Igual de importante que el arranque formal del proyecto, es poder cerrarlo con éxito. El valor de una terminación adecuada del proyecto es el aprovechamiento de la toda la información y la experiencia acumulada a lo largo del proyecto. Y esto es cierto tanto si el proyecto fue un éxito o no.
Es recomendable pensar en las actividades que se deben realizar para cerrar adecuadamente el proyecto, desde el momento que está creando el cronograma. Estas actividades incluyen:
- Realice una reunión de evaluación del fin del proyecto. Esta reunión se debe realizar con el equipo del proyecto, el patrocinador y las partes interesadas pertinentes para concluir formalmente el proyecto. Incluirá un resumen del proyecto, documentación de lecciones aprendidas: cosas que hicieron bien y cosas que salieron mal, fortalezas y debilidades de los procesos del proyecto y de administración de proyectos, y todos los demás pasos requeridos para terminar el proyecto. Si la organización tiene una forma de publicar o aprovechar estos aprendizajes clave, deben ser enviados al grupo apropiado.
- Es recomendable declarar el éxito (o el fracaso) del proyecto. A veces es obvio que el proyecto fue un éxito y en otros casos que el proyecto es un fracaso total. Sin embargo, en muchos casos, los resultados no son claros. Por ejemplo, pueden haberse entregado los principales productos entregables, pero el proyecto gastó mas de lo presupuestado. O bien, el equipo del proyecto entregó a tiempo y dentro del presupuesto, pero la solución sólo resolvió el 80% de los requerimientos del negocio. El equipo del proyecto debe primero calificarse a sí mismo sobre que tan exisotso fué, y luego escuchar al patrocinador para su validación.
- La transición de la solución a las operaciones (en caso de que aplique). Si la solución va a existir mas allá del proyecto, debe realizarse una transición apropiada al area de operaciones ecargada. Esta transición incluye la transferencia de conocimientos al equipo de operaciones, la terminación y entrega de toda la documentación, la determinación de trabajos pendientes, etc.
- Entrega de los archivos de proyecto (si aplica). Hay que determinar cuales materiales del proyecto y cuales documentos de administración de proyectos obtenidos durante el proyecto deben ser puestos a disposición del equipo de operaciones. Algunos de los materiales del proyecto se pueden eliminar o destruir, respaldar por cuestiones de seguridad, archivar, etc. Estos archivos y documentos necesitados por el parea de operaciones de la organización debe ser entregada para su almacenamiento en la biblioteca o en carpetas apropiadas.
- Reasignar el equipo del proyecto restante. Cualquier persona del equipo que aún esté asignada al proyecto debe ser reasignada cuando se hayan completado todas las actividades de terminación. Para algunas personas, esto puede significar nuevos proyectos. Para el personal por contrato, puede significar el fin de sus asignaciones. Para trabajadores de tiempo parcial, puede significar un retorno a su otro papel de tiempo completo. Algunos miembros del equipo pueden hacer la transición a la organización de apoyo para seguir trabajando en esta misma solución.
- Es la responsabilidad del Administrador del Proyecto incluír las actividades de cierre del proyecto en el cronograma del proyecto. Estas deben ser vistas como partes vitales del proyecto y no como ideas de último momento ya que el equipo se está disuelto. El proyecto no se considera completo hasta que se realizan las actividades de cierre.
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