¿Como dá valor la Administración de Proyectos Empresariales?

A través de las redes, llega ahora un artículo de Mike Gorsage, "El valor de Enterprise Project Management" en la página de inc.com.

Mike inicia recordando que la regla de oro de un carpintero es "medir dos veces y cortar una vez". Esa misma regla se aplica a la implementación y gestión de proyectos o programas empresariales: hay que revizar el trabajo para comprender todos los aspectos del proyecto antes de que inicie.

Hoy en día, casi cualquier ejecutivo tiene historias de frustración con respecto a los proyectos que salieron mal. Debido a la naturaleza desafiante de la Administración de múltiples proyectos, determinar el éxito y alinear los costos con los objetivos, no es ninguna sorpresa que las historias de éxito sólidas sean pocas. Muchas empresas mejoran sus probabilidades mediante la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos Empresariales (EPMO).

Ya se trate de una fusión, integración, separación o algún otro gran proyecto, los ejecutivos de clase C (ejecutivos de más alto nivel de una empresa, con la mayor responsabilidad para llevar adelante a la empresa) emplean EPMOs para ayudar a manejar los principales programas. Dichos proyectos generalmente corren horizontalmente a través de la organización, afectando muchas áreas. La oficina de EPM debe tomar cada proyecto y comprender de sus necesidades y riesgos, controlar las expectativas y asegurar el consenso de éxito. Si la EPMO se usa de forma eficaz, los proyectos terminarán a tiempo y dentro del presupuesto.

Controlar el caos del proyecto.

Se debe tener en cuenta el amplio impacto de un Proyecto Empresarial puede tener, para entender por qué cada función debe estar bien coordinada. Si estos programas corporativos son administrados por una función de EPM a menudo son mal ejecutados y los plazos o necesidades presupuestarias fallan. Pero con una adecuada función de administración de programas, la tasa de éxito es mucho mayor. Debido a que se evitan redundancias y errores, los costos también se reducen.

Así que, ¿cómo se mide el éxito? Con EPM, se crea un conjunto de criterios para definir y medir el éxito. Los Planes del programa incluyen pasos y responsabilidades claramente definidas. Para asegurar la rendición de cuentas, también hay personas que se dedican a la función de Administración de los programas y que reportan directamente a un ejecutivo de nivel C.

Establecer un comité de gobierno

Así como el gobierno corporativo es ahora una parte fundamental de hacer negocios, también lo es asegurarse que las decisiones de TI y los proyectos se alinean con los objetivos. Y aquí es donde un comité de gobierno juega un papel vital - asegurar que la función de Administración del programa está bien estructurada y se cuenta con la autorización y compromiso de los gerentes y jefes de departamento. Asimismo, establece los criterios para la Administración de los programas, que podrían incluir el tamaño y alcance del proyecto o factores como la asignación de recursos, costo, o impacto en las iniciativas estratégicas. Todos los programa deben ser Administrador por la EPMO, exepto si un programa sólo afecta a una sola función o no sobrepasa los umbrales de costo.

Por ejemplo, en un conflicto de recursos, que incluye capital de trabajo o personas, un comité de gobierno puede descubrir un conflicto como un empleado asignado a cinco programas diferentes además de su trabajo cotidiano. Sobre ocupar a las personas así produce resultados fragmentados, lo que puede dificultar el éxito del proyecto por la mala calidad del trabajo, hitos perdidos, o sobrecostos.

Cuendo está ejecutando un programa a gran escala, es importante organizarlo correctamente desde el principio, por lo que el nombramiento de un ejecutivo de la EPMO es un primer paso crítico. Ese ejecutivo debe asignar un equipo de Administradores de Proyectos y establecer los detalles en una herramienta de Administración de proyectos formal que puede realizar una variedad de tareas, desde dar seguimiento a fases, tareas, horas, y costos hasta determinar cuánto tiempo van a tomar los proyectos y cuales son las interdependencias.

Existe gran variedad de herramientas disponibles para este propósito y para actividades de la colaboración, análisis de cartera y ERP. Incluso se puede desarrollar una solución personalizada. En cuanto al costo, algunas herramientas están disponibles de forma gratuita, mientras que otras pueden costar varios cientos de miles de dólares, dependiendo de la escala de su programa y el número de usuarios. La clave es encontrar un conjunto de herramientas que funcione desde la perspectiva cultural, así como el punto de vista tecnológico dentro de cada organización.

La Administración de interdependencias.

En prácticamente cualquier proyecto, la gestión de las interdependencias es crítica. Esto significa asegurarse de que el paso "A" se completa antes de la etapa "B". Si se pierde algún plazo o los costos asociados con cualquier paso, se impacta el costo de todo el programa, lo que puede impedir continuar con el siguiente. Por esto todas las interdependencias deben estar bien coordinadas y gestionadas. Incluso se puede garantizar que las medidas no son interdependientes estructurando las actividades para funcionar en paralelo o de forma independiente.

Particularmente en el caso de Portafolios, es posible encontrar temas que causen interdependencias en un conjunto de programas o proyectos. Cada uno es parte del Portafolio y si no se completa alguno, puede afectar otra parte del Programa. Es posible que el Protafolio de programas o proyectos exceda los presupuestos operativos o de capital, lo que le obligará a volver atrás y cambiar las prioridades, que es otra función vital de la Administración y gobierno de proyectos empresariales.

Enterprise program management goes far beyond technology. It applies to all aspects of major programs your company might be initiating. Measuring twice and cutting isn't just a catchy proverb -- it should serve as a reminder for you to take those steps necessary to complete your picture of each project and build a detailed plan, namely through a robust Enterprise Project Management function. When you do, you can improve your overall focus and avoid the disappointments that a failed project can bring

Finalmente, Mike nos recuerda que la Administración de Programas Empresariales va más allá de la tecnología. Se aplica a todos los aspectos de los programas principales que la empresa pueda estar iniciando. Medir dos veces antes de cortar no es sólo un dicho pegadizo - debe servir como un recordatorio para que se tomen los pasos necesarios para tener la imange completa de cada proyecto y construir un plan detallado, a través de una sólida función de Enterprise Project Management. Haciendo esto se puede mejorar el enfoque global y se evitan las decepciones asociadas a los proyectos fallidos.