Como hacer la configuración inicial del diagrama de Gantt.

Introducción

En días pasados mis alumnos me preguntaron cual era la forma adecuada de empezar a trabajar con el diagrama de Gantt. Si bién ese tema no es parte de plan de estudios de la clase, dedicamos algo de tiempo a comentar el asunto.

De ahí surge la idea de escribir un post, para comentar las sugerencias de configuración inicial de la herramienta, sin centrarse en una herramienta específica, y luego revisar a datalle como se hace la configuración en Project, Open Proj y Gantter.

Advertencia. Todas las marcas mencionadas en este post son propiedad de sus respectivos dueños y se mencionan aquí solo como referencia.

Además, reconozco que nos soy un experto en alguna herramienta específica, por lo que lo que aquí se escribe solo tiene como respaldo el que son practices que han resultado efectivas en los proyectos que he implementado. Tampoco es el fin del artículo el tartar de explicar la teoría que soporta los conceptos que aquí se mencionen.

Finalmente, en este link se puede consultar el documento en un formato que facilita su lectura.

Observaciones iniciales

Considerando que la elaboración y control del cronograma es escencial para conocer la forma en la que los objetivos del proyecto se van concretando, se sugiere optimizar el diagrama de Gantt para asegurar que proporciona la información mas precisa posible.


Hay seis factores escenciales que establecen la forma en la que las herramientas de software para el control del Diagrama de Gantt calculan el tiempo (fechas y duraciones). Son:

• Fecha de inicio del Proyecto
• Duración de las tareas
• Dependencias de las tareas
• Calendarios del Proyecto
• Restricciones y fechas límite de last areas
• Asignación de recursos y tipos de tareas

Al entender estos factores y como afectan el cronorgama se podrá controlar y eliminar potenciales problemas en nuestro diagrama de Gantt.

Fecha de inicio del Proyecto: Esta no es la fecha en la que se crea el diagrama de Gantt, sino la fecha en la que empiezan las actividades del proyecto. Es impotante porque todas las tareas iniciaran en esta fecha hasta que se agreguen dependencias y restricciones.

Las herramientas de software usan calendarios para calcular las fechas de inicio y fin de las tareas. Usualmente incluyen alguno de tres calendarios base: el estándar, el de 24 horas y el nocturno.

Mientras no se asignen recursos, la programación de tareas depende de las fechas de inicio y fin del proyecto, la duración de las tareas, las dependencias entre ellas, los calendarios del proyecto y las restricciones. Pero después de asignar recursos a las tareas, las herramientas toman más factores en consideración. El factor más importante relacionado con los recursos asignados es el tipo de tarea.

El tipo de tarea indica si la tarea es controlada por el número de recursos asignados a ella (por defecto), la cantidad de trabajo (por ejemplo, horas o el nivel de esfuerzo) asignado a los recursos en la tarea, o la duración de la misma. Las herramientas calculan estas tres variables - unidades, el trabajo, o la duración - cada vez que un recurso es asignado a una tarea, usando la fórmula:

Trabajo = Duración * Unidades.

Cuando se cambia una variable, una de las otras dos variables se volverá a calcular, dependiendo de qué tipo de trabajo ha sido seleccionado para esa tarea.

El tipo de tarea que se elija para una tarea depende de la técnica de programación que desea aplicar a esa tarea o para la mayor parte del proyecto. Hay dos enfoques principales para la programación de tareas. Una basada en la duración y la otra en base al esfuerzo:

La programación basada en la duración se utiliza mejor para las tareas o proyectos con fechas y plazos estrictos, que no se veran afectados por la cantidad de recursos asignados. Un buen ejemplo de esto es una feria comercial. No importa cuántos recursos se asignen a la tarea feria, la duración será siempre la misma.

La programación basada en esfuerzo se usa en aquellos casos para los que la duración debe ser recalculada sobre la base de la cantidad de recursos asignados. Cuantos más recursos que se asignan a una tarea, menos tiempo se tardará en completarla. Del mismo modo, si los recursos se eliminan de una tarea condicionada por el esfuerzo, la duración aumenta.


