¿Se pueden usar los procesos establecidos para manejar pequeños proyectos?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de TenStep, propongo ahora este artículo que recomienda usar los procesos ya establecidos en la PMO para manejar pequeños proyectos.

Los procesos de Administración de proyectos deben aplicarse de manera escalable en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan más rigor y estructura. Los proyectos pequeños no deberían necesitar tanta rigidez.

Estos pequeños proyectos cubren muchos tipos de esfuerzos de trabajo modestos. En la mayoría de las empresas, estos pequeños proyectos ni siquiera se ven como "proyectos". El negocio puede denominarlos mejoras, solicitudes de servicio u órdenes de trabajo. Una de las razones por las que muchas empresas no consideran que estos pequeños esfuerzos sean proyectos es porque generalmente se ejecutan en la Gerencia de soporte u operaciones. En general, los proyectos pequeños pueden incluir lo siguiente:

• Esfuerzos de trabajo únicos que son claramente proyectos pero tienen duraciones cortas y pocas horas de esfuerzo.
• Mejoras a los procesos y sistemas operativos existentes y en general pequeñas mejoras a procesos.
• Errores en procesos operativos que requieren mucho trabajo para solucionarse. Esto puede hacer que el trabajo pase de ser operativo o de soporte por naturaleza, a ser un proyecto.
• Trabajo de descubrimiento o investigación que puede llevar a un proyecto posterior.

Este tipo de pequeños esfuerzos de trabajo se denominan pequeños proyectos porque cumplen con todos los criterios de un proyecto. El trabajo es único, tiene fecha de inicio y finalización, da como resultado la creación (o mejora) de un entregable, etc. Es solo que el esfuerzo de trabajo es pequeño y, por lo tanto, los procesos de Administración de Proyectos también serán pequeños.

Este es un ejemplo de cómo los procesos de Administración de Proyectos se reducen para pequeños proyectos.

Todos los proyectos necesitan un cronograma, incluso los más pequeños. Sin embargo, es probable que la organización no tenga un proceso riguroso para crear un cronograma para un proyecto pequeño, que incluya la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS), actividades de estimación, secuencia, ruta crítica, etc. que deben realizarse y el orden en que deben realizarse. Probablemente solo hay una o dos personas involucradas, por lo que no es difícil averiguar quién hace qué. Para un proyecto pequeño, se puede usar una hoja de cálculo, una tabla o incluso un pedazo de papel para documentar el cronograma.

Otros procesos de gestión de proyectos también se reducen para pequeños proyectos. La comunicación es más fácil, hay menos riesgos que enfrentar; y solo problemas menores con los que lidiar, etc. Dado que las variaciones son pequeñas y las consecuencias de las acciones son pequeñas, los procesos que se requerirán serán mínimos y ligeros.

La conclusión es que se recomienda seguir utilizando las prácticas de gestión de proyectos para proyectos pequeños, pero adaptacas (adecuadas, trpopicalizadas), con procesos ligeros y menos formales.

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