¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto? 

Un proyecto exitoso debe estar alineado con la misión, visión y objetivos de la organización. Por tanto, para lograr un proyecto exitoso es necesario comprender la misión, visión y objetivos de la organización: Comprender la dirección y los objetivos a largo plazo de la organización para poder identificar cómo el proyecto puede contribuir a su logro. 

¿Cómo aprender a estimar en presencia de incertidumbre con el fin de tomar mejores decisiones?

Considero a Glen B. Alleman como uno de esos Guru's de las TI de mediados de los 80's (como Philippe Kahn, creador del concepto de Turbo Pascal, Turbo C y Borland), pero en el campo de la Administración de Proyectos.

Glenn escribe regularmente en su blog y es autor de un libro: Performance Based Project Management, que recomiendo ampliamente.

Glenn defiende una idea con la que yo me siento identificado, aún cuando en mi realidad no es fácil de implementar: las no-estimaciones (noestimates).

La idea es simple: No es posible tomar decisiones acertadas (sobre el proyecto) en presencia de incertidumbre. Para poder tomar decisiones e este contexto se deben aplicar las técnicas sugeridas por Glenn.

No pretendo transcribir todo el vasto trabajo de Glenn. Mejo dejo aquí este articulo de Febrero del 2016, que repasa todo lo que él considera es importante al respecto.

Cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Veamos ahora una propuesta que surge del correo de Method 123. Esta vez, nos recuerda cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Igual de importante que el arranque formal del proyecto, es poder cerrarlo con éxito. El valor de una terminación adecuada del proyecto es el aprovechamiento de la toda la información y la experiencia acumulada a lo largo del proyecto. Y esto es cierto tanto si el proyecto fue un éxito o no.

Es recomendable pensar en las actividades que se deben realizar para cerrar adecuadamente el proyecto, desde el momento que está creando el cronograma. Estas actividades incluyen:

El Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Desde capterra.com, el Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Como hacer la configuración inicial del diagrama de Gantt.

Introducción

En días pasados mis alumnos me preguntaron cual era la forma adecuada de empezar a trabajar con el diagrama de Gantt. Si bién ese tema no es parte de plan de estudios de la clase, dedicamos algo de tiempo a comentar el asunto.

De ahí surge la idea de escribir un post, para comentar las sugerencias de configuración inicial de la herramienta, sin centrarse en una herramienta específica, y luego revisar a datalle como se hace la configuración en Project, Open Proj y Gantter.

Advertencia. Todas las marcas mencionadas en este post son propiedad de sus respectivos dueños y se mencionan aquí solo como referencia.

Además, reconozco que nos soy un experto en alguna herramienta específica, por lo que lo que aquí se escribe solo tiene como respaldo el que son practices que han resultado efectivas en los proyectos que he implementado. Tampoco es el fin del artículo el tartar de explicar la teoría que soporta los conceptos que aquí se mencionen.

Finalmente, en este link se puede consultar el documento en un formato que facilita su lectura.

Observaciones iniciales

Considerando que la elaboración y control del cronograma es escencial para conocer la forma en la que los objetivos del proyecto se van concretando, se sugiere optimizar el diagrama de Gantt para asegurar que proporciona la información mas precisa posible.

¿Qué se necesita para crear el presupuesto del proyecto?

Desde ProjectSmart, Duncan Haughey, PMP nos hace acertadas recomendaciones sobre la creación de un presupuesto del proyecto.

Al iniciar un proyecto, es difícil saber con exactitud cuánto va a costar. Los Administradores de proyecto deben hacerce responsables de preparar estimaciones presupuestarias aún con una alta incertidumbre en los proyectos, lo que puede constituir uno de los mayores desafíos a los que se enfrente.

La capacidad de crear un presupuesto preciso es una habilidad esencial para un Administrador de proyecto. Y es que esta puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los nuevos Administradores de proyectos; sin embargo, una vez que se ha creado el primer presupuesto, se puede tener un enfoque que hará más fácil el presupuestar futuros proyectos.

Fundamentos de manejo del presupuesto

Hay dos enfoques principales que pueden tomar al crear un presupuesto:

El enfoque descendente: decidir cuánto va a costar el proyecto y dividir esta cantidad entre los paquetes de trabajo.

El enfoque ascendente: estimar el costo total del proyecto a través de la estimación del costo de los paquetes de trabajo de nivel más bajo y luego totalizar agrupando.

Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, y es probable que el Adminsitrador de proyectos se deba enfrentar con los dos en algún momento de su carrera.

¿Como dá valor la Administración de Proyectos Empresariales?

A través de las redes, llega ahora un artículo de Mike Gorsage, "El valor de Enterprise Project Management" en la página de inc.com.

Mike inicia recordando que la regla de oro de un carpintero es "medir dos veces y cortar una vez". Esa misma regla se aplica a la implementación y gestión de proyectos o programas empresariales: hay que revizar el trabajo para comprender todos los aspectos del proyecto antes de que inicie.

Hoy en día, casi cualquier ejecutivo tiene historias de frustración con respecto a los proyectos que salieron mal. Debido a la naturaleza desafiante de la Administración de múltiples proyectos, determinar el éxito y alinear los costos con los objetivos, no es ninguna sorpresa que las historias de éxito sólidas sean pocas. Muchas empresas mejoran sus probabilidades mediante la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos Empresariales (EPMO).