Configuración del diagram de Gant.
A continuación se mencionan los tópicos que se proponen para la configuración inicial de la herramienta:

• 1. Setup del proyecto
• a. Establecer la Fecha de inicio
• b. Definir el Calendario estándar
• c. Asignar los Defaults del proyecto
• i. Desde donde inician las nuevas tareas (inicio o fin del proyecto)
• ii. Unidad de duración de las tareas (meses, semanas, días, horas)
• iii. Unidad de moneda
• iv. Tipo de tarea predeterminado (Unidades fijas, trabajo fijo, duración fija, condicionadas por el esfuerzo.
• d. Columnas a mostrar, se sugieren:
• i. Nombre de la tarea
• ii. % Completado
• iii. Duracion
• iv. Trabajo
• v. Fecha de inicio
• vi. Fecha de fin
• vii. Recursos
• 2. Terminar de ingresar los recursos del proyecto (RBS)
• a. Personas
• b. Materiales
• c. Tarifas
• 3. Ingresar los WBS
• a. Entregables
• 4. Ingresar las Tareas
• a. Atributos
• i. Nombres
• ii. Duraciones
• iii. Dependencias
• iv. Recursos
• v. Restricciones
• b. Tarea de sumarización del proyecto
• c. Tareas de sumarización por fase o grupo de entregables
• 5. Guardar la línea base

Y ahora, se presentan screenshots sobre como hacerlo en cada herramienta. En el pie de foto se menciona la ruta para llegar a cada pantalla.

Configruación en Project 2013

1. Setup del proyecto

Ilustración 1 - Archivo - Opciones – General
Establecer Formato de fecha, Vista predeterminada

Ilustración 2 Archivo - Opciones – Mostrar
Establecer Unidades de moneda

Ilustración 3 Archivo - Opciones – Programación
Establecer Opciones del Calendario
Opciones de programación: Tipo de tarea predeterminado: Duración Fija
Desde donde inician las nuevas tareas (inicio o fin del proyecto)
Unidades de duración de las tareas (meses, semanas, días, horas)
Tipo de tarea predeterminado (Unidades fijas, trabajo fijo, duración fija, condicionadas por el esfuerzo.

Ilustración 4 Proyecto - Información del Proyecto
Establecer Fecha de inicio, desde donde se programa (inicio o fin del proyecto), calendario estándar
a. Fecha de inicio
b. Desde donde se programa (inicio o fin del proyecto)
c. Calendario estándar
d. Defaults del proyecto
i. Desde donde inician las nuevas tareas (inicio o fin del proyecto)
ii. Unidades de duración de las tareas (meses, semanas, días, horas)
iii. Unidades de moneda
iv. Tipo de tarea predeterminado (Unidades fijas, trabajo fijo, duración fija, condicionadas por el esfuerzo.
e. Columnas a mostrar
i. Task Name
ii. % Complete
iii. Duration
iv. Work
v. Start
vi. Finish
vii. Resources

Ilustración 5 Vista Diagrama de Gantt o Gantt de Seguimiento
2. RBS
a. Personas
b. Materiales
c. Tarifas

Ilustración 6 Recursos - Organizador de equipo
Establecer recursos y caledario de recursos.
3. WBS
a. Tarea de sumarización del proyecto
b. Tareas de sumarización por etapa o fase

Ilustración 7Vista de Tareas - Insetar tarea

c. Entregables
i. Marcar como hitos

Ilustración 8 Información de la tarea - General - Avanzado
ii. Duración 0

Ilustración 9 Información de la tarea - General - Duracion
iii. No asignada a ningún recurso
4. Tareas
a. Atributos
i. Nombres
ii. Duraciones
iii. Dependencias
iv. Recursos
v. Restricciones
Vista default: Gantt de Seguimiento

Ilustración 10 Archivo - Vista - Gantt de Seguimiento
5. Guardar línea base

Ilustración 11 Proyecto - Establecer línea base
6. Adecuaciones de Project con VBA

Ilustración 12 Vista – Macros
Para el caso de Microsoft Project, en el Apendice 1 se muesntran algunos enlaces a Macros de Visual Basic for Applications, específicamente para Project.
 

