¿Qué se necesita para crear el presupuesto del proyecto?

Desde ProjectSmart, Duncan Haughey, PMP nos hace acertadas recomendaciones sobre la creación de un presupuesto del proyecto.

Al iniciar un proyecto, es difícil saber con exactitud cuánto va a costar. Los Administradores de proyecto deben hacerce responsables de preparar estimaciones presupuestarias aún con una alta incertidumbre en los proyectos, lo que puede constituir uno de los mayores desafíos a los que se enfrente.

La capacidad de crear un presupuesto preciso es una habilidad esencial para un Administrador de proyecto. Y es que esta puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los nuevos Administradores de proyectos; sin embargo, una vez que se ha creado el primer presupuesto, se puede tener un enfoque que hará más fácil el presupuestar futuros proyectos.

Fundamentos de manejo del presupuesto

Hay dos enfoques principales que pueden tomar al crear un presupuesto:

El enfoque descendente: decidir cuánto va a costar el proyecto y dividir esta cantidad entre los paquetes de trabajo.

El enfoque ascendente: estimar el costo total del proyecto a través de la estimación del costo de los paquetes de trabajo de nivel más bajo y luego totalizar agrupando.

Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, y es probable que el Adminsitrador de proyectos se deba enfrentar con los dos en algún momento de su carrera.

Enfoque descendente:

La decisión acerca de cuánto debería costar el proyecto ha sido tomada, a menudo por la alta dirección. Esta cantidad se divide entre los paquetes de trabajo. El riesgo con este enfoque es que el Adminsitrador de proyectos no debe adivinar; es necesario explicar cómo se va a hacer el trabajo con la cantidad asignada de presupuesto en cada paquete de trabajo. La experiencia previa de otros proyectos tendrá un papel relevante en la validación de la asignación presupuestal para los paquetes de trabajo. Valdrá la pena preguntarse si el presupuesto se ve realista basado en la experiencia de proyectos anteriores.

La ventaja del enfoque descendente al preparar el presupuestos es que se centra en la consecución del proyecto dentro del presupuesto asignado y conduce a la eficiencia y la reducción de las prácticas derrochadoras.

Una desventaja del enfoque de arriba hacia abajo es que asume que la persona que crea el presupuesto tiene suficiente conocimiento y experiencia para hacer una estimación de costos razonables. Pero si esto no es cierto, el problema se va a presentar cuando se trate de ejecutar el proyecto con un presupuesto poco realista que es insuficiente para poder entregar en tiempo y alcance. También existe el riesgo de que en la organización se manejen presupuestos deliberadamente bajos creados con la creencia de que se va a fomentar el ahorro.

Enfoque ascendente:

El equipo de trabajo junto con el responsable del presupuesto deben identificar las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. El proyecto se presupuesta a nivel de paquetes de trabajo (al nivel más bajo) y luego se totaliza (hacia arriba) hasta llegar al costo total del proyecto. Para cada paquete de trabajo se calculan costos directos e indirectos.

La ventaja de este enfoque es su precisión (siempre y cuando no se olvide ninguna tarea o actividad). Esto es bueno para la moral del equipo porque el Administrador del proyecto involucra al equipo en la creación del presupuesto. Por esta razón este enfoque se denomina también presupuesto participativo.

Una desventaja de este enfoque es la dificultad de obtener al inicio del proyecto una lista completa de las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Es fácil pasar por alto cosas que más tarde serán necesarias y que provocarán que el presupuesto deba ser modificado.

Diferentes tipos de costos

Hay dos tipos de costos que preocupan a los Adminsitradores de proyectos cuando crean presupuestos: los costos directos e indirectos.

Costos Directos

Estos costos pueden ser fácilmente atribuibles al proyecto y se cargan al proyecto elemento por elemento. Por ejemplo:

• Mano de obra (personas)
• Honorarios de los consultores
• Materias primas
• Licencias de software
• Viajes

Costos Indirectos

Estos costos se refieren a artículos que benefician a más de un proyecto, y sólo una parte de su costo total se carga al proyecto. Por ejemplo:

• Tarifas telefónicas
• Espacio de oficina (alquiler)
• Equipo de oficina
• Administración general
• Compañía de seguros
• Análisis de la Reserva

La reserva de contingencia se añade a los proyectos (generalmente un porcentaje del costo y el tiempo totales del proyecto) para cubrir el riesgo. Este fondo se utiliza cuando se enfrentan a acontecimientos inesperados durante el proyecto. Se sugiere ajustar la reserva de contingencia según el nivel de riesgo identificado para el proyecto. Un proyecto de rutina, bien practicado tendrá una reserva de contingencia más baja que un proyecto que implique hacer cosas totalmente nuevas.

El presupuesto se compone de costos directos e indirectos, con una pequeña cantidad atribuida a la reserva de contingencia.

Otras técnicas de estimación de costos

Además de las estimaciones ascendente y descendente, hay otras técnicas que los Administradores de proyectos pueden utilizar para crear sus presupuestos. Estos son cinco enfoques alternativos utilizados para crear estimaciones presupuestarias:

1. Juicio de Expertos: Este método utiliza expertos en la materia para calcular el costo total del proyecto. Este enfoque puede ser útil, ya que, con la ayuda del conocimiento experto y experiencia, se pueden tomar en cuenta factores que no siempre son evidentes para los no expertos.
2. Análisis de propuestas de proveedor: Este método compara las ofertas de diferentes proveedores para llegar a una estimación del costo del proyecto.
3. Estimación análoga: Este método utiliza la historia de proyectos similares para crear una estimación. Considera el costo de proyectos anteriores sin perder de vista cualquier diferencia con el nuevo proyecto.
4. Estimación de tres puntos: Este método utiliza el promedio ponderado de tres estimaciones - mejor de los casos, caso más probable y peor de los casos - para obtener un mayor grado de control sobre cómo se calcula el valor de una tarea o actividad.
5. Estimación Paramétrica: Este método utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables, tales como líneas de código en una aplicación de software o en pies cuadrados de un edificio para el cálculo de una estimación.

Seguimiento del Presupuesto

Una vez que se ha elaborado el presupuesto y el proyecto comienza, se debe comprobar regularmente el gasto real en contra el presupuestado. Esto dirá si el proyecto avanza según lo previsto o se necesita alguna acción correctiva. Para este fin el artículo original sugiere el uso de esta plantilla.

Consideraciones finales

Es mejor trabajar dentro (por debajo) del presupuesto que gastar de más. El cliente será más feliz.

Sea cual sea el enfoque de presupuestación que se elija, vale la pena dedicar tiempo a la creación del presupuesto, verificarlo con cuidado, y revisarlo con frecuencia para asegurarse de que tiene el control del mismo.