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 1. Ciclo de Vida del Proyecto

Teaching Project Management using games. Experience 1. Project Life Cycle

English version here.  Photos at the end.

Basado en la idea de la Dra. Christiane Gresse von Wangenheim sobre como usar juegos para enseñar Administración de Proyectos, recientemente usé una versión modificada de su propuesta de competencia de torres de Papel para enseñar el concepto de ciclo de vida del Proyecto. 

Enseñando Administración de Proyectos a estudiantes universitarios.

English version available from PMChat here. 

Aclaraciones: La Prof. Dra. rer. nat. Christiane von Wangenheim Gresse, PMP está haciendo un gran trabajo en la enseñanza de conceptos de administración de proyectos mediante juegos y actividades en clase. Muchas de las ideas descritas a continuación se basan en el trabajo de la Dra. Gresse. 

Además, este post se origina en una sesión del #PMChat en la que participé como invitado. 

El #PMChat es una charla semanal de Twitter organizada por Robert Kelly y Rob Prinzo los viernes de 11-12am (EST) a través de hashtag #PMChat. La grabación de la sesión previa a la charla se puede escuchar en el Pre-Game Show. 

Introducción. 

Recientemente he tenido la oportunidad de enseñar Administración de Proyectos para los estudiantes de semestres intermedios y finales de carreras de TI en el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Ahora quiero compartir las experiencias educativas en este sentido. 

¿Por que Darth Vader era un Adminstrador de Proyectos increible?

Hoy vuelvo a tomar la vida con calma. En este blog ya vimos las 10 razones por las que Harry Potter es un gran líder. Ahora, desde Geekwire, Brandon Koeller nos propone 10 razones para considerar a Darth Vader Administrador de Proyectos increíble.

Como bien aclara Bandon, esta no es una apología del lado oscuro. Solo se trata de destacar las características necesarias en un Administrador de Proyectos que poseía Darth Vader.

10) Vader priorizaba sin dudar. Ya fuera persiguiendo a la Alianza Rebelde, mitigando el riesgo de la destrucción de la Estrella de la Muerte o reclutando a Luke, Vader siempre revisaba todos los hechos, evaluaba impactos y perseguía las cuestiones prioritarias.

Si un Administrador de Proyectos no es capaz de priorizar, no va a poder cumplir con los objetivos.

Como manejar el estrés en los proyectos. Algunas ideas rápidas

Oscar Ceceña escribe una interesante entrada en su blog Palabras necias para oídos sordos: "Una mala manera de despertar" en el que nos platica sobre como se puede volver estresante la vida de un administrador de proyectos.

Para Oscar y todos los administradores que nos encontramos en situaciones similares, justo acabo de encontrar un artículo con ideas sobre como manejar el estres en los proyectos.

Es de Simon Cleveland  y se encuentra en dos partes aquí y aquí.

Espero que le sirva a Oscar y a todos.

¿Hay futuro para la administración de proyectos en la metodología ágil?

photo © 2007 Danny Hope | more info (via: Wylio)

El pasado mes de junio escuche un webcast de Michele Sliger en el que comparte su opinión sobre el futuro de la administración de proyectos dentro de las metodologías ágiles, organizado por la AGILE COMMUNITY OF PRACTICE del PMI.

Antes de compartir mis notas, un poco de información necesaria. Wikipedia define:

"El desarrollo ágil de software es un marco de trabajo conceptual de la ingeniería de software que promueve iteraciones en el desarrollo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Existen muchos métodos de desarrollo ágil; la mayoría minimiza riesgos desarrollando software en cortos lapsos de tiempo. El software desarrollado en una unidad de tiempo es llamado una iteración, la cual debe durar de una a cuatro semanas. Cada iteración del ciclo de vida incluye: planificación, análisis de requerimientos, diseño, codificación, revisión y documentación. Una iteración no debe agregar demasiada funcionalidad para justificar el lanzamiento del producto al mercado, pero la meta es tener un demo (sin errores) al final de cada iteración. Al final de cada iteración el equipo vuelve a evaluar las prioridades del proyecto".

Siete tips para elaborar el Acta del Proyecto.

En la Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos, el PMI define al Project Charter (Acta del proyecto) como “el documento que formalmente autoriza un proyecto o fase y que documenta los requerimientos iniciales para satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados” (Project Management Institute, 2008).

Por otro lado, en el artículo “How to create Project Charter in 7 Easy Steps” (Patel) resalta la importancia del documento y sugiere siete pasos para redactarlo:

¿Como se debe enfrentar un proyecto cuando es imposible definir el alcance total del mismo?

Planificación Gradual

El administrador es asignado a un proyecto recién autorizado y debe iniciar a la brevedad, a pesar de que el alcance total del mismo aun no ha sido definido.

Esta situación es más o menos común dependiendo de la madurez de la organización y de su apego a las mejores prácticas de administración de proyectos y ocurre que aunque están claros los siguientes pasos (la primera fase del proyecto, el primer entregable), no se puede planear mucho más adelante. Para estos casos puede resultar útil una mejor práctica denominada Rolling Wave Project Planning (RWPP).