Configuración de Open Proj

1. Setup del proyecto

Ilustración 13 Creación de nuevo proyecto
Establecer Fecha de inicio y desde donde se programan las tareas
a. Fecha de inicio
b. Desde donde se programa (inicio o fin del proyecto)

Ilustración 14 Herramientas - Cambiar horario del proyecto
c. Calendario estándar

d. Defaults del proyecto
i. Desde donde inician las nuevas tareas (inicio o fin del proyecto)
ii. Unidades de duración de las tareas (meses, semanas, días, horas) (NO DISPONIBLE COMO CONFIGURACION DEL PROYECTO)
iii. Unidades de moneda (NO DISPONIBLE)
iv. Tipo de tarea predeterminado (Unidades fijas, trabajo fijo, duración fija, condicionadas por el esfuerzo (NO DISPONIBLE COMO CONFIGURACION DEL PROYECTO).
e. Columnas a mostrar

Ilustración 15 Columna - Insertar columna
i. Task Name
ii. % Complete
iii. Duration
iv. Work
v. Start
vi. Finish
vii. Resources
2. RBS
a. Personas
b. Materiales
c. Tarifas
3. WBS
a. Entregables
i. Marcar como hitos

Ilustración 16 Tarea - Advanced
ii. Duración 0

Ilustración 17 Tarea - General
iii. No asignada
4. Tareas
a. Atributos
i. Nombres
ii. Duraciones
iii. Dependencias
iv. Recursos
v. Restricciones (NO DISPONIBLE)
b. Tarea de sumarización del proyecto
c. Tareas de sumarización
5. Guardar línea base

Ilustración 18 Herramientas - Guardar Línea de Base
Vistas de Red, WBS
 

Configuración de Gantter (online)

1. Setup del proyecto

Ilustración 19 Proyecto - Propiedades del Proyecto - General
Establecer: Fecha de inicio, Desde donde se programa (inicio o fin del proyecto), Calendario estándar
a. Defaults del proyecto
i. Desde donde inician las nuevas tareas (inicio o fin del proyecto)
ii. Unidades de duración de las tareas (meses, semanas, días, horas) – NO DISPONIBLE

Ilustración 20 Proyecto - Propiedades del Proyecto - Regional
Establecer: Unidades de moneda
iii. Tipo de tarea predeterminado (Unidades fijas, trabajo fijo, duración fija, condicionadas por el esfuerzo.
2. Agregar archivos o enlaces (NO DISPONIBLE EN MS PROJECT)
3. Asignar riesgos (NO DISPONIBLE EN MS PROJECT)
a. Columnas a mostrar

Ilustración 21 Ver - Columnas
i. Task Name
ii. % Complete
iii. Duration
iv. Work
v. Start
vi. Finish
vii. Resources
4. RBS
a. Personas
b. Materiales
c. Tarifas

Ilustración 22 Proyecto – Recursos

Ilustración 23 Proyecto - Calendarios
5. WBS
a. Entregables
i. Marcar como hitos
ii. Duración 0
iii. No asignada
6. Tareas
a. Atributos
i. Nombres
ii. Duraciones
iii. Dependencias
iv. Recursos
v. Restricciones

Ilustración 24 Tarea - Propiedades de la tarea
b. Tarea de sumarización del proyecto
c. Tareas de sumarización
7. Guardar línea base
 

Ilustración 25 Proyecto - Baselines

APENDICE 1

Y para el caso de Microsoft Project, en estos links se pueden encontrar algunas Macros interesantes:


http://blog.practicingitpm.com/2013/08/25/improved-calculated-status-indicator-ms-project/
http://pm.stackexchange.com/questions/2029/conditionally-formatting-bar-styles-in-project-2010
http://projectmanagement.ittoolbox.com/groups/technical-functional/ms-project-l/link-ms-project-and-outlook-4807069
http://www.clearlyandsimply.com/clearly_and_simply/2009/09/export-microsoft-project-tasks-to-outlook.html
http://www.vbaexpress.com/forum/archive/index.php/f-95.html
http://www.donnysthoughtbrewery.com/create-task-email-notifications-in-ms-outlook-from-ms-project-2010/
http://www.project-systems.co.nz/VBA-Sample-Code/index.html
http://masamiki.com/project/macros.htm
http://project.mvps.org/vbacode.htm
http://pmotechniques.wordpress.com/2008/02/12/different-colored-gantt-bars-in-ms-project-%E2%80%93-how-to/
http://awretchedhive.blogspot.mx/2010/02/ms-project-tasks-behind-schedule.html
http://blogs.msdn.com/b/project/archive/2009/01/22/adding-a-red-yellow-green-progress-indicator.aspx
http://blog.practicingitpm.com/2012/09/30/adding-a-calculated-status-indicator-to-tasks-in-ms-project/
http://blog.practicingitpm.com/2013/08/25/improved-calculated-status-indicator-ms-project/
http://blogs.technet.com/b/projectified/archive/2009/11/24/3296207.aspx