Administrador del Proyecto, por lo que necesita saberlo desde el principio, ya que afectará a su presupuesto y la forma en la que va a tratar a estas personas. 

5. ¿Ha discutido el problema en detalle, con todos los expertos en la materia en su organización? 

Hay que asegurarse de que el proyecto no es solo un pensamiento en la cabeza del cliente patrocinador, sino que toma en consideración a cualquier "experto" interno que pueda arrojar luz sobre el asunto o puede contar con una potencial solución al problema. 

Las respuestas a estas sencillas preguntas proporcionan elementos para dimensionar el proyecto, evaluar sus riesgos y eventualmente tomar la decisión de iniciarlo o no.

Referencias: El número cinco. 2011. Culturally Authentic Pictorial Lexicon. Recuperada de http://capl.washjeff.edu/browseresults.php?langID=14&photoID=2368&size=m  el 29/Dic/2011. 

Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos

Iniciemos el año con la continuación de un análisis que inició aquí. Ahora revisemos a Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos que Linda Richter nos propone en brighthub. 

1. El Administrador de Proyectos nunca debe pensar que está solo o que es el único capaz de realizar el trabajo. 

Como señala Linda, en las primeras historias a partir del momento en que descubre que él es el niño que vivió, Harry desarrolla la idea de que esta solo en su misión. Y luego conforme crece va aprendiendo a identificar de sus tareas, a confiar en su equipo, e involucrar a todos los interesados. Esto es algo que los buenos administradores de proyectos ya saben. 

2. Si debe pedir ayuda, asegúrese de haber identificado el proyecto primero. 

Linda apunta al hecho de que tristemente Harry no es capaz de identificar cuál es su proyecto: en los primeros cuatro libros, se dedica a descubrir quién es en realidad, y solo hasta que está a punto de morir Dumbledore identifica el proyecto y se lo explica a Harry. 

¿Como puedo saber cuando el proyecto terminó en forma exitosa?

English Version Follows

Uno de los problemas más frecuentes a los que me he enfrentado desde la PMO es la incapacidad de los equipos del proyecto de decidir cuando el proyecto está terminado.

Y por equipo de proyecto no me refiero solo al equipo de trabajo que ha elaborado los entregables, sino a todos los interesados: el cliente y su personal involucrado, y las personas que participan en cada una de sus fases.

Así que una primera dificultad es decidir si el proyecto terminó o no. Pero además el esquema se complica aún más si lo que se busca es determinar si terminó en forma exitosa. Aunque puede parecer un asunto de sentido común, la verdad es que las definiciones de "terminado", "éxito" y "fracaso" son subjetivas, por lo es buena idea buscar un acuerdo entre todos los interesados sobre lo que estos conceptos representan.

¿Cuál es la importancia del caso de negocio para el proyecto?

Desde projectsmart me permito revisar varios artículos que hablan de la importancia del caso de negocio para el desarrollo del proyecto.

Primero John Moore nos indica que la elaboración de un caso de negocio es fundamental para el éxito del proyecto:

Con frecuencia, si los proyectos no pueden entregar los resultados esperados, las conversaciones posteriores se convierten en acusatorias. El gerente de división despliega datos negativos mientras el jefe del departamento responsable del proyecto aclara que se hizo todo lo que se había programado.

El problema es que ambos tienen razón. Pero incluso cuando todo el mundo haya hecho todo lo posible, los resultados son decepcionantes, y comienza una segunda fase de investigación: ¿las expectativas de la empresa fueron demasiado altas?, ¿el alcance original del proyecto fue evaluado correctamente? Y que la competencia desarrollara un producto equivalente, ¿fue un riesgo identificado ya sea en el inicio del proyecto o durante su ejecución? Si es así, los interesados ¿fueron conscientes del riesgo potencial y que medidas podrían tomarse para mitigarlo? O ¿se decidió el equipo estaba ahí sólo para entregar un producto y no manejar eventos externos?

Algunos consejos para construir la Estructura Detallada de Trabajo (WBS)

La Estructura Detallada de Trabajo es para algunos la herramienta clave para iniciar un proyecto (soy uno de ellos). Sin embargo parece ser una herramienta que, en el mejor de los casos no es aprovechada a su máximo potencial.

Para ayudar a comprender mejor la EDT, comparto ahora un artículo de Tom Mochal y notas de un libro de Liliana Buchtik.

Tom nos presenta en este artículo de TechRepublic algunos consejos para la creación de una estructura detallada de trabajo, y complementan la lista otros consejos que he obtenido del libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects: The Most Practical Approach to Work Breakdown Structures (Wbs)! de Liliana Buchtik.

Cinco reglas de oro de la Administración de Proyectos

Jason Westland escribió en el pmworldtoday (http://www.pmworldtoday.net) un artículo titulado: The 5 Golden Rules of Project Management (http://www.pmworldtoday.net/tips/2009/dec/Advisory-Westland-5GoldenRulesofPM.html).

Las cinco reglas de oro de la Administración de Proyectos que Jason Propone son:

¿Como se debe enfrentar un proyecto cuando es imposible definir el alcance total del mismo?

Planificación Gradual

El administrador es asignado a un proyecto recién autorizado y debe iniciar a la brevedad, a pesar de que el alcance total del mismo aun no ha sido definido.

Esta situación es más o menos común dependiendo de la madurez de la organización y de su apego a las mejores prácticas de administración de proyectos y ocurre que aunque están claros los siguientes pasos (la primera fase del proyecto, el primer entregable), no se puede planear mucho más adelante. Para estos casos puede resultar útil una mejor práctica denominada Rolling Wave Project Planning (RWPP).