Tres técnicas para controlar el alcance del proyecto

Uno de los factores más importantes para el éxito de un proyecto es establecer y controlar el alcance del mismo. Este artículo del boletín de TenStep sugiere tres técnicas que ayudarán a conseguir proyectos exitosos.

Congelar solicitudes tardías de cambio Alcance

Mientras mas tarde ocurre un cambio de alcace, más impacta al cronograma y al presupuesto. 

Se podría pensar que si el patrocinador está dispuesto a aprobar los aumentos de presupuesto y tiempo para hacer el cambio, simplemente debería hacerlo.

Esto es parcialmente cierto. Llega un momento en el proyecto en el que simplemente no tiene sentido hacer cambios de alcance adicionales. Ese es el momento de obtener un compromiso de congelar el alcance. No sólo los nuevos cambios serán costosos de implementar, sino que serán una distracción para el equipo del proyecto.

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, esta congelación se lleva a cabo cuando el equipo está preparando para iniciar la implementación. En este punto, el equipo se centró en la implementación de la solución. Ahora las solicitudes de cambio de alcance no sólo son costosas, sino también muy perjudiciales. El equipo puede perder la concentración y el ánimo. Y puede ocurrir que siguiente vez que se prepare la ejecución, el equipo sea descuidado y cometa errores, ya que esta sería la segunda vez que se llevan a cabo estas actividades de implementación.

Nota del Traductor: Y no se puede apelar solo al profesionalismo de los equipos, ya que por muy profesional que sea un equipo, simpre va a existir este desgaste por repetir varias veces las mimas tareas de preparación de algo que no acaba de iniciar nunca.

La mejor forma de enfrentar estos cambios es separarlos y tratarlos como solicitudes de mejora después de que se implementó y estabilizó la solución.

Seguimiento de solicitudes de cambio válidas que no se aprueban durante el Proyecto

Es posible que el patrocinador no apruebe cambios de alcance durante el proyecto, pero estas solicitudes pueden viables en un momento posterior. Estos tipos de solicitudes de cambio deben ser registradas en una lista de pendientes. Después de que el proyecto está terminado y la solución se implementó y se está operando, puede haber oportunidades para mejoras o una segunda fase del proyecto.

No hay que usar la reserva de contingencia en cambios de alcance

Uno de los pasos en el proceso de estimación es agregar reservas de contingencia en el presupuesto y el cronograma para reflejar el nivel de incertidumbre asociada a la estimación. (Por ejemplo, si las horas de esfuerzo se estimaron en 5.000 horas, es posible añadir 500 horas para contingencia, lo que refleja un factor de confianza del 90% y un 10% de incertidumbre.) Una vez aprobada la contingencia, habrá mucha presión sobre el Administrador del Proyecto para utilizar la contingencia para absorber las necesidades adicionales. El cliente puede decir: "¿Por qué necesitamos invocar la gestión de cambios de alcance de esta mejora 100 horas, si ya se tienen 500 horas de contingencia incorporadas en la estimación?"

El Administrador del Proyecto debe resistir la tentación y la presión. El propósito de la estimación de contingencia es reflejar la incertidumbre en las estimaciones. Habrá un montón de oportunidades para utilizar la contingencia cuando las actividades tomen más tiempo de lo esperado. No se debe usar la estimación de contingencia para absorber el trabajo adicional.