¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto?

Desde la página Project Management Tips Brad Egeland nos ayuda a responder a la siguiente pregunta: ¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto? 

Brad nos propone cinco preguntas que se deben hacer al cliente potencial en un nuevo proyecto a fin de obtener detalles sobre qué considera que necesita. 

1. ¿Existe presupuesto para esta actividad? 

Brad considera que es importante hacer esta pregunta en primer lugar, para no perder el tiempo defendiendo una posición que no tiene el respaldo de la organización. 

Esta es sin duda una pregunta que debe hacerse lo más pronto posible, durante las primeras reuniones con un cliente potencial. Y no es necesario saber cuánto puede gastar. Pero es necesario saber que si puede invertir en el proyecto. 

2. ¿Existe un plazo dentro del cual el proyecto deba ser completado? 

Si hay algún compromiso de tiempo a nivel gerencial, usted necesita saberlo. Las necesidades específicas y plazos respecto al calendario del cliente del proyecto son cosas que usted necesita saber ya que influyen directamente en todas las otras decisiones que se tomen respecto al proyecto. 

3. ¿Cuál es el mayor problema que enfrentamos que nos ha llevado a estar aquí? 

El cliente siempre tiene una gran necesidad de la que es consciente y que le ha llevado a buscar el desarrollo de un proyecto. 

Además, puede haber más problemas ocultos que se deberán determinar y reconocer. Por esto, Brad sugiere hacer las preguntas correctas para encontrar el problema que el cliente percibe, y luego hacer más preguntas para ver si el problema en realidad es sólo un síntoma del verdadero problema o problemas que necesitan resolverse. 

Si el proyecto resuelve sólo el problema inicial percibido por el cliente, este será feliz a corto plazo. Pero si se localiza y resuelve el verdadero problema, se gana más con el cliente, tanto en confianza como en ingresos. 

4. ¿Qué retroalimentación tiene el cliente de sus usuarios finales? 

Es recomendable verificar que se haya consultado a los usuarios finales de cualquier proceso actual o los usuarios finales del proceso de nuevos potenciales que sean afectados por el proyecto. 

Este es un tema que hemos tratado en forma recurrente en este blog: Hay que tomar en cuenta la opinión de todos los interesados en el proyecto (entre otras entradas, aquí y aquí).

Como sugiere Brad, hay que asegurarse de que el cliente ha discutido la situación con sus usuarios finales. Si no es así, esta actividad se vuelve trabajo del Administrador del Proyecto, por lo que necesita saberlo desde el principio, ya que afectará a su presupuesto y la forma en la que va a tratar a estas personas. 

5. ¿Ha discutido el problema en detalle, con todos los expertos en la materia en su organización? 

Hay que asegurarse de que el proyecto no es solo un pensamiento en la cabeza del cliente patrocinador, sino que toma en consideración a cualquier "experto" interno que pueda arrojar luz sobre el asunto o puede contar con una potencial solución al problema. 

Las respuestas a estas sencillas preguntas proporcionan elementos para dimensionar el proyecto, evaluar sus riesgos y eventualmente tomar la decisión de iniciarlo o no.

Referencias: El número cinco. 2011. Culturally Authentic Pictorial Lexicon. Recuperada de http://capl.washjeff.edu/browseresults.php?langID=14&photoID=2368&size=m  el 29/Dic/2011.