Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.
1: Identificar los Riesgos Mayores
Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.
Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!
Al igual que los riesgos, los problemas son inevitables en el proyecto. Por esto se sugiere proporcionar una lista de los temas principales que enfrenta el proyecto y qué medidas se están tomando para resolverlos. Cuando se requiere que un patrocinador o interesado tome una acción, se debe informar lo que necesita para mantener el avance del proyecto. Y hay que incluir el nombre de la persona que controla el tema, así como el plazo en el que el problema se debe resolver.
3: Hacer un resumen del progreso
Uno de los aspectos más importantes para patrocinadores y partes interesadas es saber qué tan avanzado está el proyecto y si está avanzando de acuerdo al programa previsto.
Por esto se deben incluir los principales hitos del proyecto - y su estado - en el informe. No es necesario enumerar cada uno, sólo hay que elegir aquellos que son más significativos para este período de informe. ¿Ha fallado algún hito? Hay que proporcionar la nueva fecha, y hacer claramente visible cualquier cambio significativo en el plan.
4: Informar las actualizaciones del presupuesto
Los interesados son también propensos a preocuparse por el seguimiento del presupuesto. Si parece que un proyecto será más caro, el informe de estado es una oportunidad para plantear esto como un problema potencial. Y si se está ejecutando bajo presupuesto, hay que informarlo también, ya que el dinero extra podría ser utilizado en otros trabajos.
Y no es necesario proporcionar un montón de detalles, sólo una visión general de alto nivel de lo presupuestado, lo que se ha gastado y si el proyecto gastará lo planeado.
5: Usar un indicador de estado sencillo
Es recomendable que sea fácil para los interesados saber cómo va el proyecto va. Los colores del semáforo estándar (rojo / amarillo / verde) son conocidos por todos, y proporcionan una vista clara y rápida de cómo están progresando los elementos del proyecto.
Se puede utilizar un cuadro de color en la parte superior del informe para definir los códigos de estado. Por lo general, el verde significa que un elemento está progresando según lo previsto, el amarillo indica que algo no está avanzando como estaba previsto, y el rojo que se requiere la atención de la gerencia.
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