5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Del correo de ProjectManager.com, propongo ahora 5 pasos para dar seguimiento al proyecto

Estos 5 pasos simples ayudarán a comprender el progreso del proyecto en todo momento.

1. Concentrarse en lo importante

Antes de comenzar a dar seguimiento al proyecto, hay que saber dónde debe enfocar la atención. En cada proyecto hay tantos elementos que podrían rastrearse, que vale la pena revisar en cada caso a fin de descubrir qué elementos son importantes para los patrocinadores y el equipo.

Por ejemplo, si tiene que completar el presupuesto y apegarse a un monto definido, tiene sentido hacer un seguimiento cercano de los gastos. Cuando la calidad es la máxima prioridad, habrá que dedicar tiempo a medir qué tan bien está funcionando cada elemento de alcance en relación con los objetivos de calidad.

Como mínimo, se recomienda que el Adminsitrador de proyecto rastree el desempeño del proyecto en estas áreas:

Presupuesto: ¿se está gastando lo que se pensaba?

Cronograma: ¿el equipo está trabajando tan rápido como se esperaba?

Alcance: ¿se están gestionando los cambios de forma efectiva?

2. Establecer objetivos

Una vez que se han discutido y acordado las prioridades para este proyecto con el equipo, hay que determinar cuál debería ser su desempeño esperado. Aquí hay unos ejemplos:

La utilización de recursos para cada miembro del equipo del proyecto debe ser del 85%.

No más de 6 riesgos marcados como 'rojos' a la vez

El presupuesto del proyecto debe estar dentro del 15% del gasto previsto.

Esto es, hay varias formas de formular objetivos. Lo importante es que sean significativos para la organización y para el equipo.

Puede haber cierta flexibilidad dentro de los objetivos. Esto se denomina 'tolerancia' y permite entregar un poco por encima o un poco por debajo de lo planteado. En otras palabras, el objetivo no es una cifra definida (como 20%), es un rango (entre 18-22%).

Otra forma de establecer objetivos es crear una línea de base. Esta es una instantánea de su plan de proyecto que puede usar para revisar más tarde y determinar que tan bien se está trabajando.

3. Medir el progreso contra los objetivos

A medida que trabaja en las tareas del proyecto, se sugiere revizar las líneas base y objetivos para ver qué tan bien se está trabajando. Validar lo que se ofreció lograr cuando se armó el plan y comparar con la forma en que el equipo realmente trabajó. Esta comparación entre el trabajo planificado y el trabajo real es el núcleo del seguimiento del proyecto.

4. Informar a todos

Medir y comprender dónde el estado del proyecto es solo la primera parte del seguimiento. Esta actividad brinda los datos necesarios para comprender lo que está sucediendo en el proyecto, pero también hay que informarle al equipo.

Se debe informar al equipo, compartiendo los puntos clave. Si no se están alcanzando los objetivos en cualquier área del proyecto, se puede crear un plan de acción para hacer que el proyecto vuelva a encarrilarse.

5. Crear cuadros de mando personalizados

Durante el curso de un proyecto se van a realizar el seguimiento y generar una gran cantidad de informes, por lo que se sugiere configurar cuadros de mando personalizados. permiten ver de un vistazo como se está desempeñando el proyecto con respecto a los objetivos establecidos y dónde se necesita reforzar.

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