Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance.

Iniciamos el año con una propuesta de la empresa Method 123 (http://method123.com/): Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance

Es claro que cuando se registran grandes cambios en el proyectouna se debe aplicar una solicitud de cambio de alcance. Sin embargo puede exitir resistencia al manejo formal de cambios de alcance para las solicitudes de cambio pequeñas. Tanto el patrocinador como otros miembros del equipo del proyecto pueden considerar que se trata de una sobrecarga innecesaria para pequeñas decisiones.

Hay tres técnicas alternativas que pueden ayudar a controlar pequeños cambios, sin dejar de controlar y dar seguimiento a los cambios de alcance.

Procesamiento por lotes. No siempre es práctico obtener aprobación del patrocinador para todas las solicitudes de cambio de pequeño alcance cada vez que estas surgen. El equipo del proyecto por lo general no tiene acceso en todo momento al tiempo del patrocinador y es difícil de conseguir la atención de los patrocinadores para pequeñas peticiones. Hacer paquetes de pequeñas solicitudes de cambio permite un mejor uso del tiempo. Esto significa que el Administrador del Proyecto mantiene un registro de los pequeños cambios en el alcance, su valor comercial y su impacto en el proyecto. Luego, cuando se alcanza un cierto umbral, se envían todos al patrocinador para su aprobación. Esto implica que en lugar de visitar al patrocinador diez veces para autorizar pequeños cambios en el alcance, se presentará un lote de diez pequeños cambios juntos, de una vez, para su autorización.

Discreción. Puede ser útil dar autoridad al Administrador de Proyecto para a discreción aprobar pequeñas solicitudes de cambio de alcance, siempre que estas estén debajo de un umbral de horas de esfuerzo y costo. Esta autoridad debe ser delegada expresamente por el patrocinador. Esta discrecionalidad supone que el proyecto avanza a tiempo o está adelantado, y que los cambios no implican que el proyecto supere el costo o duración acordados. Si el proyecto se encuentra en riesgo de no cumplir con sus compromisos de costo o duración, esta discrecionalidad no debe ser utilizada - incluso para una solicitud de cambio de una hora. En este caso, todos los cambios deben pasar por un proceso normal de cambio de alcance para recibir la autorización del patrocinador.

Presupuesto de contingencia para cambios del alcance. La organización puede reconocer que un cierto nivel de cambios de alcance es inevitable y es posible que se permita asignar un porcentaje del presupuesto total del proyecto para controlar los pequeños cambios. Por ejemplo, una contingencia del 5% añadida al presupuesto para el cambio de alcance. Si su presupuesto total del proyecto es de $500.000.00, el presupuesto de contingencia de cambios de alcance sería de $25.000.00 para pequeños cambios de alcance. El cliente debe racionalizar el presupuesto para asegurar de que se van a realizar todos los cambios en el alcance importantes. Si el cliente utiliza rapidamente el presupuesto de contingencia en pequeños cambios en el alcance, no quedará nada para solicitudes de cambio posteriores. Este presupuesto se utiliza para solicitudes de cambio bajo un cierto umbral en costo o horas. Las peticiones más grandes se pueden hacer, pero a través de la gestión normal de cambio de alcance y deberán ser evaluadas por el patrocinador.