Como hacer la configuración inicial del diagrama de Gantt.

Introducción

En días pasados mis alumnos me preguntaron cual era la forma adecuada de empezar a trabajar con el diagrama de Gantt. Si bién ese tema no es parte de plan de estudios de la clase, dedicamos algo de tiempo a comentar el asunto.

De ahí surge la idea de escribir un post, para comentar las sugerencias de configuración inicial de la herramienta, sin centrarse en una herramienta específica, y luego revisar a datalle como se hace la configuración en Project, Open Proj y Gantter.

Advertencia. Todas las marcas mencionadas en este post son propiedad de sus respectivos dueños y se mencionan aquí solo como referencia.

Además, reconozco que nos soy un experto en alguna herramienta específica, por lo que lo que aquí se escribe solo tiene como respaldo el que son practices que han resultado efectivas en los proyectos que he implementado. Tampoco es el fin del artículo el tartar de explicar la teoría que soporta los conceptos que aquí se mencionen.

Finalmente, en este link se puede consultar el documento en un formato que facilita su lectura.

Observaciones iniciales

Considerando que la elaboración y control del cronograma es escencial para conocer la forma en la que los objetivos del proyecto se van concretando, se sugiere optimizar el diagrama de Gantt para asegurar que proporciona la información mas precisa posible.

Los cinco principales documentos del proyecto

Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.

¿Realmente necesito un cronograma para mi proyecto?

En un par de entradas hemos comentado ya sobre el cronograma (diagrama de Gantt, plan del proyecto). En esta se habló brevemente su utilidad y en esta otra se mencionan algunos pasos sencillo para elaborar este documento. 

Ahora vamos a revisar la explicación en la que Ben Ferris, desde el Blog de Cobalt, nos da su punto de vista de para que necesitamos el cronograma en nuestros proyectos. 

Como señala Ben, todos los que hemos trabajado en un proyecto sabemos que tiene que haber un cronograma del proyecto. El Administrador del Proyecto requiere de una planificación. Pero a veces los miembros del equipo se preguntan por qué es necesario contar con un cronograma. 

Las razones que Ben señala son las siguientes: 

Organizar el plan de proyecto.

Desde un punto de vista minimalista un proyecto se compone de una o más tareas. Y se puede crear una lista de las tareas que se requieren para completar un proyecto y marcarlas a medida que se van completando. 

Como crear un plan de proyecto en 3 sencillos pasos

A través de una suscripción electrónica al boletín de Method123 pude leer un breve artículo que propone 3 pasos para crear el plan de proyecto.

El artículo inicia reconociendo que el paso más crítico en el ciclo de vida del proyecto es la creación del Plan de Proyecto, ya que muestra todas las actividades necesarias para completar el proyecto, las metas, las dependencias, los recursos y los plazos involucrados.