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agosto 09, 2019

Mi experiencia con #GTD. Organización del trabajo. #miexperienciagtd #quelascosasocurran


Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

La organización del trabajo ha sido un tema recurrente en este blog. Ya desde el esta entrada del 2007 mencionaba algunas herramientas para organizarme mas allá de la computadora personal.

En un punto de mi vida estudiantil (que combinaba con la laboral) surgió la necesidad de estructurar mis actividades para lograr que el día alcanzara para hacer todo. En busca de la mejor manera de organizar mi trabajo, y mi vida llegue a #GTD de David Allen.

Los lectores regulares del blog recordarán que en un par de ocasiones he tocado el tema de GTD: aquí en primer lugar se comentó un poco sobre el método.

Luego en esta entrada de 2012, si bien, no se habla específicamente de GTD si se trata el problema de la ejecución.

De hecho la presente entrada podría considerarse una continuación de la de 2012.

La verdad es que no he sido capaz de implementar #GTD "como dice el libro". Creo que en realidad no me interesa. En siete años he probado y adaptado muchas alternativas a fin de encontrar la que me permita en forma más eficiente ejecutar mis tareas y llevar a cabo todo lo que me propongo.

Justo el asunto es que no se trata solo de realizar mis tareas en el ámbito laboral, sin que el sistema debe funcionar también en el ámbito personal. Y debe ser un mismo mecanismo para ambos.


Para mí, el método #GTD ha tenido dos desafíos: la recolección de información y mantener actualizada la lista de siguientes pasos.

GTD Adaptado

Una primera anotación es que todas las alternativas tienen como núcleo GTD:
  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar.

Esa es la base. Personalmente hago al mismo tiempo procesar y organizar, así que para mí es una sola tarea.

Herramientas.

A partir de ahí viene la elección de la(s) herramienta(s) para implementar el método.

Yo puedo decir que he probado de todo: siempre con un cuaderno, primero acompañado por mi vieja Palm, luego apoyado por hojas de cálculo, software del teléfono inteligente, de la PC, en línea. Y si soy honesto, aún hoy no he encontrado una solución con la que me sienta 100% satisfecho.

¿Qué características debe tener la herramienta que me pueda ayudar?

a) Ubicuidad. Espero poder registrar ideas dentro del cine (libreta), en el bus o mientras como (teléfono), cuando estoy en mi oficina o mientras tomo fotos.

b) Disponibilidad. Muy ligado al tema anterior, espero poder registrar ideas aun en condiciones en las que no tenga luz eléctrica, señal de internet o batería.

c) Facilidad de uso. El sistema debe ser amigable, fácil. Debo poder agregar rápidamente notas, saber cuáles son mis siguientes tareas, que he terminado y que está pendiente.

¿Qué cosas no necesito?

No necesito complicados tableros, ni reportes estadísticos altamente visuales.

Claramente no quiero pagar mucho dinero por la solución.

Recolectar

Recolectar y organizar las ideas de la vida no profesional es más difícil porque dependo de diferentes fuentes en diferentes momentos. Como he dicho, una idea, un tema, puede surgir en el cine o a mitad de la noche. Así que en ese momento me espabilo y me mando un correo para no olvidar el asunto.

Igual puede pasar en la mitad del bosque mientras tomo fotos en un santuario de mariposas. Debo ser capaz de registrar las ideas para poder procesarlas más adelante.

Procesar / Organizar

Una vez que he sido capaz de recolectar todas las ideas, surge la necesidad de establecer el siguiente paso.

Para ello es necesario separar los contextos, establecer prioridades y organizar todos los pendientes,

La organización es otro tema complejo: una idea normalmente no se refiere a un solo contexto, sino que puede impactar a dos o más. Varias veces traté de usar mapas mentales, y desistí porque el mapa mental se basa en una idea raíz.

Probé luego los mapas conceptuales, que se ajustan más a mi estructura de pensamiento y me permiten tener más de un nodo raíz. Suficiente para la parte conceptual pero sin una herramienta que cumpla con las características que busco.

Ahora estoy experimentando con un Wiki, y parece estar funcionando bastante bien.

Revisar

Debo hacer una revisión, al inicio (o al final) del día, de todas las actividades, y decidir cuáles serán mis siguientes acciones, hacer también revisiones semanales más concienzudas. Y una evaluación cada seis meses.

Finalmente ejecutar. La tarea más importante del día primero y luego las que sigan en importancia.

¿Cómo es la configuración que uso actualmente?

Para la recolección sigo usando mi viejo cuaderno. Ya menos que antes, porque ahora puedo enviarme rápidamente correos personales desde el teléfono, o levantar directamente una nota en la web (Gmail, google notes).

Para el procesamiento y organización, uso un Wiki personal. Y mi centro de mando es un tablero kanban en una hoja de cálculo. (google spreadsheets)

Este mismo tablero es la base de la visualización, que se complementa con tablero de mi plan de vida (que incluye Misión, Visión y Objetivos estratégicos. Todos considerando lo que quiero ser como persona) (google spreadsheets)

Sé que no es el método más simple. Seguramente hay quién puede sobrevivir con menos herramientas.

Al final del día, la realidad es que se deben tener objetivos claros (probablemente más fácil en el ámbito laboral), se deben tener pasos definidos, y métricas (aún en el ámbito personal).

No soy un fan de Jorge Bucay, pero comparto un concepto que el popularizó: la hoja de ruta.

Pensemos en la hoja de ruta como nuestro "Plan de Vida". Tener una implica que vamos a partir teniendo claro a donde queremos llegar. Desde la administración de proyectos sabemos que el fin puede cambiar, pero está bien, siempre y cuando mantengamos control sobre los cambios, no importa si son pequeños o grandes.

Si partimos de una sólida hoja de ruta, para nuestro proyecto de vida, que conjugue los proyectos laborales como los personales; y usamos un método (el que sea, solo no dejar las cosa al azar) para ir ejecutando las actividades de nuestro plan, es probable que (como diría Amado Nervo) podamos sentirnos orgullosos de haber sido los arquitectos de nuestro destino.

#miexperienciagtd #quelascosasocurran
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