5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Del correo de ProjectManager.com, propongo ahora 5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Estos 5 pasos simples ayudarán a comprender el progreso del proyecto en todo momento.

1. Concentrarse en lo importante

Antes de comenzar a dar seguimiento al proyecto, hay que saber dónde debe enfocar la atención. En cada proyecto hay tantos elementos que podrían rastrearse, que vale la pena revisar en cada caso a fin de descubrir qué elementos son importantes para los patrocinadores y el equipo.

Una propuesta de modelo para el Gobierno del Proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Ya he expresado en alguna ocasión que nunca no me gusta el término "Gobernanza" en español, y que prefiero Gobierno, Gestión.

En esa entrada y en este otro post traté ya el tema del Gobierno del Proyecto.

Ahora, desde el blog PM Majik, traigo este artículo con una Guía para el Gobierno del Proyecto.

Como se aclara desde el inicio del artículo, el Gobierno del Proyecto no es la Adminsitración del Proyecto, sino un marco de trabajo de nivel superior, que permite medir y gestionar proyectos.

En caso de que la organización cuente con una Oficina de Adminsitración de Proyectos (PMO) establecida, es probable que esta sea quién defina el marco de gobernanza de los proyectos.

El artículo propone un modelo de Gobierno de Proyectos simple, que consisdere:

Cinco elementos esenciales en los reportes de avance

Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.

1: Identificar los Riesgos Mayores

Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.

Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!

¿Como expresar el grado de avance del proyecto? (Y como calcularlo como un porcentaje)

Desde el blog de Project Conections Geof Lory nos propone como expresar el avance del proyecto, tema que también se alínea con otros artículos del blog, como este y este.

Como indica Geof, una de las responsabilidades regulares del Administrador del Proyecto, es la creación de informes de estado que proporcionan los grupos de interesados una idea precisa de cómo van las cosas en el proyecto ya sea en forma semanal o mensual.

Estos informes de estado no están diseñados para ayudar directamente al equipo o al Administrador del Proyecto. Su propósito es proporcionar a los que están financiando o a los responsables de la supervisión del proyecto, una idea de cómo se está ocupando su dinero. Y si bien cada grupo de interesados parece requerir su propio formato para los mismos datos, la medida común que todos quieren para medir el progreso general es el porcentaje completado.

Si bién el porcentaje completado puede ser interesante, pero Geof no lo recomienda por muchas razones:

4 tipos de Informes de Proyectos

Siguiendo la línea del Post anterior, ahora del blog de ProjectManger vamos a revisar 4 tipos de Informes de Proyectos.

El Administrador del Proyecto constantemente escicha una pregunta: 

¿Puedo tener ese informe antes del lunes? Tal vez lo pregunta el patrocinador del proyecto o su oficina de proyectos, o un colega. Sin importar quién pregunte, el administrador de proyectos pasa mucho tiempo recopilando informes y compartirlos con las personas adecuadas. Incluso producimos informes para nuestro propio beneficio, sólo para que sepamos cómo van las cosas.

Los cinco principales documentos del proyecto

Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.

Establecimiento de una Oficina de Administración de Proyectos: Lecturas Recomendadas

John H. Astrello, PMP ha venido publicado una serie de artículos llamada "Building an Effective PMO", compuesta hasta el momento por siete artículos:

Building a Value Added Effective PMO – Part I
PMO Setup – Part II -Establishing the foundation for your Value Added PMO
PMO Setup – Part III -Specific Goals & Objectives are the Foundation of a Value Added PMO
PMO Setup Part IV – Weekly Status and Reporting
PMO Setup – Part V – How to provide Value Added Service on Scheduling
PMO Setup Part VI – Selecting the Proper Staff for Value Added Performance
PMO Setup Part VII – Managing Your Extended Team

A lo largo de la serie John repasa conceptos, desde revisar cual es el valor que la PMO le da a la organización hasta hacer sugerencias sobre como construir el equipo del proyecto.