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septiembre 13, 2009

¿Cómo administrar la presión que ejercen los interesados del proyecto para acortar los tiempos?

A través de LinkedIn, Aranu –freelance project manager de Singapur- hace esta pregunta:

¿En tu compañía los interesados constantemente presionan para que las cosas se hagan más rápidamente? ¿Cómo controlas eso?

El tema es interesante, sobre todo por yo llegué a pensar que era un problema específico de una organización (país / grupo / proyecto) pero el encontrarlo en un foro como LinkedIn me indica que es un problema más global.

El tema involucra todas las áreas de conocimiento establecidas por el PMBok, pero me parece que su solución tiene que ver más con el manejo de habilidades blandas.

Las habilidades blandas permiten desarrollar la comunicación, la capacidad de liderazgo y auto organización, de resolver conflictos humanos y la iniciativa empresarial. (Herman Bustos, 2007).

Básicamente, son las capacidades que permiten a un profesionista relacionarse mejor en el trabajo: desde el dominio de idiomas y computación hasta el liderazgo y el trabajo en grupo. Las habilidades blandas complementan a las habilidades duras, de la formación ejecutiva tradicional.

Manuel Gross, Irwin José Franco y Jose Esterkin han escrito interesantes artículos al respecto.

En este orden de ideas, la importancia que se de al requerimiento depende del tipo de stakeholder. Hay interesados que tienen mucho peso en las organizaciones y que pueden decidir sobre la cancelación o continuación del proyecto, hay otros que si bien conocen el funcionamiento interno de la organización a todo detalle, no tienen peso en los aspectos administrativos del proyecto.

Pero siempre hay un stakeholder que tiene más interés en el éxito del proyecto (Bremer, 2004) (lo que en otras metodologías se denomina "el campeón") hay que identificarlo y aprovechar su apoyo.

Con la ayuda del enunciado de alcance, la línea base del proyecto y los documentos de administración de los recursos (humanos, materiales) el Administrador debe negociar, de ser posible apoyado por el “campeón” del proyecto a fin de dejar claras todas las implicaciones de un cambio y negociar los impactos en las demás variables el proyecto.

Respondiendo a Aranu.

Sí. Los interesados presionan todo el tiempo para que las cosas se hagan más rápidamente. Y la única manera de prevenirlo es establecer reglas claras, hacer un manejo adecuado de la declaración de alcance, la línea base y sobre todo de la comunicación.

Referencias:

Bremer, Michael, Lorraine Daniels, Praveen Gupta, and Thomas Mccarty. The Six Sigma Black Belt Handbook (Six SIGMA Operational Methods). New York: McGraw-Hill Professional, 2004. pp 64

Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en greatcomments.com

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