En un par de entradas hemos comentado ya sobre el cronograma (diagrama de Gantt, plan del proyecto). En esta se habló brevemente su utilidad y en esta otra se mencionan algunos pasos sencillo para elaborar este documento.
Ahora vamos a revisar la explicación en la que Ben Ferris, desde el Blog de Cobalt, nos da su punto de vista de para que necesitamos el cronograma en nuestros proyectos.
Como señala Ben, todos los que hemos trabajado en un proyecto sabemos que tiene que haber un cronograma del proyecto. El Administrador del Proyecto requiere de una planificación. Pero a veces los miembros del equipo se preguntan por qué es necesario contar con un cronograma.
Las razones que Ben señala son las siguientes:
Organizar el plan de proyecto.
Desde un punto de vista minimalista un proyecto se compone de una o más tareas. Y se puede crear una lista de las tareas que se requieren para completar un proyecto y marcarlas a medida que se van completando.
Pero un plan de proyecto toma la lista de tareas, la organiza y le agrega información mucho más valiosa:
- Fechas de inicio y fin de cada tarea
- Duración de cada tarea
- Dependencias entre las tareas (predecesores y sucesores)
- Jerarquía de la organización de las tareas mediante la Estructura Detallada de Trabajo - Work Breakdown Structure (de la que hemos comentado su utilidad en esta estrada y algunos consejos sobre cómo construirla en esta otra).
- Una gráfica de Gantt que muestra los intervalos de fechas de las tareas en forma de barras con el tiempo.
Además Ben apunta en forma acertada que el programa del proyecto no es sólo para proyectos complejos. Incluso un proyecto con sólo unas pocas tareas se pueden beneficiar de la elaboración del cronograma, y Ben además nos recuerda que el software de planificación también permite la programación de recursos para que las tareas se puedan asignar a los recursos apropiados. Todo esto permite a los miembros del equipo saber cuáles son las tareas que se les asignan y en qué momento deben ejecutarlas.
Comunicar el plan del proyecto.
Una vez que ha creado el programa, es fácil usarlo para comunicarse con los interesados, los miembros del equipo y cualquier otra persona que necesite ser informada del plan y el estado del proyecto.
El cronograma puede ser impreso y distribuido en las reuniones, y la naturaleza gráfica del diagrama de Gantt hace que sea fácil de entender con un simple vistazo.
Seguimiento de los progresos contra el plan del proyecto.
El cronograma del proyecto es una herramienta que debe ser actualizada periódicamente en función de las condiciones que se producen durante la ejecución del proyecto.
La mayoría del software de programación de proyectos por lo general permite una tomar una instantánea que sirve para indicar como estaba planeado el proyecto al arranque (la línea base) que se usa para comparar con el estado actual del proyecto. Esto permite que el Administrador del proyecto pueda monitorear el progreso a través del ciclo de vida del proyecto.
El establecimiento de dependencias entre las tareas en el plan de proyecto da visibilidad a los retrasos en tareas futuras (y, potencialmente, todo el proyecto) por cada tarea que se retrase. Sin él es muy difícil determinar cómo los retrasos en las tareas individuales afectaran a otras tareas.
Los elementos expresados por Ben pueden ser de mucha ayuda la próxima vez que se deba explicar a un miembro del equipo cual es el uso del cronograma en nuestros proyectos.
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